October 26, 2024

Warum verwalten Sie immer noch, wie Gäste drucken sollen?

Jake Eskelsen

Wir alle kennen die Szene: Ein Gast, Auftragnehmer oder externer Mitarbeiter kommt mit einem Laptop ins Büro, bereit, ein Dokument „schnell mal eben“ auszudrucken. Ohne eine dedizierte Lösung für den Gastdruck stehen sie vor einem frustrierenden Dilemma: sich auf einen anderen Mitarbeiter verlassen, der das Gewünschte ausdruckt, oder die IT um Netzwerkzugriff bitten und sich mit umständlichen Softwareinstallationen herumschlagen. In so einer Situation findet sich niemand gern wieder und in der Regel endet sie in Frustration oder Zeitverschwendung.

Aber was wäre, wenn es nur einige Klicks bräuchte, um Gäste drucken zu lassen? Keine Software zu installieren, keine Treiber herunterzuladen und keine hektischen Anrufe bei der IT, wenn etwas schiefgeht.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Vasion das Druckerlebnis für Gäste so reibungslos gestaltet wie das Hochladen einer Datei und das Klicken auf „Drucken“.

Gäste wollen drucken? Kein Problem, für niemanden

Vasion Web Print ist eine unkomplizierte, benutzerfreundliche webbasierte Lösung, die entwickelt wurde, um das Drucken durch Gäste und nicht verwaltete Benutzer zu vereinfachen, aber eigentlich für IT-Teams gedacht ist. Mit Web Print können Benutzer direkt aus jedem Webbrowser heraus drucken, ohne zusätzliche Software oder IT-Eingriffe. Indem Gäste in die Lage versetzt werden, das Drucken selbst in die Hand zu nehmen, kann sich die IT auf wichtigere Aufgaben konzentrieren – oder vielleicht sogar eine Pause einlegen.

Bereit, Ihren Gästen ein besseres Druckerlebnis zu bieten?

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So funktioniert es

Die Implementierung von Web Print ist ein einfacher und benutzerfreundlicher Prozess. Nach der Aktivierung erhält Ihre Organisation eine eindeutige URL, um auf das Web Print-Portal zuzugreifen. Unternehmen können diesen Link mit Gästen über QR-Codes, Aufschriften in der Nähe des Druckers oder direkt durch Mitarbeiter teilen.

So einfach ist es:

Der Gast öffnet auf seinem Gerät den Webportal-Link Ihres Unternehmens (z. B. www.IhrUnternehmen.printercloud.com/webprint)
Er gibt seine E-Mail-Adresse ein und lädt das Dokument hoch.
Eine Druckvorschau wird angezeigt, die es dem Gast ermöglicht, das Format oder die Einstellungen anzupassen (wie von der IT konfiguriert) und einen Drucker aus einem Dropdown-Menü auszuwählen.
Schließlich kann er wählen, ob er sofort drucken oder eine E-Mail mit Freigabeanweisungen erhalten möchte. IT-Administratoren können wählen, ob alle Druckaufträge zur sicheren Freigabe zurückgehalten oder sofort gedruckt werden sollen.

Web Print nutzt Vasions Off-Network Cloud Printing-Technologie, um den Druckauftrag in der Cloud zu halten, bis der Gast ihn freigibt. Gäste können ihre Druckaufträge über die Control Panel-Anwendung freigeben, indem sie einen Freigabecode eingeben, den sie per E-Mail erhalten. Dieser sichere Prozess eliminiert die Notwendigkeit von Software-Downloads und den Zugriff auf das Netzwerk – nur eine E-Mail und der Webportal-Link sind nötig.

Absichern der gesamten Druckumgebung

Als Teil des Advanced Security Bundle (ASB) ergänzt Web Print andere hochmoderne Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass sensible Daten bei jedem Schritt des Druckvorgangs innerhalb einer Zero-Trust-Umgebung geschützt sind.

Dies sind wichtige Vorteile:

Gäste drucken mit Self-Service: Gäste benötigen lediglich ein Gerät, eine E-Mail-Adresse und einen Link zum Webportal. Dorthin können sie mühelos ihre Dateien hochladen, um diese dann von dort drucken zu lassen und direkt freizugeben, unabhängig vom Webbrowser. Die IT muss Gästen dadurch nicht mehr direkt unter die Arme greifen.

Secure Release Printing: Um sensible Informationen zu schützen, können Gäste ihre Druckaufträge halten und sicher am Drucker freigeben, indem sie einen eindeutigen Code verwenden, der per E-Mail gesendet wird. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können.

Vollständige Kontrolle über Druckeinstellungen: IT-Administratoren können die vollständige Kontrolle über die Druckeinstellungen für Gäste behalten, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmensrichtlinien und Ressourcen übereinstimmen. Zur Verfügung stehen Optionen, um Farbe, Papiergröße und tägliche Druckkontingente einzuschließen.

100 % geräteunabhängig und damit BYOD-fähig: Mit seinem webbrowserbasierten Ansatz funktioniert Web Print nahtlos auf allen Betriebssystemen und Geräten. Gäste können von jedem Gerät aus drucken, ohne sich mit Softwareinstallationen herumschlagen zu müssen.

Skalierbare Infrastruktur: Basierend auf Vasions cloudbasierter SaaS-Lösung kann Web Print mühelos skaliert werden und unterstützt mehrere Standorte, ohne dass zusätzliche Hardware oder IT-Beteiligung erforderlich ist.

Berichte zu Gastbenutzern: Durch die Berichterstellungstools von Vasion können IT-Teams die Druckaktivitäten ihrer Gäste überwachen, um eine bessere Verantwortlichkeit und Ressourcenverwaltung zu gewährleisten.

Vasion verpflichtet sich, die höchsten Sicherheitsstandards umzusetzen, um die IT zu entlasten, ohne dabei ein eigenverantwortliches und benutzerfreundliches Druckerlebnis zu beeinträchtigen.