Angesichts einer alternden Druckinfrastruktur, einer lähmenden Menge an druckbezogenen Helpdesk-Tickets und kostspieligen Störungen bei unverzichtbaren Etikettendruckern im Backend beschloss dieser führende Baumaterialhändler, seine Druckerinfrastruktur mit der gemeinsamen Leistungsstärke von Vasion Print und Vasion Output zu modernisieren. Weitere Vorteile: Die IT-Mitarbeiter werden entlastet, da die Anwender Drucker eigenständig installieren können. Zudem ermöglicht das Upgrade die automatisierte Lösung von Problemen bei geschäftskritischen Etikettendruckern.

 Dieser Vasion-Kunde ist ein weltweit führender Anbieter von modernen Dämmstoffen und Lösungen für die Gebäudehülle. Das Unternehmen betreibt über 212 Fertigungsstätten in mehr als 80 Ländern weltweit.

Wenn der falsche Treiber auf dem Computer eines Anwenders installiert war, schlug der Druck fehl und ein IT-Mitarbeiter musste eine zeitraubende Remote-Sitzung vornehmen, um den Treiber zu aktualisieren. Dies trat sehr häufig auf, sodass das Team fast nur mit Helpdesk-Tickets aufgrund von Druckerproblemen beschäftigt war. Zeit für strategische Projekte zur Geschäftsoptimierung blieb dabei nicht.

Das IT-Infrastrukturteam wusste, dass das Drucken für Anwender vereinfacht werden musste, sonst würde sich nie etwas an der Situation ändern.

Das Team hatte auch mit Problemen aufgrund von alternder Infrastruktur zu kämpfen, ganz zu schweigen von der Daueraufgabe, physische Geräte zu einer effizienteren Druckumgebung konsolidieren zu müssen.

„Egal ob es um das Routing eines neuen Treibers ging oder einfach den tagtäglichen Betrieb unserer Server – die Verwaltung war enorm zeitraubend“, erinnert sich ein Teamleiter.

Spezialdrucker für Etiketten verursachten dem Team zusätzlichen Stress. Immer wenn es Probleme mit dem Druck der großen Transportetiketten gab, die entscheidende Kundeninformationen und Barcodes enthalten, stand der Versand still und die Auslieferung verzögerte sich. Das sorgte bei Kunden für Unmut.

„Defekte oder Störungen beim Etikettendruck – wenn beispielsweise Etiketten nicht richtig gedruckt wurden, weil sie nicht korrekt auf dem Trägerpapier ausgerichtet waren – waren die Folgen immens“, beklagt einer der Techniker. „Dann konnten wir das entsprechende Produkt nicht verschicken und wurden demzufolge nicht bezahlt.“

Das IT-Infrastrukturteam erkannte, dass eine Druckmanagementlösung nötig war, die folgende Kriterien erfüllt:

 1. Vereinfachtes Drucken für Anwender im Frontoffice, um Helpdesk-Tickets zu reduzieren und dem IT-Team mehr Zeit für strategisch wichtigere Projekte zu verschaffen
2. Ersetzen veralteter Druckserver durch eine zentrale Plattform, über die sich das gesamte Drucksystem steuern lässt
3. Minimieren von Störungen bei geschäftskritischen ERP-Druckprozessen

Die Suche führte zu einer serverlosen Lösung, die überraschend einfach zu implementieren und verwenden war – und die alle Druckprobleme effektiv beseitigen konnte.

„Ich wandte mich an einen ehemaligen Kollegen und er empfahl mir Vasion“, berichtet ein Mitglied des Infrastrukturteams. „Also nahmen wir Kontakt zu Vasion auf, und da wir ein großes Potenzial in der Methode des direkten IP-Drucks erkannten, beschlossen wir, es auszuprobieren. Von da an war die Implementierung erfrischend einfach und intuitiv.“

Sie implementierten Vasion Print und ersetzten damit ihre bestehende Druckerinfrastruktur. Das sorgte für mehr Stabilität bei ihren Multifunktionsgeräten und weniger Ausfällen bei den Endbenutzern. Da der Druck von Etiketten ein zentraler Bestandteil für das Unternehmen ist, implementierte es auch Vasion Output. Vasion Output verfügt über eine Output Automation Console, über die das Team Druckaufträge nachverfolgen kann. Die IT-Mitarbeiter erkannten, dass sie mit der Konsole Automatisierungen einrichten können, die Druckaufträge bei Störungen an funktionierende Alternativdrucker umleiten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

 „Es ist so einfach“, so ein Mitglied des Infrastrukturteams über die Funktionen von Vasion Output. „Plötzlich müssen wir uns um Drucker keine Gedanken mehr machen. Die Vasion Output Automation Console meldet, wenn es irgendwo eine Störung gibt, und bietet einen zentralen Ort, an dem sich alles verwalten lässt. Von hier aus kann ich aufkeimende Druckerprobleme frühzeitig erkennen und einen Mitarbeiter bitten, Toner oder Papier nachzufüllen. So können wir proaktiv handeln anstatt nur zu reagieren. Und das Beste von allem: Das Importieren von Druckern ist völlig unkompliziert im Vergleich zu früher.“

Er fährt fort: „Wenn es ein Problem mit einem Drucker gibt, lässt sich die Ursache mit Vasion ganz einfach finden und beseitigen. Bei einem Problem mit einem Drucker oder der Benutzerbereitstellung kann ein beliebiger Mitarbeiter des Servicedesks ganz einfach den Druckernamen eingeben sowie den Standort des Druckers, die IP und den Treiber, und das Problem auch ohne meine Hilfe lösen.“

 „Vasion Print automatisiert die Bereitstellung und Aktualisierung von Druckertreibern“, erläutert einer der Cloud-Teamleiter des Unternehmens. „Dadurch werden die häufigsten Druckerprobleme bereits im Keim erstickt.“ Mit Vasion Print ist es für Anwender einfach, einen passenden Drucker für ihre Anforderungen zu finden und zu verwenden. „Wenn sie beispielsweise zu einer anderen Niederlassung fahren, können Anwender einfach das Self-Service-Installationsportal öffnen, dann sehen sie die am Standort vorhandenen Drucker. Sie können selbstständig Drucker auswählen, anstatt erst ein Ticket beim Servicedesk eröffnen zu müssen“, führt er weiter aus. „Mit Vasion Print können Anwender Druckerprobleme selbst lösen.“

 

 

Dank dieser Funktionen konnte die Anzahl der Helpdesk-Tickets drastisch reduziert werden und das Team gewann dadurch mehr Zeit, um die restliche Druckumgebung zu optimieren und sich um andere strategische Projekte zu kümmern.

 

Nachdem die Frontend-Server abgeschafft und Tickets reduziert wurden, die Infrastruktur verschlankt und das Benutzererlebnis verbessert wurde, nahm sich das Infrastrukturteam das Backend vor und entfernte die verbliebenen Druckserver. Darüber hinaus verbesserte es die Widerstandsfähigkeit geschäftskritischer Druckprozesse, darunter SAP-Druckservices.

„Unsere SAP- und andere Drucker sind im Laufe der Zeit organisch gewachsen und die Namenskonventionen der einzelnen Niederlassungen ist uneinheitlich, je nachdem, wer einen Drucker angelegt hat. Das gab der IT die Chance, die Druckernamen zu bereinigen und standardisierte Namenskonventionen einzuführen“, kommentiert der Leiter des Cloud-Teams. „Dadurch wurde der Support für das System wesentlich einfacher.“ Sein Team ist so zufrieden mit den ersten Testergebnissen, dass es beschlossen hat, den gesamten SAP-Druck über Vasion Output auszuführen.

 

Seit der Implementierung von Vasion Print und Vasion Output verzeichnete das IT-Infrastrukturteam deutlich weniger Druckerprobleme und Helpdesk-Tickets – und so mussten auch wesentlich weniger Probleme an Spezialisten weitergeleitet werden.

„Das hat mir definitiv eine große Last abgenommen“, erklärt der Infrastrukturingenieur. „Unsere Anwender sind zufriedener, weil sie deutlich weniger Bereitstellungs- und Update-Probleme erleben und darauf vertrauen können, dass das Drucken funktioniert. Unser Team ist auch zufriedener, weil es nicht mehr so viele Tickets bearbeiten muss und stattdessen unser Drucksystem proaktiv verbessern und zuverlässiger machen kann.

Und in den seltenen Fällen, in denen das Infrastrukturteam doch einmal Hilfe benötigte, erkannte es, wie schnell und einfach der Kontakt zum preisgekrönten Support-Team war.

„Der Support ist top – egal, ob es sich um ein großes oder kleines Problem handelt“, so der Ingenieur.