Distributionslogistik einfacher denn je – dank Vasion
HERAUSFORDERUNGEN
- 16 Aktenschränke mit jeweils fünf Schubladen, voll mit Fahrerdokumentation – alle Unternehmensdaten befanden sich an einem Ort
- Hohe Kosten für Kopien, Lagerplatz und der Zeitaufwand für die Suche nach verloren gegangenen oder verlegten Akten
- Sicherheitsmaßnahmen, die nicht auf dem neuesten Stand gesetzlicher Regelungen waren
ERGEBNISSE
- Mit Vasion machte SNL Distribution aus seinen Aktenschränken digitale Dokumente und Daten.
- Vasion ist für das Unternehmen eine Cloud-Lösung, die besseren Zugriff, mehr Effizienz und Skalierbarkeit bietet.
- Externe Backups, Prüfprotokolle und Zugriffsebenen für Benutzer bieten höchste Sicherheit für sämtliche Dokumente und Daten von SNL Distribution.
- Einfacher Zugriff auf benötigte Dokumente und Daten
- Da die privaten Informationen von SNL Distribution nun gesichert sind, kann das Unternehmen seinen Geschäftsbetrieb auch nach einer Naturkatastrophe oder anderen Zwischenfällen fortsetzen.
Die hohen Kosten eines papierbasierten Geschäftsbetriebs
Die SNL Distribution Services Corporation ist eines der führenden Speditions- und Distributionsunternehmen der USA und wurde 1991 gegründet. Mittlerweile beschäftigt es über 600 Fahrer, die renommierte Unternehmen wie Wendy’s®, McDonald’s®, Checkers® und Flowers Bakery Outlets® zuverlässig und schnell beliefern. SNL Distribution Services hat sich auf die Auslieferung schnell verderblicher Produkte spezialisiert. Die pünktliche und sichere Lieferung der Produkte ist das Aushängeschild des Logistikunternehmens.
Entscheidend für den Erfolg von SNL Distribution ist die Beziehung zwischen den Fahrern und den anderen Angestellten. Grundvoraussetzung für eine sichere Arbeitsumgebung ist der sorgsame Umgang mit Personalakten, Schulungsdokumenten, Unfall- und Schadensberichten sowie sonstigen Dokumenten aus dem Personalwesen. Wie viele andere Unternehmen auch litt SNL Distribution Services unter den hohen Kosten, die die mühsame Verwaltung all der Akten verursachte. Das Unternehmen hatte bereits 16 Aktenschränke mit jeweils fünf Schubladen, vollgepackt mit den Akten aktueller und ehemaliger Mitarbeiter, und jeden Tag kamen weitere 100 Dokumente hinzu.
Entscheidend für den Erfolg von SNL Distribution ist die Beziehung zwischen den Fahrern und den anderen Angestellten. Grundvoraussetzung für eine sichere Arbeitsumgebung ist der sorgsame Umgang mit Personalakten, Schulungsdokumenten, Unfall- und Schadensberichten sowie sonstigen Dokumenten aus dem Personalwesen. Wie viele andere Unternehmen auch litt SNL Distribution Services unter den hohen Kosten, die die mühsame Verwaltung all der Akten verursachte. Das Unternehmen hatte bereits 16 Aktenschränke mit jeweils fünf Schubladen, vollgepackt mit den Akten aktueller und ehemaliger Mitarbeiter, und jeden Tag kamen weitere 100 Dokumente hinzu.
Deshalb begann SNL Distribution Services, die Nachteile von Papierakten zu untersuchen: Kosten für Papier und Kopien, Lagerkosten, der Zeitaufwand für das Ausfüllen und Suchen nach Dokumenten und wie personenbezogene Daten zu schützen sind, um deren Vertraulichkeit zu wahren. Mitten in diesem Prozess wurde das Unternehmen plötzlich unsanft mit der Realität konfrontiert. Im April 2011 richteten mehrere Tornados bei benachbarten Unternehmen immensen Schaden an – vor den Augen von SNL Distribution Services. Das war ein Weckruf für das Unternehmen. Es erkannte die Schwächen von Papierakten und die verheerenden Auswirkungen, die Naturkatastrophen auf den Geschäftsbetrieb haben können. Wenn private Daten der Mitarbeiter durch die vier Elemente in die Hände von Identitätsdieben geraten würden, könnte SNL Distribution Services dafür haftbar gemacht werden. Wenn Personal- und andere Unternehmensdokumente völlig verloren gehen oder vernichtet werden würden, könnte dies die Schließung des Unternehmens zur Folge haben. So war es einigen benachbarten Unternehmen nach den Tornados ergangen. SNL Distribution Services wusste, dass es ein besseres System für die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten benötigte, und es musste die Sicherheit mit externen Backups stärken. Deshalb wandte es sich an Vasion.
Deshalb begann SNL Distribution Services, die Nachteile von Papierakten zu untersuchen: Kosten für Papier und Kopien, Lagerkosten, der Zeitaufwand für das Ausfüllen und Suchen nach Dokumenten und wie personenbezogene Daten zu schützen sind, um deren Vertraulichkeit zu wahren. Mitten in diesem Prozess wurde das Unternehmen plötzlich unsanft mit der Realität konfrontiert. Im April 2011 richteten mehrere Tornados bei benachbarten Unternehmen immensen Schaden an – vor den Augen von SNL Distribution Services. Das war ein Weckruf für das Unternehmen. Es erkannte die Schwächen von Papierakten und die verheerenden Auswirkungen, die Naturkatastrophen auf den Geschäftsbetrieb haben können. Wenn private Daten der Mitarbeiter durch die vier Elemente in die Hände von Identitätsdieben geraten würden, könnte SNL Distribution Services dafür haftbar gemacht werden. Wenn Personal- und andere Unternehmensdokumente völlig verloren gehen oder vernichtet werden würden, könnte dies die Schließung des Unternehmens zur Folge haben. So war es einigen benachbarten Unternehmen nach den Tornados ergangen. SNL Distribution Services wusste, dass es ein besseres System für die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten benötigte, und es musste die Sicherheit mit externen Backups stärken. Deshalb wandte es sich an Vasion.
Umstieg auf Vasion
Das Vasion-Team tat sich mit SNL Distribution Services zusammen, um dessen Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dazu implementierte Vasion sein robustes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS), durch das das Unternehmen nicht nur Geld spart, sondern auch seine geschäftskritischen Daten vor einem katastrophalen Verlust bewahrt. Die erste Aufgabe bestand darin, nichts mehr unnötig auszudrucken. Anstatt Papierkopien von elektronischen Formularen zu erstellen, werden Dokumente, die in der Personalakte eines Fahrers aufbewahrt werden müssen, direkt in Vasion als PDF-Dokument „gedruckt“. Beim „Drucken“ in Vasion kann der Benutzer auswählen, in welchem Ordner das Dokument gespeichert werden soll. Dabei kann er auch Indexinformationen festlegen, damit das Dokument später schnell gefunden und abgerufen werden kann. Um Daten zu speichern, die in Form von Papierdokumenten eingehen, und vorhandene Papierakten zu importieren, scannt SNL Distribution Services ganze Dokumentenstapel mithilfe von Multifunktionsgeräten der Marke Konica-Minolta®. Wie bei der Option „Print to Vasion“ (In Vasion drucken) können die Mitarbeiter auch hier das Dokument indexieren und auswählen, wo es gespeichert werden soll – und zwar direkt über das Bedienfeld des Multifunktionsgeräts.
Die einfache Point-and-Click-Digitalisierung von Vasion, die leicht verständliche Oberfläche und anpassbare Suchfunktionen erleichtern die Suche nach Dokumenten erheblich. Und das Beste: Die Daten und Dokumente sind sicherer denn je, so auch das Unternehmen selbst. Administratoren können über 50 verschiedene Benutzerrechte steuern und so sicherstellen, dass Mitarbeiter, die Zugriff auf die Akten haben, wirklich nur jene Ordner, Dokumente und Funktionen verwenden können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Damit gehören versehentlich unverschlossen gelassene Aktenschränke oder auf einem Schreibtisch oder im Kopierer vergessene Dokumente der Vergangenheit an. Hinter den Sicherheitsfunktionen stehen die Prüfprotokolle von Vasion, die die gesamten Benutzer- und Systemaktivitäten dokumentieren. Sie geben bei Fragen zur Integrität einer Akte oder den Aktivitäten eines Systembenutzers schnell Aufschluss über das Geschehen. Doch was ist mit Naturkatastrophen wie einem Tornado? Durch die Digitalisierung aller Daten und Dokumente kann SNL Distribution Services jetzt täglich automatisch Backups erstellen, die an einem externen Ort gespeichert werden und sich im Ernstfall schnell wiederherstellen lassen. So ist sichergestellt, dass ein schwerwiegender Zwischenfall – egal an welchem Standort – nicht den Geschäftsbetrieb zum Erliegen bringt.
Die einfache Point-and-Click-Digitalisierung von Vasion, die leicht verständliche Oberfläche und anpassbare Suchfunktionen erleichtern die Suche nach Dokumenten erheblich. Und das Beste: Die Daten und Dokumente sind sicherer denn je, so auch das Unternehmen selbst. Administratoren können über 50 verschiedene Benutzerrechte steuern und so sicherstellen, dass Mitarbeiter, die Zugriff auf die Akten haben, wirklich nur jene Ordner, Dokumente und Funktionen verwenden können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Damit gehören versehentlich unverschlossen gelassene Aktenschränke oder auf einem Schreibtisch oder im Kopierer vergessene Dokumente der Vergangenheit an. Hinter den Sicherheitsfunktionen stehen die Prüfprotokolle von Vasion, die die gesamten Benutzer- und Systemaktivitäten dokumentieren. Sie geben bei Fragen zur Integrität einer Akte oder den Aktivitäten eines Systembenutzers schnell Aufschluss über das Geschehen. Doch was ist mit Naturkatastrophen wie einem Tornado? Durch die Digitalisierung aller Daten und Dokumente kann SNL Distribution Services jetzt täglich automatisch Backups erstellen, die an einem externen Ort gespeichert werden und sich im Ernstfall schnell wiederherstellen lassen. So ist sichergestellt, dass ein schwerwiegender Zwischenfall – egal an welchem Standort – nicht den Geschäftsbetrieb zum Erliegen bringt.
„Ich bin zu 100 % zufrieden mit dem Vasion-System“, freut sich Shawn C. Zerges, Director of Information Technology bei SNL Distribution Services. „Dank der Sicherheit, der Prüfprotokolle, des Workflows und der Dokumentenmanagement-Tools zum Archivieren älterer Akten ist es nun wesentlich einfacher, gesetzliche Vorschriften rund um den Datenschutz und die Aufbewahrung von Unternehmensakten einzuhalten.“ Das Unternehmen nutzt das Vasion-System nun bereits seit sieben Jahren und Zerges sagt, es habe sich bereits im ersten Jahr rentiert. „Die Vertriebsingenieure sind echte Profis. Sie haben sich ohne Zögern um alle Anforderungen gekümmert und der Support von Vasion ist top! Ich kann Vasion jedem, der die Produktivität seiner Bürobelegschaft verbessern will, guten Gewissens weiterempfehlen.“
„Die Vasion-Ingenieure sind echte Profis. Sie kümmern sich ohne Zögern um alle Anforderungen und der Support von Vasion ist top!“
Gemeinsam zum optimalem Ergebnis
Dank der digitalen Transformation profitiert SNL Distribution Services nun von diesen Vorteilen:
- Schutz von Daten und Dokumenten, Wiederherstellung nach Katastrophen und Sicherheit bei Diebstahl
- Online-Formulare ersetzen Papier und ermöglichen eine sofortige Datenerfassung.
- Zugriffsberechtigte Mitarbeiter und Kunden können jederzeit und überall sicher auf Dokumente zugreifen.
- Dank der Sicherheit, der Prüfprotokolle und der Dokumentenmanagement-Tools zum Archivieren älterer Akten ist es nun wesentlich einfacher, Datenschutzvorschriften einzuhalten.Mit Vasion hat SNL Distribution Services sein Ziel erreicht: zufriedene Fahrer dank weniger Schreibarbeit, schneller Berichte, effizienter Abrechnung und schneller Zahlungsabläufe.
