WHITEPAPER

Eliminierung von Druckservern

Eine Architektur- und Anwendungsfallübersicht

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Vasion Print (früher PrinterLogic) bringt dein Druckmanagement aufs nächste Level: Es beseitigt Druckserver, bietet zentrale Kontrolle und macht deine Endnutzer zu Player One – sie können ihre Drucker mit nur einem Klick selbst installieren.

Vasion Print meistert selbst die härtesten Endgegner im Druckmanagement:

Eliminiere Druckserver und reduziere Helpdesk-Tickets um 50 %
Zieh den Stecker bei Skript- und GPO-basierten Druckerbereitstellungen
Vereinfache das Druckertreibermanagement – ganz ohne Cheat-Codes
Sorge für Sicherheit, indem du die Infrastruktur reduzierst und Zero Trust förderst
Arbeite mit beliebten Identitätsanbietern (IdPs) zusammen, um Benutzer zu authentifizieren
Behalte den Überblick mit leistungsstarken Berichts- und Prüfungsfunktionen
Gib deinem Drucksystem ein Extra-Leben in virtuellen Umgebungen (Citrix, VMware, IGEL und mehr)
Mach dich mobil: Ermögliche sicheres Drucken über mobile Endgeräte

Eliminierung von Druckservern

Die zentralisierte, Cloud-native Plattform von Vasion Print macht Druckserver überflüssig, vereinfacht das Druckmanagement, reduziert den Infrastrukturaufwand und senkt die Kosten. Dieses Whitepaper erläutert die Hintergründe des traditionellen Druckmanagements, die Servernachteile, die Implementierung von Vasion Print, die Funktionen von Vasion Print und die Vorteile von Vasion Print zur Optimierung des Druckmanagements und zur Verbesserung des Endbenutzererlebnisses. Holen Sie sich die Cheat-Codes, um Ihre Druckserverprobleme endgültig zu lösen.

Hintergrund des traditionellen Druckmanagements

In einer typischen Druckumgebung implementieren Administratoren Druckserver, um die Drucker im Netzwerk zu bedienen. IT-Organisationen verwenden traditionell drei Arten von Druckmanagementmodellen: zentralisiert, verteilt und direkte IP-Verbindung.

Im zentralisierten Modell befindet sich ein Druckserver im Rechenzentrum und bedient jeden Netzwerkdrucker im Unternehmen. Der Name, der Druckertreiber und die Konfiguration jedes Druckers werden vom Druckserver verwendet, um Drucker an Endbenutzer zu verteilen. Um Drucker an Endbenutzer bereitzustellen, erstellen Administratoren Gruppenrichtlinienobjekte (GPOs), um zu definieren, wer den Drucker erhält und wie er konfiguriert ist.

Abbildung 1: Zentralisierte und verteilte Druckserver sowie nicht verwaltete direkte IP-Verbindungen sind die drei grundlegenden Modelle zur Verwaltung des Druckens für mehrere Standorte.

Ein Endbenutzer initiiert einen Druckauftrag von einer Workstation aus. Dieser wird an den Druckserver gesendet, wo er gespult, gerendert und an den Netzwerkdrucker gesendet wird. Befindet sich der Endbenutzer in einer Zweigstelle, reisen die Druckaufträge sowohl zum als auch vom Rechenzentrum, was zusätzlichen WAN-Verkehr erzeugt. Darüber hinaus kann bei einem Ausfall des Servers die gesamte Organisation nicht mehr drucken.

Um den WAN-Verkehr zu verringern, implementieren einige IT-Abteilungen ein verteiltes Modell, bei dem Druckserver an jedem Standort platziert werden. Verteilte Druckumgebungen leiden weiterhin unter den einzelnen Ausfallpunkten, die für die Druckserverarchitektur charakteristisch sind, jedoch sind diese nun eher auf einzelne Zweigstellen beschränkt. Ebenso erfordern verteilte Umgebungen komplexe Skripte und GPOs, um Drucker auf Endbenutzergeräte bereitzustellen und zu verwalten.

Eine Möglichkeit, die Nachteile der Druckserverarchitektur zu überwinden, ist das direkte IP-Modell. Dieses Modell eliminiert die Notwendigkeit von Druckservern, da es eine direkte Verbindung zwischen den Workstations und den Druckern herstellt. Dieses Modell fehlt jedoch an vielen Bereitstellungs- und Verwaltungsfunktionen eines Druckservers.

Im direkten IP-Modell konfiguriert ein IT-Mitarbeiter jede Workstation so, dass sie direkt an den Netzwerkdrucker druckt, indem er die beiden Geräte manuell miteinander verbindet. Um Drucker zu verwalten, führt die IT eine Tabelle mit Druckernamen, IP-Adressen, physischen Standorten und Speicherorten der Druckertreiberdateien. Obwohl dieses Modell die einzelnen Ausfallpunkte, den WAN-Verkehr und GPOs eliminiert, bringt es eine Vielzahl von Verwaltungsherausforderungen mit sich. Unweigerlich führt dieses Modell zu zusätzlichen Anrufen beim Helpdesk, jedes Mal, wenn ein Endbenutzer einen neuen Drucker installieren möchte.

Die Nachteile von Druckservern

Historisch gesehen wurden Druckserver entwickelt, um Self-Service-Drucken, GPO-basierte Bereitstellungen, zentrales Druckmanagement, ein Druckertreiber-Repository, Drucksicherheit und Warteschlangenmanagement bereitzustellen. Jede dieser Funktionen wurde entwickelt, um die Probleme zu lösen, mit denen IT-Abteilungen bei der Verwaltung und Bereitstellung von Druckern für Endbenutzer konfrontiert sind.

Druckserver waren anfangs eine gute Idee. Moderne IT-Umgebungen haben jedoch festgestellt, dass sie zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordern, durch einen einzelnen Ausfallpunkt Risiken schaffen, Druckerbereitstellungen komplizieren, IT-Ressourcen verbrauchen, die Anzahl der Helpdesk-Tickets erhöhen und die Kosten steigern. Diese Probleme werden im Folgenden ausführlich erläutert.

Kosten

Jeder Druckserver an jedem Standort erfordert Hardwarebeschaffung und -lizenzierung, Kühlung, Stromversorgung, physische Sicherheit, Verwaltung, Wartung, Upgrades, Virenscans usw. Die durchschnittlichen Kosten pro Druckserver liegen zwischen 2.000 und 5.000 USD pro Jahr. Sekundäre Kosten entstehen durch druckbezogene Helpdesk-Tickets, die bis zu 50 % der Arbeitslast eines IT-Teams ausmachen können.

Risiko durch einen einzelnen Ausfallpunkt

Wenn ein Druckserver abstürzt, kann niemand drucken. Dies führt zu einer geringeren Produktivität der Endbenutzer und wirkt sich direkt auf die Kosten einer Organisation aus. Geclusterte Druckserver stürzen nicht so oft ab, aber der Kompromiss für die hohe Verfügbarkeit geclusterter Druckserver sind höhere Kosten für Hardware, Lizenzierung, Verwaltung, Strom und Wartung. Verteilte Umgebungen bieten mehrere Ausfallpunkte, jedoch erfordert der Einsatz weiterer Server mehr Ressourcen und zwingt Administratoren, die zentrale Verwaltung und Kontrolle aufzugeben.

Verwaltungsaufwand für Skripte und GPOs

Die Verwaltung von Skripten und GPOs zur Bereitstellung von Druckern für Benutzer kann erhebliche Zeit und Ressourcen des IT-Personals in Anspruch nehmen. Oft erfordert selbst die einfachste Aufgabe, wie das Ändern des Namens eines Druckers oder das Ersetzen eines Druckers durch ein neues Modell und einen neuen Druckertreiber, ein Skript. Skripte können kompliziert werden und sind oft schwer zu erstellen und zu beheben. GPOs erfordern erhöhte Berechtigungen zur Verwaltung, verlangsamen die Benutzeranmeldezeiten und verursachen aufgrund ihrer hierarchischen Natur Bereitstellungs- und Druckprobleme.

Sicherheitsbedenken

Schwachstellen im Windows-Druckspooler wie PrintNightmare haben Sicherheitsbedenken für Organisationen geschaffen. Angreifer, die diese Schwachstelle erfolgreich ausnutzten, konnten beliebigen Code mit SYSTEM-Rechten ausführen und Zugriff auf das Netzwerk eines Unternehmens erhalten. Dies gab Angreifern Zugriff auf kritische Informationen, die in der Druckwarteschlange gespeichert waren, verursachte ständige Probleme für Administratoren und erforderte Workarounds, die ihre Netzwerke möglicherweise anfällig ließen.

Zusätzlich zu serverbezogenen Schwachstellen sind Drucker im Allgemeinen zu einem vorrangigen Ziel für Hacker geworden, da ihre Druckercaches wertvolle persönliche Informationen speichern. Wenn sie ungeschützt bleiben, ist das Druckdatenrisiko durch Cyberkriminelle abzufangen. Weitere erhebliche Bedrohungen für Druckdaten sind interner Dokumentendiebstahl durch das unbeaufsichtigte Belassen von Dokumenten im Druckfach und hybride Mitarbeiter, die auf unsichere, nicht im Netzwerk befindliche Drucker in ihren Home-Offices drucken.

Geringe Transparenz in Druckaktivitäten

In verteilten Druckumgebungen mit mehreren Standorten wird der Druckersupport zu einer ständigen Belastung für IT-Ressourcen. Es ist schwierig, Kosten zu verfolgen, Druckaufträge zu prüfen und Druckerprobleme in Echtzeit zu identifizieren, die sich auf das Endergebnis einer Organisation auswirken. Ohne zentrale Kontrolle kann die IT keine wichtigen Daten auf Mikro- (z. B. einzelne Druckaufträge, Tonerstände) und Makroebene (z. B. Abteilungstrends, Konsolidierungsrichtlinien) sammeln, um fundierte Entscheidungen über Verbrauchsmaterialien, unternehmensweites Druckverhalten und kostensparende

Die Vasion Print-Software besteht aus drei Hauptkomponenten:

Die Vasion Print Admin-Konsole

Das Vasion Print Self-Service-Installationsportal

Der Vasion Print Client

Die Vasion Print Admin-Konsole

Diese webbasierte Konsole ermöglicht der IT-Abteilung die Verwaltung aller Drucker im gesamten Unternehmen über eine zentrale Benutzeroberfläche. Links im Admin-Bildschirm wird eine Strukturansicht Ihres Unternehmens angezeigt, die Sie nach Land, Bundesland/Region, Gebäude und Stockwerk sortieren und einen beliebigen Drucker aus Ihrer Flotte auswählen können (siehe Abbildung 3).

Rechts können Sie Attribute für den jeweiligen Drucker eingeben oder bearbeiten. Beispielsweise können Sie unter „Allgemein“ den Druckernamen und -standort eingeben oder bearbeiten, einen Kommentar hinzufügen, die direkte URL zur Treiberinstallation anzeigen, einen Farbdrucker auswählen oder diesen Drucker im Vasion Print Portal ausblenden, sodass ihn keine Endbenutzer sehen können. Über die Registerkarten „Port“, „Treiber/Profile“, „Bereitstellen“ und „Sicherheit“ können Sie zahlreiche weitere Druckereinstellungen konfigurieren und verwalten. Darüber hinaus können Sie viele weitere Druckverwaltungsfunktionen ausführen, wie in diesem Dokument erläutert. Auf diesem Bildschirm können Sie auch Drucker hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Drucker hinzufügen: Mit Vasion Print ist das Anlegen eines Druckers kinderleicht. Wählen Sie den Ordner für den gewünschten Speicherort aus, um einen Drucker hinzuzufügen, und erstellen Sie anschließend den neuen Drucker.

Drucker bearbeiten: Druckerobjektattribute lassen sich schnell und einfach ändern, indem Sie einen Drucker im Baum auswählen und anschließend die gewünschten Attribute ändern. Alle Änderungen werden automatisch auf allen Arbeitsplätzen für diesen Drucker übernommen.

Drucker löschen: Beim Löschen eines Druckers wird dieser automatisch von allen Endbenutzer-Arbeitsplätzen entfernt.

Abbildung 3: Administratoren können alle ihre Netzwerkdrucker in der Vasion Print Admin Console einsehen und Druckereinstellungen verwalten.

Self-Service-Installationsportal

Das Vasion Print Self-Service-Installationsportal ermöglicht Endbenutzern, Drucker schnell zu finden und zu installieren, ohne auf die Hilfe des Helpdesks angewiesen zu sein. Wenn ein Endbenutzer beispielsweise zu einem entfernten Standort reist, um zu drucken, wendet er sich fast immer an den Helpdesk, um Unterstützung zu erhalten. Benutzer kennen selten alle Informationen, die im Windows-Dialogfeld „Drucker hinzufügen“ benötigt werden, wie Druckertyp (Netzwerk oder lokal), Druckername und Name des Druckservers, auf dem der Drucker gehostet wird, geschweige denn, wo sich der Drucker befindet. Ist der Helpdesk nicht sofort erreichbar, kann der Benutzer wichtige Aufgaben nicht erledigen. Beispielsweise kann das Ausdrucken eines Angebots, Vertrags oder Briefes zur Unterschrift bei einer Besprechung für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Die fehlende Druckmöglichkeit beeinträchtigt die Produktivität und führt zu Stillstand kritischer Geschäftsprozesse. Das frustriert die Endbenutzer und führt zu sofortigen Helpdesk-Anrufen.

Vasion Print löst dieses Problem durch ein webbasiertes Portal, über das Endbenutzer Drucker mit nur wenigen Klicks schnell finden und installieren können. Dies reduziert die Kosten für den druckerbezogenen Helpdesk erheblich und steigert die Produktivität durch die Unterstützung der Endbenutzer. Endbenutzer können jederzeit auf das Portal zugreifen, indem sie auf das Vasion Print-Symbol in der Taskleiste klicken, die URL direkt in ihren Standardbrowser eingeben (printers.domain.com) oder auf einen Link im Intranet des Unternehmens klicken. Das Self-Service-Installationsportal von Vasion Print zeigt optionale Grundrisse an, die einfach hochgeladen werden können. Bewegen Sie den Cursor über einen Drucker im Grundriss, werden dessen Name, Modell, Standort und ein optionales Kommentarfeld angezeigt. Farb- und Graustufendrucker lassen sich anhand der Druckersymbole identifizieren. Zur Installation klickt der Endbenutzer einfach auf das entsprechende Druckersymbol. Falls noch kein Grundriss im Portal hochgeladen wurde, werden Drucker auch in einer anklickbaren Liste angezeigt.

Abbildung 4: Das Self-Service-Installationsportal von Vasion Print ermöglicht Endbenutzern die Druckerinstallation über einen Lageplan oder eine Dropdown-Liste, ohne den Helpdesk kontaktieren zu müssen.

Vasion Print Client

Der Vasion Print Client ist ein Software-Agent, der mithilfe der bereitgestellten MSI-, PKG- oder DEB-Installationspakete auf Windows-, Macintosh- oder Linux-Arbeitsplätzen von Endbenutzern bereitgestellt wird. Der Client läuft im Hintergrund als Dienst und führt Druckverwaltungsaufgaben automatisch und ohne Benutzereingriff aus. Er ermöglicht die Selbstinstallation, ohne dass der Endbenutzer erweiterte Berechtigungen benötigt. Zu diesen Aufgaben gehören die Installation eines Druckers, die Aktualisierung des Druckertreibers usw.

Vasion Print-Funktionen

Druckverwaltungsaufgaben, die bisher mit Druckservern, Gruppenrichtlinien und Skripten erledigt wurden, lassen sich nun in der Vasion Print-Anwendung optimieren. Vasion Print bietet zahlreiche Funktionen und Vorteile, darunter:

Administrationskonsole

Sie können die Drucker Ihres gesamten Unternehmens über eine einzige Admin-Konsole verwalten, unabhängig davon, ob Sie Domänen verwenden oder nicht. Änderungen an einem Druckerobjekt werden automatisch auf allen Arbeitsplätzen übernommen. Ändern Sie beispielsweise den Namen eines Druckers in der Admin-Konsole, ändert der Client den Namen des Druckers auf allen Ihren Benutzerarbeitsplätzen. Sie können Drucker auf derselben Seite hinzufügen, bearbeiten und löschen, die dann im gesamten Unternehmen verteilt und alle Arbeitsplätze aktualisiert werden.

Self-Service-Installationsportal

Hier sind einige der zusätzlichen Vorteile des Vasion Print Self-Service-Installationsportals:

Automatische Standortbestimmung: Beim Besuch des Portals wird der aktuelle Standort automatisch anhand der IP-Adresse ermittelt. Der Benutzer kann den gewünschten Drucker einfach anklicken, um ihn zu installieren.

Grundrisse: Optionale Grundrisse erleichtern die Suche und Installation des nächstgelegenen Druckers, insbesondere unterwegs.

Suche: Benutzer können einen Teil des Druckernamens eingeben und den Standort passender Drucker anzeigen. Wenn Benutzer einen Drucker aus der Liste auswählen, werden sie zum entsprechenden Ordner mit dem ausgewählten Drucker weitergeleitet. Klicken Sie einfach auf eine Eingabeaufforderung, um die Installation zu starten.

Anpassung: Sie können die Portal-Kopfzeile so anpassen, dass Ihr Firmenlogo sowie Anweisungen und Kommentare in der lokalen Sprache angezeigt werden, je nach Standort des Endbenutzers.

Sicherheit: Dank Active Directory-Integration können Sie die Ordnerstruktur oder Drucker je nach Benutzergruppe, Organisationseinheit oder sogar IP-Adressbereich ein- oder ausblenden. Zentrales Unternehmensportal: Unabhängig davon, ob Sie eine Unternehmensdomäne, mehrere unterschiedliche Domänen ohne Vertrauensstellungen oder gar keine Domänen haben, können alle Benutzer sicher auf das Webportal zugreifen und die Drucker sehen, für deren Installation sie berechtigt sind.

Weniger Helpdesk-Anrufe: Ob in Los Angeles oder London oder wo auch immer sich ein Benutzer im Unternehmen befindet – er klickt einfach auf das Vasion Print-Symbol in der Taskleiste (oder auf einen Link im Firmenintranet), und das Portal öffnet sich an seinem aktuellen Standort. Anschließend können sie den nächstgelegenen Drucker installieren, ohne den Helpdesk anrufen oder auf die Bearbeitung eines Tickets warten zu müssen.

Citrix- und VMware-Support: Endbenutzer können in Citrix- und VMware Horizon View-Sitzungen auf das Vasion Print Portal zugreifen und so schnell den nächstgelegenen Drucker finden und installieren.

Durchgängige Drucksicherheit

Unternehmenskunden mit größeren Umgebungen profitieren von der Massenbearbeitungsfunktion der Vasion Print Admin Console. Autorisierte IT-Administratoren können alle Drucker und Attribute gleichzeitig einsehen und mithilfe der Suchen-und-Ersetzen-Funktion zahlreiche Änderungen an Druckerobjekten, Bereitstellungszuweisungen, Treibern usw. vornehmen. Mit derselben Funktion können autorisierte Administratoren schnell Hunderte oder sogar Tausende von Druckern gleichzeitig erstellen, ändern oder löschen.

Massenbearbeitung/-erstellung/-verwaltung von Druckern

Erweiterte Druckerbereitstellungen

Vasion Print macht zeitaufwändige Gruppenrichtlinienobjekte (GPOs) oder Skripte zur Druckerbereitstellung für Endbenutzer überflüssig. Anstatt IT-Mitarbeitern Rechte zur Verwaltung von Gruppenrichtlinien zu erteilen – mit dem Risiko, drastische, nicht druckerbezogene Änderungen vorzunehmen –, können Sie die Druckerbereitstellungen über die Admin-Konsole sicher verwalten. Die integrierte Druckerbereitstellungsfunktion von Vasion Print bietet Ihnen zusätzliche Vorteile:

Active Directory-Integration: Mit der webbasierten Benutzeroberfläche von Vasion Print können Sie Drucker einfach für Active Directory-Benutzer, -Computer, -Gruppen, -Container, -OUs oder sogar IP-Adressbereiche bereitstellen. Vasion Print zeigt Ihnen alle Druck

Kurzübersicht: Die Vorteile der Abschaffung von Druckservern

Infrastruktur reduzieren:

Eliminieren Sie alle Druckserver und profitieren Sie von einer längeren Druckerverfügbarkeit durch die Vereinfachung Ihrer Infrastruktur.

Angriffsflächen minimieren:

Setzen Sie Zero Trust ein, indem Sie alle Benutzer vor dem Drucken authentifizieren und sichere Druckfunktionen nutzen.

Optimieren Sie das Druckmanagement:

Verwalten Sie alle Drucker und Benutzer im gesamten Unternehmen, verfolgen Sie die Kosten und vereinfachen Sie die Druckerbereitstellung über eine einzige webbasierte Admin-Konsole.

Vereinheitlichung über alle Umgebungen hinweg:

Entdecken Sie nahtlose Integrationen mit gängigen VDIs, EMRs, EHRs und ERPs, um eine skalierbare und flexible Druckumgebung in Ihrer Branche zu erreichen.

Endbenutzer befähigen:

Reduzieren Sie die Anzahl der Helpdesk-Tickets in Ihrem Unternehmen, indem Sie es Endbenutzern ermöglichen, Drucker über das Self-Service-Installationsportal selbst zu installieren.

Sichtbarkeit erhöhen:

Verfolgen und prüfen Sie alle Druckaufträge in Ihrem Unternehmen und ermitteln Sie die Abteilungs- und Druckernutzung sowie potenziellen Abfall, um die Kosten niedrig zu halten.

Abschluss

Es ist Zeit, Ihre Druckmanagementstrategie neu auszurichten. Vasion Print macht Druckserver überflüssig – in einer leistungsstarken Plattform. Durch die Kombination aus zentraler Verwaltung und direktem IP-Druck kann die IT die Druckerbereitstellung optimieren, die Kosten im Griff behalten, Zero-Trust-konforme Drucksicherheit implementieren und Nutzern im gesamten Unternehmen ein unvergleichliches Druckerlebnis bieten.

Bereit, Ihre Druckserver zu eliminieren?