FALLSTUDIE
Ein großes deutsches Kreditinstitut migriert weltweites Printmanagement in die Cloud
Herausforderung
• Ablösung von On-Premise Druckservern durch cloudbasierte Print Management Plattform.
• Umsetzung ohne Einschränkung des Druckbetriebs für Tausende von Druckern und Zehntausende von Mitarbeitenden weltweit.
• Zentrale Verwaltung von Druckern an hunderten Standorten weltweit.
• Benutzerfreundliche Lösung, die den Helpdesk entlastet.
• Umsetzung ohne Einschränkung des Druckbetriebs für Tausende von Druckern und Zehntausende von Mitarbeitenden weltweit.
• Zentrale Verwaltung von Druckern an hunderten Standorten weltweit.
• Benutzerfreundliche Lösung, die den Helpdesk entlastet.
Ergebnis
• Vasion Print bietet der Bank eine zentrale und sichere Plattform für alle Drucker weltweit.
• Dank Vasion Print konnte die reine Transition problemlos in insgesamt rund vier Wochen durchgeführt werden. Der Druckbetrieb wurde durch die Umstellung nicht beeinträchtigt.
• Mit Vasion Print können Mitarbeitende jeden gewählten Drucker schnell und bequem einrichten und nutzen – überall, ohne Druckserver.
Die Bank hatte ein klares Anforderungsprofil: Gesucht wurde eine cloudbasierte Druckmanagement-Lösung, die für alle Standorte weltweit verfügbar ist und herstellerunabhängig alle Drucker unterstützt. Die Wahl fiel auf Vasion Print (ehemals PrinterLogic).
In der Vergangenheit waren Dutzende von Druckservern im Einsatz, überwiegend in Deutschland, aber auch in den USA und in Asien. Damit wurden weltweit Tausende von Druckern und Multifunktionsgeräten verwaltet. Ein immenser Kostenblock, nicht nur für die Hardware, sondern vor allem für die aufwändige Administration. Hinzu kamen zahlreiche Supportanfragen von Mitarbeitenden bei Druckproblemen. Da lag es nahe, sich nach einer cloudbasierten Druckmanagement-Lösung umzusehen.
Dabei sollte die neue Plattform natürlich alle Print-Services unterstützen, die bisher von den On-Premise Servern ausgeführt wurden. Dazu zählen Push Print, Pull Print mit Authentifizierung durch ID-Karte, Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder und analoges Fax inkl. Archivierung. Nach eingehender Evaluierung verschiedener Lösungen fiel die Entscheidung auf Vasion Print. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards der Bank, war der Aufbau einer Testumgebung nicht möglich, so musste sich das IT-Team auf die theoretischen Ausführungen und Demos von Vasion verlassen.
• Dank Vasion Print konnte die reine Transition problemlos in insgesamt rund vier Wochen durchgeführt werden. Der Druckbetrieb wurde durch die Umstellung nicht beeinträchtigt.
• Mit Vasion Print können Mitarbeitende jeden gewählten Drucker schnell und bequem einrichten und nutzen – überall, ohne Druckserver.
Die Bank hatte ein klares Anforderungsprofil: Gesucht wurde eine cloudbasierte Druckmanagement-Lösung, die für alle Standorte weltweit verfügbar ist und herstellerunabhängig alle Drucker unterstützt. Die Wahl fiel auf Vasion Print (ehemals PrinterLogic).
In der Vergangenheit waren Dutzende von Druckservern im Einsatz, überwiegend in Deutschland, aber auch in den USA und in Asien. Damit wurden weltweit Tausende von Druckern und Multifunktionsgeräten verwaltet. Ein immenser Kostenblock, nicht nur für die Hardware, sondern vor allem für die aufwändige Administration. Hinzu kamen zahlreiche Supportanfragen von Mitarbeitenden bei Druckproblemen. Da lag es nahe, sich nach einer cloudbasierten Druckmanagement-Lösung umzusehen.
Dabei sollte die neue Plattform natürlich alle Print-Services unterstützen, die bisher von den On-Premise Servern ausgeführt wurden. Dazu zählen Push Print, Pull Print mit Authentifizierung durch ID-Karte, Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder und analoges Fax inkl. Archivierung. Nach eingehender Evaluierung verschiedener Lösungen fiel die Entscheidung auf Vasion Print. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards der Bank, war der Aufbau einer Testumgebung nicht möglich, so musste sich das IT-Team auf die theoretischen Ausführungen und Demos von Vasion verlassen.
HERAUSFORDERUNG
1
Projektumfang
Ablösung von mehreren Dutzend On-Premise Windows Druckservern in verschiedenen Rechenzentren. Umstellung auf cloudbasiertes Printmanagement ohne Beeinträchtigung des laufenden Druckbetriebs für Zehntausende von Mitarbeitenden.
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst wurde ein Drittel der On-Premise Server innerhalb von einer Woche eliminiert, indem von serverbasiertem auf „serverloses Drucken“ umgestellt wurde. Dieser Übergang verlief für die Nutzer völlig unbemerkt und störungsfrei. Im zweiten Schritt erfolgte die Umstellung der konventionellen Pull Printing Lösung, die auf den lokalen Druckservern lief, auf eine moderne Secure Release Printlösung mit Anbindung an den cloudbasierten Identity Service Provider der Bank. Dies wurde innerhalb einer Zeitspanne von 25 Kalendertagen für alle Mitarbeitenden an allen Standorten realisiert. Auch hier kam es zu keinen Unterbrechungen des laufenden Betriebs.
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst wurde ein Drittel der On-Premise Server innerhalb von einer Woche eliminiert, indem von serverbasiertem auf „serverloses Drucken“ umgestellt wurde. Dieser Übergang verlief für die Nutzer völlig unbemerkt und störungsfrei. Im zweiten Schritt erfolgte die Umstellung der konventionellen Pull Printing Lösung, die auf den lokalen Druckservern lief, auf eine moderne Secure Release Printlösung mit Anbindung an den cloudbasierten Identity Service Provider der Bank. Dies wurde innerhalb einer Zeitspanne von 25 Kalendertagen für alle Mitarbeitenden an allen Standorten realisiert. Auch hier kam es zu keinen Unterbrechungen des laufenden Betriebs.
Lösung
Mit Vasion Print wurde eine nahtlose und effiziente Umstellung realisiert. Die lokale Druckserver-Infrastruktur konnte vollständig eliminiert werden, während das Druckmanagement nun von der cloudbasierten Print Management Plattform übernommen wird. Durch den automatisierten Ansatz ließen sich Zeit- und Personalaufwand erheblich reduzieren. Ein zentraler Vorteil war die Möglichkeit, bestehende Druckerumgebungen und Pull-Printing-Lösungen in der Cloud zu konsolidieren – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Die erfolgreiche Umsetzung wurde durch sorgfältige Planung, klare Strategien und die enge Zusammenarbeit mit dem Team von Vasion gewährleistet.
HERAUSFORDERUNG
2
Höchste Sicherheitsstandards
Es liegt auf der Hand, dass gerade bei Finanzinstituten auf höchste Sicherheitsstandards Wert gelegt wird. Insbesondere bei Cloud-Anwendungen gelten strenge Regeln und auch sicheres Drucken spielt eine wichtige Rolle. Daher muss es möglich sein, dass der Mitarbeitende seinen Druckauftrag nur durch Authentifizierung mit seiner ID-Karte am Drucker oder MFP abholen kann. Ein weiterer wesentlicher Faktor ist der Schutz der Druckdaten.
Lösung
Vasion gewährleistet, dass ihre Cloud-Services strengen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen entsprechen. Das Unternehmen arbeitet eng mit führenden Cloud-Anbietern zusammen; im Fall der Bank fiel die Wahl auf Microsoft Azure mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und in der EU. Vasion Print stellt zudem sicher, dass vertrauliche Druckdaten nicht in die Cloud übertragen werden, sondern innerhalb des Unternehmensnetzwerks hinter der Firewall verbleiben. Zu dem bietet die Printmanagement-Lösung kompromisslose Zero Trust Sicherheit inklusive sicherem Pull Printing, damit Ausdrucke nicht in falsche Hände geraten. Für Gäste bietet Vasion mit Web Print die Möglichkeit, sicher und einfach über jeden Browser zu drucken.
HERAUSFORDERUNG
3
Zentrale Verwaltung und Transparenz
Die Bank hatte das Ziel, das Druckmanagement durch eine zentrale Plattform zu vereinfachen, den IT-Aufwand zu reduzieren und die Anzahl der Helpdesk-Tickets zu minimieren. Dabei war es essenziell, dass die Umstellung für die Mitarbeitenden weltweit keinerlei Beeinträchtigungen im Arbeitsalltag mit sich bringt und die neue Lösung intuitiv zu nutzen ist.
Lösung
Mit Vasion Print konnte eine cloudbasierte Printmanagement-Plattform erfolgreich implementiert werden, die sämtliche lokalen Druckserver überflüssig macht und eine zentralisierte, unkomplizierte Verwaltung ermöglicht. Serverausfälle gehören nun der Vergangenheit an. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine einfache Handhabung, die keinerlei Schulungsaufwand erfordert – selbst für wenig technikaffine Mitarbeitende. So konnten auch Support-Tickets auf ein Minimum reduziert werden. Gleichzeitig bietet das umfassende, individuell anpassbare Reporting volle Transparenz über Druckvolumen, Nutzungsintensität und Optimierungspotenziale.
Fazit und Einsparpotenzial
Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Vasion hat gezeigt, wie moderne, cloudbasierte Druckmanagementlösungen dazu beitragen können, selbst komplexe Herausforderungen effizient zu bewältigen. Durch die Abschaffung der Druckserver, die Einführung einer zentralen Plattform und die Implementierung sicherer Druckfunktionen konnte die Bank nicht nur ihre Druckinfrastruktur optimieren, sondern auch die Betriebskosten senken und die Effizienz steigern. Das Kreditinstitut verfügt nun über eine zukunftsfähige und skalierbare Print-Infrastruktur, die die hohen Datenschutz- und Compliance-Standards erfüllt.
Vasion bietet jedoch weit mehr als cloudbasiertes Druckmanagement, das Portfolio umfasst auch die Orchestrierung der Workflow-Automatisierung. Hier bietet das Unternehmen abgestimmte Lösungen in den Bereichen Content Management, Workflow mit No-Code-Automatisierung, Signatur und Dokumenten- bzw. Datenerfassung.
„Mit Vasion Print konnten wir unsere IT-Kosten immens reduzieren, und die benutzerfreundliche Lösung hat die Anzahl der Support-Tickets um rund 90 % verringert. Insgesamt war das Projekt ein voller Erfolg und eine lohnende Investition. Vasion hat uns vollständig überzeugt, und wir ziehen bereits ein weiteres gemeinsames Projekt in Betracht“, so der Projektleiter der Bank.
Vasion bietet jedoch weit mehr als cloudbasiertes Druckmanagement, das Portfolio umfasst auch die Orchestrierung der Workflow-Automatisierung. Hier bietet das Unternehmen abgestimmte Lösungen in den Bereichen Content Management, Workflow mit No-Code-Automatisierung, Signatur und Dokumenten- bzw. Datenerfassung.
„Mit Vasion Print konnten wir unsere IT-Kosten immens reduzieren, und die benutzerfreundliche Lösung hat die Anzahl der Support-Tickets um rund 90 % verringert. Insgesamt war das Projekt ein voller Erfolg und eine lohnende Investition. Vasion hat uns vollständig überzeugt, und wir ziehen bereits ein weiteres gemeinsames Projekt in Betracht“, so der Projektleiter der Bank.