So spart ein globaler Logistiker mit Vasion Print Zeit und Ressourcen bei Lagerprozessen

 

Dieser Kunde von Vasion Print (früher PrinterLogic), ein erstklassiges Logistikunternehmen, hatte zum Ziel, den zeitlichen IT-Aufwand für das Installieren, Verwalten und Instandhalten von Druckern zu senken.

 

Mit dem Umstieg auf Vasion Print sparte das Unternehmen monatlich Dutzende Stunden ein und straffte den Druckablauf. Mittlerweile kann sich das IT-Team auf Wichtigeres konzentrieren und die freigewordene Zeit für weiterführende Schulungen und höherwertige Projekte nutzen.

 

Dieses erstklassige Logistikunternehmen möchte anonym bleiben. Es bieten Kunden in aller Welt integrierte Services für die Lieferkette.

 

Bei diesem Vasion-Kunden handelt es sich um ein global agierendes Supply-Chain-Unternehmen mit mehr als 50 Liegenschaften in den USA. In seinen Lagerhäusern und Büros nutzt es landesweit rund 1.500 Drucker, darunter 1.000 Zebra-Drucker, an denen häufig bis zu 20.000 Seiten pro Monat an Versandetiketten, Packlisten und Lieferscheinen gedruckt werden.

 

In der dynamischen Lager- und Logistikbranche zählt jede Minute. Ein leerer Lkw kann das Unternehmen Versäumnisgebühren oder Strafgelder kosten. Die Tatsache, dass im gesamten Lager zügig gedruckt werden kann, sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

 

Rachel, Desktop Services Manager im Unternehmen, erklärt es so: „Einen Drucker in der Nähe zu haben, der genau das ausdruckt, was in diesem Moment nötig ist, ist grundlegend wichtig.“

 

Die Drucker des Logistikunternehmens mussten händisch und umständlich verwaltet werden:

 

Sobald ein Mitarbeiter einen Drucker benötigte, musste sich das Supportteam auf dessen PC aufschalten, die notwendigen Anmeldedaten eingeben und den Drucker installieren. Pro Drucker konnten dafür mehr als fünf Minuten anfallen. Bei 1.400 PCs nahm die Druckerinstallation schnell viel Zeit in Anspruch.

 

 

„Bei jedem Druckerproblem mussten wir uns aus der Ferne am Server anmelden, den Druck-Spooler begutachten und herausfinden, ob da oder auf dem Server etwas den Vorgang aufhielt“, berichtet Rachel. „Ergab sich nichts, mussten wir im Warenlager-Managementsystem nach dem Problem suchen.“

 

Bei jedem neuen Warenlager musste das IT-Team einen neuen Server aufsetzen, Dutzende Drucker installieren, die richtigen Druckertreiber auf den Server laden und die IP-Reservierungen in den DHCP-Servern einrichten. „Bei 40 Druckern pro Gebäude wird es schnell mühsam“, so Rachel.

 

Auch die Serverwartung verschlang Zeit und band Ressourcen. Das Logistikunternehmen nutzte Druckserver auf Domänencontrollern für jedes einzelne Gebäude. Die Verwaltung und Aktualisierung war kompliziert. Das IT-Team musst dafür sorgen, dass der Druck-Spooler auf jedem Server funktionierte und deshalb ständig auf Fehler achten, die teure Verzögerungen verursachen konnten. „Dies für alle Gebäude zu leisten, war eine echte Herausforderung“, kommentiert Rachel.

 

All dies zusammengenommen verbrachte die IT-Abteilung jeden Monat Dutzende Stunden mit druckbezogenen Angelegenheiten.

 

Diese Zeit wollte sie lieber anderen Aufgaben widmen. Zum Beispiel Initiativen, die die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und dem Unternehmen einen Mehrwert verschaffen würden. „Wir wussten, dass wir diese Probleme angehen wollten. Unser Ziel war es, andere Dinge in den Vordergrund zu rücken. Drucker sollten nicht ständig unseren Zeitplan bestimmen“, erklärt Rachel.

 

Das Unternehmen entschied sich dafür, die gesamte Druckumgebung mithilfe von Vasion Print zentral zu verwalten. Vasion Print ergab laut Rachel „einfach Sinn“. „Sehr schnell war klar, dass dieses Tool die beste Lösung für uns ist.“

 

Vasion Print vereinfachte das Drucken erheblich.

 

„Es war einfach einzurichten und ist intuitiv zu bedienen. Jetzt können auch Laien selbst Drucker installieren“, berichtet Rachel. „Und falls nötig, kann der IT-Support den Fehler von zentraler Stelle aus einsehen und beheben. Das heißt, die Fehlersuche in mehreren Systemen ist vorbei.“

 

Innerhalb weniger Monate hatte das IT-Team mithilfe von Vasion Print-Berichten ungenutzte Drucker gefunden, die es abschaffen konnte. Aber auch stark frequentierte Drucker hatten sich gezeigt, die ein Upgrade brauchten. Anhand der erfassten Daten ließen sich auch die Druckausgaben optimieren.

 

„Zu Beginn erstaunte uns die Anzahl ungenutzter Drucker“, so Rachel. „Jetzt evaluieren wir anhand von Monatsberichten, wo Verbesserungsbedarf besteht“, ergänzt sie.

 

Über Maps lud die IT Grundrisse in die Umgebung, in denen die Drucker deutlich markiert waren. Mitarbeiter suchen im Self-Service-Portal von Vasion Print die richtigen Drucker und installieren sie. Dazu benötigen sie nur eigene Geräte, nicht aber die Hilfe der IT. So können die Mitarbeiter immer davon ausgehen, den richtigen Drucker zu nutzen, und die Abläufe im hektischen Logistikbetrieb kommen nicht ins Stocken.

 

„Unsere Gebäude haben bis zu 140.000 Quadratmeter, und die Drucker können dort überall sein. Per Klick auf die Karte wissen die Mitarbeiter genau, wo sie sind, und können den richtigen Drucker installieren. Es gibt auch Platz für Beschreibungen, zum Beispiel in welchem Büro sich ein Drucker befindet“, ergänzt Rachel.

 

Das Logistikunternehmen verfügt über den Vasion Print-Client auf dem vom Anbieter bereitgestellten Image, das heißt, es muss Vasion Print nicht einmal selbst installieren. „Die Lösung ist schon auf jedem PC, den wir erhalten“, sagt Rachel. „Drucken bereitet mir gar keine Kopfschmerzen mehr. Eine Sorge weniger.“

 

Seit sechs Jahren nutzt dieses Logistikunternehmen nun schon Vasion Print und ist sehr zufrieden damit. An keinem seiner Standorte nutzt es noch Druckserver und spart dadurch alle fünf Jahre mindestens 120.000 US-Dollar an Ersatzservern – und da sind die zusätzlichen Kosten durch Wartung und Updates nicht eingerechnet.

 

Doch Rachel und die anderen IT-Mitarbeiter begeistert etwas ganz anderes noch mehr: die Zeitersparnis, die ihren Arbeitsalltag verändert hat.

 

„Schon allein wegen der Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit kann ich jedem in meiner Position Vasion Print empfehlen. Kaum hatten wir einen Blick darauf geworfen, war die Sache für uns schon klar“, sagt sie.

 

Die Stunden, die früher für das Druckmanagement reserviert waren, nutzt das Team jetzt optimal.

 

Seit das Support-Desk-Team nicht mehr von druckbezogenen Tickets geflutet wird, konnten sich die Mitarbeiter bei anderen IT-Teams einiges abschauen. Dadurch können sie nun komplexere Sachverhalte eigenständig klären, anstatt sie weiterzuleiten. „Die Mitarbeiter konnten sich weiterbilden und Erfahrungen mit weiteren Systemen sammeln. Dazu war vorher keine Zeit“, ergänzt Rachel.

 

Zudem hatte die IT-Abteilung Gelegenheit, eine Reihe von Projekten abzuschließen, die dem Lagerbetrieb zugutekommen und die Arbeit erleichtern. Beispielsweise eine Überholung des HF-Systems, mit dem Staplerfahrer das Versandbüro per Tastendruck kontaktieren können, ohne ein Funksystem zu benötigen. „Wir sind immer bestrebt, die Arbeit zu vereinfachen und Neues auszuprobieren. Vorher hatten wir dazu keine Zeit. Und nun profitieren unsere Mitarbeiter ständig von neuen Funktionen“, so Rachel.