Wie Graham mit Vasion Print Tickets für die Druckereinrichtung abgeschafft hat

Das Bauunternehmen Graham benötigte eine bessere Lösung für die Druckerverwaltung: Die Verwaltung der Druckserver verschlang viele Stunden und verursachte oft Verzögerungen. Durch den Wechsel zu Vasion Print (ehemals PrinterLogic) reduzierte Graham die Anzahl der Helpdesk-Tickets für Drucker, sparte über 6.000 CAD jährliche Serverkosten und entlastete sein IT-Team, das nun mehr Zeit für strategischere Aufgaben hat.

Graham ist ein Bauunternehmen in Mitarbeiterbesitz, das allgemeine Bau- und Planungsleistungen, Baumanagement und ÖPP-Dienstleistungen für die Bereiche Gebäude, Industrie und Infrastruktur anbietet.

Als großes Bauunternehmen mit über 300 laufenden Projekten in ganz Nordamerika verwendet Graham über 300 Drucker, darunter mehrere auf jeder Baustelle und in den 23 festen Niederlassungen des Unternehmens.

Jede Baustelle benötigt Drucker, damit Architekten, Ingenieure und Vorarbeiter problemlos Pläne und Baubeschreibungen ausdrucken und sie überallhin mitnehmen können, wo sie benötigt werden.

Nick Turvey leitet als Director of IT Services von Graham und ein 19-köpfiges Team, das für sämtliche Services für das Unternehmen mit seinen 3.500 Mitarbeitern bereitstellt. Er überwacht alles von der Service-Hotline über die Netzwerkbereitstellung bis hin zur Beschaffung von PCs.
Das Drucken war für das IT-Team ein kleiner, aber oft frustrierender Aufgabenbereich.

Das Verwalten von Druckservern und Treibern sowie das Beheben von Druckerproblemen für die gesamte Organisation war zeitaufwändig und ineffizient. Turvey schätzt, dass das IT-Team jeden Monat mindestens fünf Stunden für Drucker aufwenden musste und dass wöchentlich 10 bis 20 druckerbezogene Tickets im Servicedesk auftauchten.

Die meisten Druckerprobleme sind zwar einfach zu beheben, aber viele Mitarbeiter von Graham arbeiten nicht im Büro, was die Lösung selbst einfacher Probleme erschwert. Turvey erläutert: „Unsere Kunden arbeiten in Containern auf Baustellen. Sie sitzen nicht neben dem Drucker. Also mussten wir zur Behebung jedes Druckproblems erst die Kunden kontaktieren und uns mit ihnen absprechen. Es war sehr zeitaufwändig.“

In der Bauindustrie führen Druckverzögerungen zu Projektverzögerungen.

„Jedes Mal, wenn man auf etwas warten muss, kann sich das ganze Projekt verzögern. Man kann zwar Spezifikationen auf einem Bildschirm ansehen, aber nicht einfach mit auf die Baustelle nehmen, insbesondere wenn man einen Desktop-Computer verwendet“, so Turvey.

 

Da die Druckanforderungen auf jeder Baustelle anders sind, braucht Graham auch an jedem Ort andere Drucker. Zusätzlich wurde die Druckserver-Verwaltung durch unterschiedliche Treiber verkompliziert. Ein falsch konfigurierter Treiber konnte zu fehlerhaften Druckaufträgen führen, von denen Hunderte Seiten gleichzeitig betroffen waren. Dementsprechend hoch war die Frustration der Nutzer.

Außerdem wurden Druckaufträge durch langsame Internetverbindungen verzögert. „Bei Verbindungsproblemen schlugen Druckaufträge fehl und der Kunde musste von vorne beginnen. Das war schwierig“, so Turvey.

Die cloudbasierte serverlose SaaS-Drucklösung von Vasion Print gibt Graham sofort einen Überblick über alles Wichtige.

Dank zentral verwaltetem IP-Direktdruck ist das Unternehmen nicht mehr auf eine Internetverbindung zum Drucken angewiesen. Verzögerungen bei Druckaufträgen gehören daher komplett der Vergangenheit an.

 

Mithilfe der Vorlagen von Vasion Print richtete Graham Standardformate für verschiedene Druckermodelle ein. Endbenutzer müssen sich nicht mehr um fehlerhaft konfigurierte Druckaufträge kümmern, die Papier und Zeit verschwenden.

„Mit Vasion Print konnten wir für unsere Endbenutzer sehr schnell und einfach Standardeinrichtungen erstellen“, so Turvey.

Als IT-Leiter stellt Turvey mit Microsoft Intune ein Standard-Image auf Geräten bereit. So fügt er Vasion Print-Erweiterungen für jedes Computer-Build hinzu. „Wenn Benutzer einen Computer bekommen, dauert es nur 30 Minuten, bis sie alle wichtigen Funktionen eingerichtet haben, einschließlich Vasion Print. Sie richten E-Mails ein, wählen die Drucker aus, und das war's. Wir müssen nicht mehr ermitteln, welchen Drucker sie brauchen. Alles steht sofort bereit. Das ist ausgesprochen hilfreich für mich und sicher auch für unsere Mitarbeiter“, fasst Turvey zusammen.

Mit dem Self-Service-Installationsportal von Vasion Print richten Graham-Mitarbeiter ihre Drucker mit nur wenigen Klicks ein, ohne die IT um Hilfe bei der Druckerinstallation oder sonstigen Problemen bitten zu müssen. Das Portal erkennt die Standorte der Benutzer anhand ihrer IP-Adressen und zeigt einen Grundriss mit verfügbaren Druckern an.

„Unsere Benutzer können alles selbst erledigen, sodass sie kein Ticket erstellen und auf einen Rückruf aus der IT-Abteilung warten müssen. Alles ist sofort einsatzbereit“, so Turvey.

Turvey nutzt das Portal, um Drucker einzurichten, wenn er andere Niederlassungen besucht. „Wenn ich in einem anderen Büro ankomme, muss ich einfach nur die Vasion Print-Anwendung in der Taskleiste öffnen und schon bin ich startklar“, erläutert er.

Im vergangenen Jahr wechselte Graham von der lokalen zur cloudbasierten Version von Vasion Print. In der Übergangsphase erlebte Turvey aus erster Hand, wie sehr die Benutzer auf Vasion Print angewiesen waren.

„Wenn der Druck auch nur für sehr kurze Zeit ausfiel, sorgte das bei unseren Benutzern für Frust“, sagt Turvey. „In manchen Tickets kam die Beschwerde: ‚Wo ist Vasion Print? Ist es verschwunden?‘ Sie wussten nicht, wie sie ohne Vasion Print einen Drucker einrichten sollten.“

Vasion Print hat Graham geholfen, Druckserver vollständig abzuschaffen und der IT-Abteilung um mindestens 60 Stunden pro Jahr zu entlasten. Das sind jährlich mindestens 6.000 CAD weniger Server- und Verwaltungskosten.

Das Einrichten eines neuen Druckers ist jetzt in weniger als 15 Minuten erledigt. Früher dauerte es mindestens 45 Minuten, eine Warteschlange einzurichten und die Treiber herunterzuladen und zu testen. Für ein Unternehmen mit über 300 Druckern summiert sich diese Zeit schnell.

Helpdesk-Tickets zur Druckereinrichtung gehören der Vergangenheit an. „Wir erhalten keine Support-Tickets für die Druckereinrichtung mehr. Es funktioniert einfach so“, so Turvey.

Das IT-Team hat nun mehr Zeit, sich um wichtigere Angelegenheiten zu kümmern. Dazu gehören die Verwaltung von über 300 Anwendungen und das schnelle Beheben von Netzwerkausfällen, um die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb zu minimieren.

„Die Behebung eines Druckproblems kann zeitaufwändig sein, schafft aber aus meiner Sicht keinen Mehrwert, da Drucken eine Grundfunktion ist“, so Turvey. „Durch weniger Drucktickets können meine Mitarbeiter mehr wertschöpfenden Support leisten.“

Für Nick Turvey und den Rest des Graham-Teams wäre die Arbeit ohne Vasion Print schwieriger.

 

„Vasion Print ist wahrscheinlich eine der besten Lösungen, mit denen ich in meinen 30 Jahren im IT-Bereich gearbeitet habe. Meine Nutzer vertrauen und schätzen Vasion Print, weil sie damit im Handumdrehen alles Wichtige erledigen können.“