FALLSTUDIE
KAEFER Australia druckt mit Vasion Print 5-mal schneller
Die häufigste Nutzerbeschwerde in der Vergangenheit war das verzögerte Drucken bei größeren Dateien. Heute hören wir kein negatives Feedback mehr.
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Lian Ping Tan, IT-Teamleiter, APAC, KAEFER Australia
Die Fakten
5x
schneller drucken
75 %
geringere Lizenzkosten
Zusammenfassung
Herausforderungen
- Spooling-Verzögerungen, verursacht durch Druckserver, die Tausende Kilometer entfernt standen
- Reduzierung unnötiger Farbdrucke, um die Druckkosten zu senken
Lösung
• Umstellung auf serverloses Drucken, um Sofortdruck zu ermöglichen
• Self-Service-Drucklösung und unauffällige Bereitstellung im Hintergrund entlasten IT-Administratoren
• Detaillierte Berichte, um unnötige Ausdrucke in Farbe nachzuverfolgen und zu reduzieren
• Self-Service-Drucklösung und unauffällige Bereitstellung im Hintergrund entlasten IT-Administratoren
• Detaillierte Berichte, um unnötige Ausdrucke in Farbe nachzuverfolgen und zu reduzieren
Ergebnisse
• Sofortdruck und keine Spooling-Verzögerungen mehr
• Jeden Monat Einsparung von mehreren IT-Adminstunden
• Kosteneinsparungen bei unnötigen Farbdrucken
• 75 % geringere Lizenzkosten
• Jeden Monat Einsparung von mehreren IT-Adminstunden
• Kosteneinsparungen bei unnötigen Farbdrucken
• 75 % geringere Lizenzkosten
Der Kunde: KAEFER Australia
Branche
Bauwesen
KAEFER Australia gehört zur KAEFER-Gruppe, einem international führenden Bauunternehmen, das umfassende Leistungen wie schlüsselfertiges Bauen, Instandhaltung und Asset-Integrity-Services für die Branchen Bergbau, Energieversorgung, Industrie, Schifffahrt, Verteidigung, Behörden und Bauwesen bietet.
Die Herausforderung
Verstreute Arbeitsorte und langsame Verbindungen
Das Bau- und Planungsunternehmen KAEFER betreibt Projekte und Baustellen in ganz Australien.
Viele dieser Arbeitsorte befinden sich in entlegenen Regionen mit eingeschränktem oder fehlendem Internetzugang. Dort, wo Internet vorhanden ist, schränkt KAEFER elektronische Geräte oft aus Sicherheits- und Vertraulichkeitsgründen ein. KAEFER ist gemäß ATEX-1 für die Arbeit in explosionsgefährdeten Bereichen zertifiziert und darf entsprechend in Gasanlagen und anderen Gefahrenbereichen arbeiten.
Ohne zuverlässigen Zugriff auf Dokumente auf Tablets und Laptops müssen die Mitarbeiter von KAEFER jeden Monat Tausende Seiten Papier ausdrucken, darunter Arbeitspakete, Baudokumente und Zeichnungen, die sie mit auf die Baustelle nehmen können.
Doch das Drucken war nicht ohne Herausforderungen.
Der Einsatz von Druckservern an jedem Standort erwies sich als kostspielig und unpraktisch. KAEFER probierte eine Lösung aus, aber die Lösung war teuer und basierte auf einem einzigen zentralen Server in Perth. Dadurch kam es immer wieder zu Spooling-Verzögerungen an meilenweit entfernten KAEFER-Standorten.
Lian Ping Tan, KAEFERs IT-Leiter für den Raum APAC, schätzt, dass das Spooling einzelner Druckaufträge in manchen Fällen mehr als fünf Minuten dauerte.
„Die Benutzer klagten über Verzögerungen, vor allem, wenn sie große Dateien ausdrucken wollten. Dann mussten sie sehr lange warten. Kamen an einem solchen Tag noch WLAN-Probleme hinzu oder war der Netzwerkverkehr allgemein sehr hoch, konnte es noch viel länger dauern“, erklärt er.
Auch das Drucken war kostenintensiv. Tan schätzt, dass das Unternehmen Monat für Monat an einem einzigen Standort ganze 15.000 AUD für das Drucken ausgab. Eine der größten Ausgaben waren unnötige Farbdrucke, aber KAEFER hatte keine Möglichkeit, diese nachzuverfolgen, und konnte sie so auch nicht reduzieren.
Viele dieser Arbeitsorte befinden sich in entlegenen Regionen mit eingeschränktem oder fehlendem Internetzugang. Dort, wo Internet vorhanden ist, schränkt KAEFER elektronische Geräte oft aus Sicherheits- und Vertraulichkeitsgründen ein. KAEFER ist gemäß ATEX-1 für die Arbeit in explosionsgefährdeten Bereichen zertifiziert und darf entsprechend in Gasanlagen und anderen Gefahrenbereichen arbeiten.
Ohne zuverlässigen Zugriff auf Dokumente auf Tablets und Laptops müssen die Mitarbeiter von KAEFER jeden Monat Tausende Seiten Papier ausdrucken, darunter Arbeitspakete, Baudokumente und Zeichnungen, die sie mit auf die Baustelle nehmen können.
Doch das Drucken war nicht ohne Herausforderungen.
Der Einsatz von Druckservern an jedem Standort erwies sich als kostspielig und unpraktisch. KAEFER probierte eine Lösung aus, aber die Lösung war teuer und basierte auf einem einzigen zentralen Server in Perth. Dadurch kam es immer wieder zu Spooling-Verzögerungen an meilenweit entfernten KAEFER-Standorten.
Lian Ping Tan, KAEFERs IT-Leiter für den Raum APAC, schätzt, dass das Spooling einzelner Druckaufträge in manchen Fällen mehr als fünf Minuten dauerte.
„Die Benutzer klagten über Verzögerungen, vor allem, wenn sie große Dateien ausdrucken wollten. Dann mussten sie sehr lange warten. Kamen an einem solchen Tag noch WLAN-Probleme hinzu oder war der Netzwerkverkehr allgemein sehr hoch, konnte es noch viel länger dauern“, erklärt er.
Auch das Drucken war kostenintensiv. Tan schätzt, dass das Unternehmen Monat für Monat an einem einzigen Standort ganze 15.000 AUD für das Drucken ausgab. Eine der größten Ausgaben waren unnötige Farbdrucke, aber KAEFER hatte keine Möglichkeit, diese nachzuverfolgen, und konnte sie so auch nicht reduzieren.
KAEFER musste diese Druckverzögerungen für seine Benutzer aus der Welt schaffen und gleichzeitig unnötige Druckkosten senken.
Die Benutzer klagten über Verzögerungen, vor allem, wenn sie große Dateien ausdrucken wollten. Dann mussten sie sehr lange warten. Kamen an einem solchen Tag noch WLAN-Probleme hinzu oder war der Netzwerkverkehr allgemein sehr hoch, konnte es noch viel länger dauern.
Die Lösung
Serverloses Drucken
Anstatt an jedem Standort einen Druckserver zu installieren, entschied sich KAEFER Australia, mit Vasion Print (früher PrinterLogic) auf serverloses Drucken umzusteigen. Serverloses Drucken ist schneller und effizienter für Endbenutzer.
„Jetzt, wo Druckaufträge nicht erst an einen Remote-Druckserver geleitet und gespoolt werden müssen, geht das Drucken viel schneller“, freut sich Tan.
Neben der Geschwindigkeit ist der zweite große Vorteil der neuen Lösung, dass die Benutzer Drucker dank Self-Service-Druck eigenständig hinzufügen können. In der Vergangenheit mussten IT-Mitarbeiter zum Installieren eines Druckers immer erst ein Administratorkennwort eingeben. Nicht jeder Standort war mit Active Directory verbunden, was bedeutete, dass das Administratorkennwort in manchen Fällen nicht funktionierte. Dann musste das IT-Team eine Verbindung zum VPN oder remote zum Desktop des Teammitglieds herstellen, um den Drucker installieren zu können.
Mit Vasion Print gehört all das der Vergangenheit an.
„Nun sind zum Installieren von Druckern keine Administratorrechte mehr nötig, sodass es viel einfacher und schneller geht“, so Tan. „Bei der Einarbeitung unserer Mitarbeiter geben wir ihnen eine Anleitung. Das spart unserem Team eine Menge Zeit.“
Jeder Drucker ist beschriftet, sodass die Benutzer den richtigen finden und mit wenigen Klicks installieren können. „Die Benutzer sehen, wo sich die Drucker befinden, und können die Seriennummer in Vasion Print einsehen. Es ist ziemlich selbsterklärend“, ergänzt Tan.
Wenn Mitarbeiter zwischen Standorten wechseln müssen, stellt Vasion Print die Drucker automatisch nach IP-Adresse bereit.
„Die Drucker werden automatisch installiert. Der Benutzer muss nichts weiter tun. Sobald der erste Drucker installiert ist, wird jedes Mal, wenn er zu einem neuen Standort wechselt, der neue Drucker installiert.“
„Jetzt, wo Druckaufträge nicht erst an einen Remote-Druckserver geleitet und gespoolt werden müssen, geht das Drucken viel schneller“, freut sich Tan.
Neben der Geschwindigkeit ist der zweite große Vorteil der neuen Lösung, dass die Benutzer Drucker dank Self-Service-Druck eigenständig hinzufügen können. In der Vergangenheit mussten IT-Mitarbeiter zum Installieren eines Druckers immer erst ein Administratorkennwort eingeben. Nicht jeder Standort war mit Active Directory verbunden, was bedeutete, dass das Administratorkennwort in manchen Fällen nicht funktionierte. Dann musste das IT-Team eine Verbindung zum VPN oder remote zum Desktop des Teammitglieds herstellen, um den Drucker installieren zu können.
Mit Vasion Print gehört all das der Vergangenheit an.
„Nun sind zum Installieren von Druckern keine Administratorrechte mehr nötig, sodass es viel einfacher und schneller geht“, so Tan. „Bei der Einarbeitung unserer Mitarbeiter geben wir ihnen eine Anleitung. Das spart unserem Team eine Menge Zeit.“
Jeder Drucker ist beschriftet, sodass die Benutzer den richtigen finden und mit wenigen Klicks installieren können. „Die Benutzer sehen, wo sich die Drucker befinden, und können die Seriennummer in Vasion Print einsehen. Es ist ziemlich selbsterklärend“, ergänzt Tan.
Wenn Mitarbeiter zwischen Standorten wechseln müssen, stellt Vasion Print die Drucker automatisch nach IP-Adresse bereit.
„Die Drucker werden automatisch installiert. Der Benutzer muss nichts weiter tun. Sobald der erste Drucker installiert ist, wird jedes Mal, wenn er zu einem neuen Standort wechselt, der neue Drucker installiert.“
Die Drucker werden automatisch installiert. Der Benutzer muss nichts weiter tun. Sobald der erste Drucker installiert ist, wird jedes Mal, wenn er zu einem neuen Standort wechselt, der neue Drucker installiert.
Das IT-Team muss nicht bei jeder Druckinstallation noch zusätzlich Druckertreiber installieren und kann die gesamte Druckinfrastruktur des Unternehmens über eine zentrale Konsole verwalten. Bei 500 Benutzern wird der gesamte Prozess viel einfacher.
„Jetzt muss ich nur die Hauptkonsole öffnen und den Druckertreiber aktualisieren. Wenn sich ein Benutzer anmeldet oder die Konfiguration aktualisiert, erhält er den Druckertreiber automatisch“, so Tan. „Das ist besonders praktisch, wenn wir zu einer anderen Druckermarke wechseln.“
„Jetzt muss ich nur die Hauptkonsole öffnen und den Druckertreiber aktualisieren. Wenn sich ein Benutzer anmeldet oder die Konfiguration aktualisiert, erhält er den Druckertreiber automatisch“, so Tan. „Das ist besonders praktisch, wenn wir zu einer anderen Druckermarke wechseln.“
Weniger Farbdrucke
Lian Ping Tan hat die Standard-Druckeinstellungen auf Schwarz-Weiß voreingestellt. Wenn Benutzer nun etwas in Farbe drucken möchten, müssen sie die Einstellung manuell ändern. „Manche Benutzer drucken immer alles farbig und anhand der Berichte können wir das nun nachverfolgen“, erklärt er.
Das IT-Team von KAEFER kann außerdem sehen, welche Standorte und Abteilungen farbig drucken, und die Benutzer dazu anhalten, möglichst in Schwarz-Weiß zu drucken, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und das Verantwortungsbewusstsein zu stärken.
Die erweiterten Berichte von Vasion Print zeigen dem IT-Team, wie viele Seiten gedruckt werden, sodass es die Kosten für Druckermieten und Abrechnungen besser abschätzen kann.
Das IT-Team von KAEFER kann außerdem sehen, welche Standorte und Abteilungen farbig drucken, und die Benutzer dazu anhalten, möglichst in Schwarz-Weiß zu drucken, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und das Verantwortungsbewusstsein zu stärken.
Die erweiterten Berichte von Vasion Print zeigen dem IT-Team, wie viele Seiten gedruckt werden, sodass es die Kosten für Druckermieten und Abrechnungen besser abschätzen kann.
„Wir nennen die Weboberfläche unseren Schrittzähler fürs Drucken“, erklärt Tan. „Sie enthält alle Informationen, die wir brauchen.“
Die Ergebnisse
Kosten unter Kontrolle und verzögerungsfreies Drucken
Dank den Berichten von Vasion Print behält das IT-Team von KAEFER Australia die Druckkosten im Auge und kann unnötige Farbdrucke reduzieren. Eine Lizenz zu Vasion Print hinzuzufügen, ist im Durchschnitt 75 % günstiger als das, was ein führender Wettbewerber von Vasion für das serverbasierte Druckmanagement verlangt.
Der Umstieg auf den zentral verwalteten, serverlosen direkten IP-Druck hat dem IT-Team von KAEFER vieles erleichtert:
„Die Bereitstellung ist jetzt wesentlich einfacher, da wir nicht an jedem Standort erst einen Server installieren müssen. Auch Änderungen lassen sich leichter bewerkstelligen. Wir können Drucker auf Basis des IP-Bereichs löschen, hinzufügen und bereitstellen.“ Tan muss nicht länger Zeit mit der Installation von Druckern auf den Computern seiner Benutzer verschwenden – all das geht automatisch. „Ohne Vasion Print wäre das Drucken komplizierter und zeitaufwendiger.“
Der Umstieg auf den zentral verwalteten, serverlosen direkten IP-Druck hat dem IT-Team von KAEFER vieles erleichtert:
„Die Bereitstellung ist jetzt wesentlich einfacher, da wir nicht an jedem Standort erst einen Server installieren müssen. Auch Änderungen lassen sich leichter bewerkstelligen. Wir können Drucker auf Basis des IP-Bereichs löschen, hinzufügen und bereitstellen.“ Tan muss nicht länger Zeit mit der Installation von Druckern auf den Computern seiner Benutzer verschwenden – all das geht automatisch. „Ohne Vasion Print wäre das Drucken komplizierter und zeitaufwendiger.“
Ohne Vasion Print wäre das Drucken wesentlich komplizierter und zeitaufwendiger.
Auch die Benutzer sind zufriedener: Selbst umfangreiche Druckaufträge lassen sich in weniger als einer Minute ausdrucken und Spooler-Probleme gehören der Vergangenheit an. „Die häufigste Nutzerbeschwerde in der Vergangenheit war das verzögerte Drucken bei größeren Dateien. Heute hören wir kein negatives Feedback mehr”, freut sich Tan.