Das Geschäftsproblem – kommt es Ihnen bekannt vor?
Aus der Perspektive eines Endbenutzers ist das Drucken einfach – auf „Drucken“ klicken und das Dokument am nächstgelegenen Drucker abholen. Was dafür erforderlich ist, das Drucken in Unternehmensumgebungen so einfach erscheinen zu lassen, wissen sie nicht. Sie wissen nicht, dass IT-Abteilungen Hunderte von Druckern und Tausende von Arbeitsstationen verwalten, die diesen Druckern an verschiedenen Standorten zugeordnet sind.
Laut Quocirca 2024 geben 49 % der Organisationen an, dass die IT-Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Druckertreibern die größte Herausforderung darstellen, gefolgt von der Komplexität der Druckertreiberbereitstellung (49 %)*.
Organisationen verlassen sich auf Gruppenrichtlinienobjekte (GPOs), um dieses Bereitstellungsproblem zu lösen, aber diese verkomplizieren das Problem weiter. GPOs erfordern komplexe Berechtigungen zur Verwaltung, führen zu langen Anmeldezeiten und können Bereitstellungs- und Druckprobleme verursachen.
Eine weitere Frustquelle ist ihre begrenzte Reichweite innerhalb einer Organisation – ein GPO kann ein Windows-Betriebssystem erreichen, aber nicht Mac, Linux oder Citrix. Diese Einschränkung erfordert, dass die IT mehrere Bereitstellungen für verschiedene Betriebssysteme verwalten muss, wobei jede einen anderen IT-Ansatz erfordert.
All dies wird innerhalb einer Druckserver-Infrastruktur verwaltet, was die Bereitstellung weiter verkompliziert, zusätzliches Management erfordert, IT-Ressourcen bindet, Kosten steigert und Risiken schafft. Sicherheitsupdates, Funktionsverbesserungen und sogar das Umbenennen oder Verschieben eines Druckers innerhalb einer Druckserver-Umgebung erfordern, dass die IT verschiedene Arbeitsstationen konfiguriert, entweder manuell oder mit einem Skript, und es auf den Druckservern umbenennt.
Weitere Frustrationen treten auf, wenn Endbenutzer die Niederlassung wechseln. Wenn der Helpdesk nicht für den Druck-Support verfügbar ist, kann dies den Endbenutzer daran hindern, eine wichtige Aufgabe abzuschließen, wie z. B. das Drucken eines Angebots, Vertrags oder eines Schreibens, das in einem Meeting unterzeichnet werden soll.
Diese Probleme machen die Verwaltung und Bereitstellung von Druckern und Treibern zu einer großen Herausforderung für die IT.
Das Geschäftsproblem – kommt es Ihnen bekannt vor?
Vasion Print vereinfacht die Verwaltung von Druckern und Treibern, indem es Druckserver überflüssig macht und die Umgebung in zentral verwalteten IP-Direktdruck überführt. Die Lösung bietet eine webbasierte Admin-Konsole zur Konfiguration von Druckertreibern, Definition von Bereitstellungsregeln und Bereitstellung der richtigen Treiber am richtigen Arbeitsplatz (und zwar ohne komplizierte Skripte und Gruppenrichtlinienobjekte) – und all das von einer einzigen Benutzeroberfläche aus.
Es unterstützt viele Versionen von Windows (32 und 64 Bit), Mac, Linux und virtuelle Desktop-Umgebungen (Citrix und VMware). Es unterstützt auch native oder universelle Druckertreiber, was IT-Organisationen die größtmögliche Flexibilität und Kompatibilität für die Konfiguration und Verwaltung von Druckertreibern bietet.
Hier sind vier Schritte, um die Verwaltung von Druckern und Treibern zu vereinfachen:
- Übergang und Einrichtung vereinfachen — Importieren Sie automatisch Ihre vorhandenen Druckerobjekte und entfernen Sie alle Druckserver. Fügen Sie ganz einfach alle Drucker und Geräte unabhängig vom Hersteller oder Modell hinzu.
- Verwaltung optimieren — Zentral verwalten Sie Druckerobjekte, Treiber, Profile und Einstellungen von unserer Admin-Konsole aus. Erhalten Sie Einblick in alle Benutzer, Geräte und mehr von einer zentralen Oberfläche aus.
- Updates effizient verwalten — Stellen Sie neue Drucker, Updates und Änderungen bei Endbenutzern bereit – ohne Skripting oder Gruppenrichtlinienobjekte, ganz nach dem Zeitplan Ihres Teams. Sorgen Sie mit automatischen Updates für die Sicherheit der Umgebung.
- Benutzerzugriffseinrichtung verbessern — Konfigurieren Sie schnell den Druckerzugriff für alle Benutzer, unabhängig von deren Standort oder Gerät. Machen Sie sie mittels Self-Service-Optionen für die Fehlerbehebung weniger abhängig von der IT-Abteilung.
Was früher Stunden dauerte, wird mit diesen einfach umzusetzenden Schritten nur noch Minuten dauern:
Wir konnten die Druckkosten senken, indem wir die Anzahl unserer Drucker senkten. Dann beschlossen wir, auch die Anzahl der Druckserver zu reduzieren. PrinterLogic (jetzt Vasion Print) ist tatsächlich das einfachste Tool zur Installation, Bereitstellung und Bereinigung.
Als wir drei neue Einrichtungen eröffneten und 20 bis 30 Drucker pro Standort konfigurierten, haben wir einfach die Daten aus PrinterLogic (jetzt Vasion Print) exportiert und die Namen geändert, um den neuen Standort widerzuspiegeln. Dadurch sank die Bereitstellungszeit von drei Tagen auf eine Stunde.
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Übergang und Einrichtung vereinfachen
Die Vasion Print Admin Console ermöglicht es IT-Profis, Druckerdetails (wie Druckernamen, Standorte und Eigenschaften) einfach zu verwalten. IT-Administratoren können auch Treiber verwalten und Druckprofile basierend auf kostensparenden Maßnahmen erstellen, wie z. B. Duplex- und Graustufen-Druck.
Darüber hinaus können sie Druckertreiber einfach über die automatische Bereitstellung (unter Verwendung von Kriterien wie IP-Adresse, IdP-Gruppenmitgliedschaft, Active Directory-Benutzername, Computer, Organisationseinheit und Hostname) oder durch Veröffentlichung über das Self-Service-Installationsportal bereitstellen, wo Endbenutzer ihre eigenen Drucker intuitiv mit einem einzigen Klick installieren können.
Um loszulegen, verwenden Sie Ihr bevorzugtes Bereitstellungstool, um den Printer Installer Client auf den Arbeitsstationen Ihrer Endbenutzer zu installieren. Der Client installiert Druckertreiber, konfiguriert Drucker und sammelt Druckauftragsdaten, ohne Berechtigungen verwalten zu müssen. Er konvertiert außerdem alle vorhandenen Drucker, die mit Druckservern verbunden sind, in zentral verwaltete IP-Drucker. Die Konvertierung behält den Standarddrucker und die individuellen Druckereinstellungen (einschließlich Name, Kommentare, Standort und Druckertreiber) bei.
Sobald Sie Drucker von Druckservern importiert oder eigene definiert haben, können Sie sie mit der zentral verwalteten Admin-Konsole verwalten.
Auf der linken Seite der Konsole befindet sich eine Baumansicht, in der IT-Administratoren Drucker organisieren, normalerweise nach Standort (Land, Bundesland oder Region – sogar so granular wie Gebäude- und Stockwerkstandort).
Der Registerkarte „Allgemein“ kann verwendet werden, um den Drucker zu benennen, damit IT und Endbenutzer schnell seine Eigenschaften identifizieren können. Dazu gehört die Vergabe eines Namens und Standorts für den Drucker sowie die Auflistung der spezifischen Druckereigenschaften, wie z. B. ob er Duplex- oder Farbdruck unterstützt. Ein Druckwert kann auch für Graustufen- und Farbkopien zugewiesen werden, um die mit einem bestimmten Drucker verbundenen Kosten nachverfolgen zu können. Auf der Registerkarte „Port“ können den Druckern IP-Adressen oder DNS-Namen und Portnummern zugewiesen werden.
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Verwaltung optimieren
Vasion Print kategorisiert Druckertreiber nach 32- und 64-Bit-Architekturen sowie Betriebssystemen. Diese integrierte Multi-Architektur-Unterstützung für Windows-, Mac- und Linux-Endbenutzer-Workstations (sogar Citrix- und VDI-Umgebungen) gewährleistet eine vollständige und zuverlässige Druckfunktion auch in gemischten Betriebssystemumgebungen. Es unterstützt auch native oder universelle Druckertreiber, was IT-Organisationen die größtmögliche Flexibilität und Kompatibilität für die Konfiguration und Verwaltung von Druckertreibern bietet. In einer Dropdown-Liste können Sie leicht alle Treiber sehen, die mit jeder einzelnen Architektur und jedem Betriebssystem kompatibel sind. Vasion Print wischt alle Bedenken hinsichtlich der Installation des falschen Treibers auf der falschen Architektur vom Tisch, da beide Architekturen nebeneinander existieren können.
Es ist einfach, Druckertreiber hinzuzufügen: Klicken Sie einfach auf „Neuen Treiber hochladen“, und die Dialogfelder führen Sie durch den Prozess der Auswahl und des Hochladens Ihrer ausgewählten Druckertreiber zu Vasion Print.
Es gibt ein vollständiges Repository aller Druckertreiber und ihrer zugehörigen Profile, unabhängig von Plattform oder Betriebssystem. Um dies zu sehen, klicken Sie auf „Treiber/Profil-Repository verwalten“. Dies bietet eine einfache Möglichkeit, bestehende Treiber mit neueren Versionen zu aktualisieren. Die bekannte Schwierigkeit dieser Aufgabe ist eine besondere Herausforderung, der Organisationen gegenüberstehen, wobei 38 % angeben, dass potenzielle Sicherheitsrisiken aufgrund nicht aktualisierter Treiber ihnen Sorge bereiten. Bei Organisationen mit über 1.000 Mitarbeitern haen diesen Sorge sogar 43 %.* Jetzt können Sie mit einem Klick Treiber hochladen, ersetzen oder löschen. Gruppenrichtlinienobjekte und Skripte sind nicht mehr erforderlich, da der Vasion Print Client sicherstellt, dass Änderungen automatisch an die mit diesem Treiber verbundenen Arbeitsstationen übertragen werden.
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Updates effizient verwalten
IT kann Zeit und Geld sparen und das Drucken für Endbenutzer vereinfachen, indem eindeutige Profile für jeden Druckertreiber festgelegt werden, wie z. B. beidseitiges Drucken, Farbe, DPI, Papiergröße, Papierzufuhr und andere Endverarbeitungsoptionen.
Beim Importieren von Druckertreibern von Druckservern werden alle Profile in die Konvertierung einbezogen. Auf der Registerkarte Treiber/Profile können Sie diese Profile aktualisieren oder neue hochladen. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein neues Profil basierend auf dem nativen Druckertreiber zu erstellen oder zu ändern. Durch Klicken auf „Hinzufügen“ wird der Druckertreiber vorübergehend installiert und der Einstellungsdialog für diesen Drucker geöffnet. Wählen Sie einfach die gewünschten Einstellungen im Dialog aus (einschließlich Papierfach, Farbe oder Schwarzweiß, Simplex oder Duplex und Druckqualität). Diese Einstellungen werden im Profil gespeichert, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben.
Die Profil-Auswahlliste spiegelt die aktuellen Profile wider, die von Administratoren für diesen Treiber erstellt wurden. Durch die Auswahl eines Profils wird dieses dann zum Ausgangsprofil, das beim Bereitstellen des Druckertreibers auf Arbeitsstationen verwendet wird.
Vasion Print sperrt keine Profile, was es den Benutzern ermöglicht, Profile bei Bedarf zu überschreiben. Im Abschnitt „Profiloptionen“ der Treiber/Profile-Registerkarte können Sie jedoch das Profil so konfigurieren, dass es sich jedes Mal auf das ausgewählte Profil zurücksetzt, wenn sich ein Benutzer anmeldet oder ein neuer Druckauftrag ausgelöst wird. Wenn ein Benutzer oder eine Abteilung kontinuierlich Profile überschreibt, sind diese Trends in einem Nutzungsbericht sichtbar.
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Benutzerzugriffseinrichtung verbessern
Vasion Print implementiert Druckertreiber entweder über die automatische Bereitstellung oder das Self-Service-Installationsportal. Die automatische Bereitstellung ist eine Push-Installation mit dem Printer Installer Client. Das Self-Service-Installationsportal ist eine Pull-Installation und ermöglicht es Mitarbeitern, einen Drucker eigenständig ohne Hilfe des Helpdesks zu installieren. Das Portal unterstützt auch diejenigen, die einfach einen zusätzlichen oder sogar einen anderen Drucker installieren möchten als den, der ursprünglich über eine automatische Bereitstellung installiert wurde.
Option 1: Automatische Bereitstellung
Um Bereitstellungsregeln zu verwalten, wählen Sie einen Drucker im Baumansicht aus und klicken Sie auf die Registerkarte „Bereitstellung“. Klicken Sie im rechten Bereich auf „Hinzufügen“. Eine Dropdown-Liste ermöglicht es Ihnen, Druckertreiber mithilfe von IdP-Benutzern oder -Gruppen, Active Directory (Benutzer, Computer, Gruppe, Container oder OU), IP-Adressbereich, Hostname, MAC-Adresse oder einer Kombination dieser sogenannten „Erweiterten Gruppen“ bereitzustellen.
Diese flexiblen Optionen ermöglichen es, Druckerbereitstellungen anhand von Endbenutzerdetails wie Aufgabenfunktion oder physischen Details des Arbeitsplatzes zu steuern. Wenn beispielsweise Druckertreiber basierend auf der Nähe eines Laptops zum Drucker bereitgestellt werden sollen, wird eine Bereitstellungsregel anhand eines IP-Adressbereichs eingerichtet. Wenn der Endbenutzer nun einen bestimmten Standort betritt, der durch das Netzwerksegment festgelegt ist, wird der Drucker automatisch installiert und beim Verlassen des Standorts wieder deinstalliert.
Die Option „Erweiterte Gruppen“ ermöglicht es Ihnen, eine Kombination von Bereitstellungsoptionen zu verwenden, um gezielt die richtigen Endbenutzer anzusprechen. Sie können beispielsweise einen Druckertreiber an Mitarbeiter in einer AD-Marketinggruppe bereitstellen, aber Mitarbeiter ausschließen, die sich nicht physisch im Firmengebäude befinden. Sobald eine erweiterte Gruppe definiert und gespeichert ist, können Sie für zukünftige Bereitstellungen jederzeit wieder darauf zugreifen.
Option 2: Selbstbedienungs-Installationsportal
Das Self-Service-Installationsportal sorgt dafür, dass weniger Helpdesk-Anrufe erforderlich sind und ermöglicht es Endbenutzern, Drucker eigenständig ohne Administratorrechte zu installieren. Das Portal zeigt eine Liste der verfügbaren Drucker zur Installation an. Als Administrator können Sie das Portal weiter verbessern, indem Sie einen grafischen Grundriss Ihrer Wahl hochladen. Endbenutzer sehen die Liste der Drucker und optional den Grundrissplan, der zeigt, wo sich die Drucker für die Benutzer befinden. Um einen Grundriss hinzuzufügen, wählen Sie den gewünschten Stock in der Baumansicht aus und verwenden Sie dann die Funktionen auf der Registerkarte „Karte“. Sobald der Grundriss hinzugefügt ist, ziehen Sie die Drucker, die diesem Stock zugeordnet sind, auf das Bild.
Sie können auch Sicherheitsparameter festlegen. Wenn Ihre Organisation beispielsweise über einen Spezialdrucker verfügt, der nicht überall installiert werden darf, können Sie diesen Drucker (oder Ordner) mithilfe der Registerkarte „Sicherheit“ aus dem Self-Service-Installationsportal ausblenden.
Endbenutzer greifen auf das Portal zu, indem sie auf den Vasion Print Client in ihrer Taskleiste klicken oder über einen URL-Link, den Sie per E-Mail senden oder im Unternehmensintranet veröffentlichen. Wenn sie das Portal öffnen, sehen sie die Liste der Drucker und den Grundriss mit Drucker-Symbolen. Sie können das Portal so programmieren, dass es sich am aktuellen Standort des Endbenutzers öffnet, auch wenn er unterwegs ist. Beim Halten des Mauszeigers über dem Drucker erscheint ein Pop-up, das den Druckernamen, den Treiber, den Standort und eventuelle Kommentare auflistet. Sie klicken auf „Drucker installieren“ im Pop-up und das war's.
In Minuten statt in Stunden
Vasion Print vereinfacht die Verwaltung von Druckern und Treibern, indem der Druckserver abgeschafft und die Umgebung auf zentral verwalteten direkten IP-Druck umgestellt wird. Administratoren können über die Admin-Konsole von einer einzigen Benutzeroberfläche aus alle Druckertreiber im Repository verwalten. Gruppenrichtlinienobjekte und Skripte sind nicht mehr nötig.
Vasion Print macht das Drucken für die Endbenutzer und das IT-Team so einfach, wie es sein sollte. Bereit für den nächsten Schritt? Vereinbaren Sie eine Demo mit einem unserer Experten und wir zeigen Ihnen, wie unsere serverlose Lösung Ihnen Zeit, Geld und IT-Kopfschmerzen (er-)sparen kann.