Veritas HHS – Integrität, Innovation und Digitalisierung im öffentlichen Sektor

Veritas HHS mit Sitz in Denver, Colorado, bietet Beratungs- und Betriebsexpertise für Gesundheits- und Personaldienstleister auf Staats- und Bezirksebene. Veritas HHS wurde 2012 von Robert G. (Bob) Williams gegründet und bringt erfahrene und hochentwickelte Fachexperten zusammen, um die vielen Herausforderungen der Bereitstellung besserer und effizienterer Dienstleistungen in einer Zeit sich schnell entwickelnder Richtlinien und Liefersysteme zu lösen.

Der Bundesstaat Kansas beschloss, seine gesamten Jugendamt-Services auszulagern, um effizienter zu werden, und Veritas HHS erhielt den Zuschlag dafür. Daraufhin lieferte der US-Bundesstaat Lastwagenladungen von Papierakten ins Veritas-Büro in Kansas City. Zu diesem Zeitpunkt entschied sich Veritas, den Weg zur Digitalisierung einzuschlagen und über vierzigtausend Fallakten, die jeweils durchschnittlich zehn Dokumente enthielten, in ein elektronisches Format umzuwandeln.

Veritas wusste, dass eine Lösung für die Verwaltung elektronischer Dokumente nötig war, die sich vollständig in die täglichen Geschäftsprozesse integrieren lässt und einfachen Zugriff auf digitalisierte Dokumente und Daten bietet. Veritas hatte sich verpflichtet, ein sicheres Ablagesystem für digitale Dokumente zu führen, das allen Prüfanforderungen und steuerlichen Vorgaben standhält. Darüber hinaus benötigte Veritas ein System, das den Mitarbeitern im Außendienst – insbesondere im Gerichtssaal – einen einfachen Zugriff auf aktuelle Dokumentenversionen ermöglichte.

„Als wir das Angebot für unseren ersten großen Kunden einreichten, benötigten wir eine voll funktionsfähige Lösung für elektronische Dokumente, die zum Budget eines kleinen Unternehmens passt. Im Hinblick auf integrierte Funktionen und angemessene Kosten lässt Vasion die Konkurrenz weit hinter sich.“

Veritas entschied sich für Vasion und dafür, alle eingehenden Dokumente zu digitalisieren – egal ob per Post, Kurierdienst oder als E-Mail-Anhänge zugestellt – und den benutzerfreundlichen, integrierten Workflow zu nutzen, um händische Einreichungen zu vermeiden. Darüber hinaus werden neue Fallakten digital angelegt sowie unterstützende Dokumente erstellt, ohne dass dafür Papier nötig wäre.

„Von all den Lösungen für das Dokumentenmanagement, die ich in den letzten 20 Jahren persönlich implementiert habe“, sagt Alex Garnes, Senior Vice President von Veritas HHS, „habe ich noch nie ein Produkt verwendet, das so vollständig funktional integriert ist, dass es auch fast 100 % vom Endbenutzer gewartet werden kann. Mein Unternehmen hat kein IT-Personal, daher muss unsere Digitalisierungslösung von uns selbst gepflegt werden können. Jedes Mal, wenn ich Unterstützung benötigt habe, reagierte Vasion jedoch sofort. Wir sind uns bewusst, dass wir ein kleiner Kunde sind, aber auf der Grundlage des Supports, den „Im Hinblick auf integrierte Funktionen und angemessene Kosten lässtVasion die Konkurrenz weit hinter sich.“Vasion bereitgestellt hat, fühlen wir uns wie ihr wichtigster Kunde.“