Une logistique de la distribution plus simple avec Vasion
DÉFIS
- Comment gérer 16 armoires de classement à 5 tiroirs remplies de documents relatifs aux chauffeurs ? Toutes les données de l’entreprise étaient regroupées au même endroit.
- Les copies, l’espace de stockage et le temps passé à rechercher des dossiers perdus ou mal classés coûtent très cher.
- Les mesures de sécurité ne sont parfois pas conformes aux dernières réglementations en matière de confidentialité.
RÉSULTATS
- SNL Distribution a transformé les armoires de classement en documents et données numériques grâce à Vasion.
- Avec Vasion, l’entreprise dispose d’une solution cloud qui offre une efficacité, une évolutivité et un accès accrus.
- La sauvegarde hors site, les pistes d’audit et les niveaux d’accès utilisateur garantissent une sécurité optimale pour les documents et les données de SNL Distribution.
- Les documents et les données nécessaires sont facilement accessibles.
- Les informations privées étant maintenant protégées, SNL Distribution est en mesure de poursuivre ses activités après toute catastrophe naturelle ou autre.
Le coût élevé d’une activité dépendante du papier
Leader dans le secteur du transport et de la distribution, SNL Distribution Services Corporation est en activité depuis 1991 et compte plus de 600 chauffeurs qui assurent des livraisons rapides et fiables pour des entreprises de renom telles que Wendy’s®, McDonald’s®, Checkers® ou encore Flowers Bakery Outlets®. Spécialisée dans la livraison de produits alimentaires périssables, la société SNL Distribution Services est fière de livrer les produits de ses clients dans les délais et en toute sécurité.
La relation entre les chauffeurs et le personnel est essentielle à la réussite de SNL Distribution. Le maintien d’un environnement de travail positif et sûr nécessite une gestion rigoureuse des dossiers du personnel, des documents de formation, des rapports d’incident et d’autres documents relatifs aux ressources humaines. Comme beaucoup d’entreprises, SNL Distribution Services devait supporter des coûts élevés dus à la gestion fastidieuse d’une grande quantité de documents papier. Déjà chargé de gérer 16 armoires de classement à 5 tiroirs remplis à ras bord de dossiers d’employés actuels et d’anciens employés, le personnel des ressources humaines devait ajouter chaque jour plus d’une centaine de documents.
La relation entre les chauffeurs et le personnel est essentielle à la réussite de SNL Distribution. Le maintien d’un environnement de travail positif et sûr nécessite une gestion rigoureuse des dossiers du personnel, des documents de formation, des rapports d’incident et d’autres documents relatifs aux ressources humaines. Comme beaucoup d’entreprises, SNL Distribution Services devait supporter des coûts élevés dus à la gestion fastidieuse d’une grande quantité de documents papier. Déjà chargé de gérer 16 armoires de classement à 5 tiroirs remplis à ras bord de dossiers d’employés actuels et d’anciens employés, le personnel des ressources humaines devait ajouter chaque jour plus d’une centaine de documents.
Alors que SNL Distribution Services évaluait les inconvénients de son système de classement papier (coûts liés au papier et à la photocopie, coûts de stockage, temps passé à classer et rechercher physiquement des documents, et moyens de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles), l’entreprise a été poussée à agir après des événements survenus à proximité de ses bureaux. En avril 2011, une série de tornades a frappé des entreprises voisines et SNL Distribution Services a pu observer de près la vulnérabilité des dossiers papier et les conséquences dévastatrices d’une catastrophe naturelle sur la capacité d’une entreprise à poursuivre ses activités. Si les données personnelles des employés avaient été éparpillées à tout vent et étaient tombées entre les mains d’usurpateurs d’identité, SNL Distribution Services aurait pu être tenue pour responsable. De plus, si des documents relatifs aux RH et d’autres documents d’entreprise avaient été perdus ou détruits, cela aurait pu entraîner la fermeture totale de l’entreprise, comme cela a été le cas pour certains de ses voisins à l’époque. SNL Distribution Services savait qu’il lui fallait un meilleur système pour stocker ses documents et ses données, et pour renforcer la sécurité grâce à des sauvegardes hors site. L’entreprise s’est donc tournée vers Vasion.
Alors que SNL Distribution Services évaluait les inconvénients de son système de classement papier (coûts liés au papier et à la photocopie, coûts de stockage, temps passé à classer et rechercher physiquement des documents, et moyens de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles), l’entreprise a été poussée à agir après des événements survenus à proximité de ses bureaux. En avril 2011, une série de tornades a frappé des entreprises voisines et SNL Distribution Services a pu observer de près la vulnérabilité des dossiers papier et les conséquences dévastatrices d’une catastrophe naturelle sur la capacité d’une entreprise à poursuivre ses activités. Si les données personnelles des employés avaient été éparpillées à tout vent et étaient tombées entre les mains d’usurpateurs d’identité, SNL Distribution Services aurait pu être tenue pour responsable. De plus, si des documents relatifs aux RH et d’autres documents d’entreprise avaient été perdus ou détruits, cela aurait pu entraîner la fermeture totale de l’entreprise, comme cela a été le cas pour certains de ses voisins à l’époque. SNL Distribution Services savait qu’il lui fallait un meilleur système pour stocker ses documents et ses données, et pour renforcer la sécurité grâce à des sauvegardes hors site. L’entreprise s’est donc tournée vers Vasion.
Transition vers Vasion
L’équipe Vasion a collaboré avec SNL Distribution Services pour initier la transformation numérique de l’entreprise en mettant en œuvre un système de gestion électronique de documents (SGED) robuste qui permet de réaliser des économies, mais aussi de sécuriser les données d’entreprise vitales contre toute perte catastrophique. Il a d’abord fallu supprimer l’impression inutile de documents. Plutôt que de créer des copies papier d’un formulaire électronique, les documents qui doivent être conservés dans le dossier d’un chauffeur sont « imprimés » directement vers Vasion sous forme de document PDF. Lors de cette « impression », l’utilisateur peut choisir le dossier d’enregistrement du document et saisir des informations d’indexation permettant d’identifier et de retrouver rapidement le document. SNL Distribution Services utilise des imprimantes multifonctions Konica Minolta® pour numériser les données de documents qui arrivent sous forme de papier et importer les piles de dossiers papier existants. Comme avec l’option « Imprimer vers Vasion », le personnel peut indexer les documents et sélectionner leur emplacement de stockage directement dans le panneau de commande de l’imprimante multifonction.
Désormais, la numérisation facile par pointer-cliquer de Vasion, l’interface conviviale et les recherches personnalisables simplifient considérablement la recherche de documents. Pour couronner le tout, les données et les documents sont plus sécurisés que jamais, tout comme l’entreprise elle-même. Grâce à un contrôle sur plus de 50 privilèges utilisateur différents, les administrateurs peuvent veiller à ce que les utilisateurs n’accèdent qu’aux dossiers, documents et fonctionnalités dont ils ont besoin. Fini le temps où les armoires de classement restaient malencontreusement ouvertes et où les documents étaient laissés sans surveillance sur un bureau ou une photocopieuse. Les fonctionnalités de sécurité de Vasion reposent sur des journaux d’audit qui surveillent toutes les activités des utilisateurs et du système. En cas de doute, il est possible d’auditer rapidement un fichier ou l’action d’un utilisateur du système pour connaître son historique. Et qu’en est-il des tornades et autres catastrophes naturelles ? Grâce à la numérisation de toutes les données et de tous les documents, SNL Distribution Services dispose désormais de sauvegardes SaaS effectuées automatiquement chaque jour et stockées hors site. La récupération et la restauration rapides des données empêchent toute catastrophe survenant sur un ou plusieurs sites de paralyser l’entreprise.
« Je suis entièrement satisfait du système Vasion », affirme Shawn C. Zerges, directeur des technologies de l’information chez SNL Distribution Services. « Les outils de gestion de la sécurité, des pistes d’audit, des flux de travail et des dossiers pour l’archivage des anciens documents ont considérablement facilité la mise en conformité réglementaire de la confidentialité et de la conservation des documents d’entreprise. » Cela fait maintenant sept ans que l’entreprise utilise le système Vasion, et Shawn C. Zerges précise qu’il a été rentabilisé dès la première année. « Les ingénieurs commerciaux sont des professionnels qui ont indiscutablement répondu à tous mes besoins, et l’assistance dont je bénéficie auprès de Vasion est remarquable. Je recommande Vasion sans réserve à tous ceux qui cherchent à améliorer la productivité de leurs bureaux. »
« Les ingénieurs de Vasion sont des professionnels qui répondent indiscutablement à tous mes besoins, et l’assistance dont je bénéficie auprès de Vasion est remarquable. »
Un partenariat bénéfique
Voici quelques-uns des avantages dont SNL Distribution Services a bénéficié lors de sa transformation numérique avec Vasion :
- Sécurité des données et des documents, reprise après une catastrophe majeure et protection contre le vol.
- Formulaires en ligne au lieu de formulaires papier pour une saisie instantanée des données.
- Accès des employés et des clients aux documents qui leur sont autorisés en toute sécurité, à tout moment et en tout lieu.
- Simplification de la mise en conformité réglementaire de la confidentialité grâce aux outils de gestion de la sécurité, des pistes d’audit et des dossiers pour l’archivage des anciens documents.
En passant au numérique avec Vasion, SNL Distribution Services a atteint ses objectifs : satisfaire ses chauffeurs en réduisant la charge administrative grâce à une création de rapports rapide, une facturation efficace et des délais de paiement courts.
