Comment une entreprise de logistique internationale a utilisé Vasion Print pour gagner du temps et rationaliser la gestion de ses entrepôts

 

Ce client de Vasion Print (anciennement PrinterLogic), qui est une entreprise de logistique de renommée mondiale, avait besoin de réduire le temps consacré par son équipe informatique à l’installation, à la gestion et au dépannage des imprimantes.

 

L’entreprise a choisi Vasion Print pour gagner plusieurs dizaines d’heures chaque mois et rationaliser ses opérations d’impression. L’équipe informatique peut désormais se concentrer sur des missions plus importantes, sa formation avancée et sa participation à des projets à plus forte valeur ajoutée.

 

Cette entreprise de logistique de renommée internationale a demandé à rester anonyme. Elle fournit des services intégrés de chaîne logistique à ses clients dans le monde entier.

 

Ce client Vasion est une entreprise internationale spécialisée dans la chaîne logistique. Il possède plus de 50 bâtiments à travers les États-Unis et utilise environ 1 500 imprimantes dans ses entrepôts et ses bureaux, dont 1 000 imprimantes Zebra qui produisent souvent plus de 20 000 pages mensuelles d’étiquettes d’expédition, de bordereaux et de connaissements.

 

Dans le monde dynamique de l’entreposage et de la logistique, chaque minute compte. Une remorque qui reste immobilisée trop longtemps peut entraîner des frais de détention ou des pénalités pour l’entreprise. La possibilité d’imprimer rapidement des documents n’importe où dans l’entrepôt favorise le bon déroulement des opérations.

 

Comme l’explique Rachel, responsable des services de bureautique de cette entreprise de logistique, « il est essentiel d’avoir une imprimante à portée de main pour imprimer ce dont on a besoin et d’être sûr d’utiliser la bonne imprimante ».

 

Toutes les opérations d’impression de l’entreprise de logistique étaient manuelles et chronophages :

 

Lorsqu’un employé devait installer une imprimante, l’équipe d’assistance se connectait à distance à son PC, saisissait les identifiants nécessaires et installait l’appareil, ce qui pouvait prendre plus de cinq minutes par imprimante. Sachant que l’entreprise disposait de plus de 1 400 ordinateurs, le temps d’installation des imprimantes devenait vite astronomique.

 

 

« Pour chaque problème d’imprimante, nous devions nous connecter à distance au serveur, consulter la file d’attente d’impression et vérifier s’il y avait des erreurs ou si quelque chose sur ce serveur empêchait le bon fonctionnement de la file d’attente », raconte Rachel. « Si nous ne trouvions rien, nous devions examiner notre système de gestion des entrepôts pour rechercher un éventuel problème à ce niveau-là. »

 

À chaque ouverture d’un nouvel entrepôt, l’équipe informatique devait configurer un nouveau serveur, installer des dizaines d’imprimantes, veiller à ce que les pilotes d’imprimante soient bien présents sur le serveur et configurer la réservation d’adresses IP sur les serveurs DHCP. « Lorsqu’un bâtiment comporte 40 imprimantes, cela représente rapidement beaucoup de travail », poursuit Rachel.

 

La maintenance des serveurs sollicitait aussi beaucoup de temps et de ressources. L’entreprise de logistique utilisait des serveurs d’impression fonctionnant sur des contrôleurs de domaine dans chacun de ses bâtiments. Il était difficile de les gérer et de les garder à jour. L’équipe informatique devait s’assurer que le spouleur fonctionnait sur chaque serveur, et garder en permanence un œil sur les erreurs susceptibles d’entraîner des retards coûteux. « Tout cela représentait un véritable défi », confie Rachel.

 

Par conséquent, le service informatique consacrait chaque mois des dizaines d’heures à résoudre des problèmes liés aux imprimantes.

 

Il souhaitait récupérer tout ce temps perdu pour travailler à l’amélioration de la satisfaction des employés et à l’accroissement de la valeur pour l’entreprise. « Nous devions résoudre ces problèmes pour nous concentrer sur d’autres choses et ne plus nous soucier constamment des imprimantes », indique Rachel.

 

L’entreprise a choisi Vasion Print pour gérer la totalité de son environnement d’impression de manière centralisée. Vasion Print « était tout simplement la conclusion logique », lance Rachel. « Il est très vite apparu que c’était notre meilleure option. »

 

Vasion Print a simplifié tout ce qui touchait à l’impression.

 

« Nous n’avons eu aucun mal à configurer la solution et nos employés l’ont rapidement maîtrisée. Cela a beaucoup simplifié la tâche de nos employés non techniques qui peuvent à présent installer eux-mêmes leurs imprimantes », se réjouit Rachel. « En cas de besoin, notre équipe d’assistance informatique peut facilement intervenir et résoudre le problème signalé sans enquêter dans plusieurs systèmes. »

 

Au bout de quelques mois, l’équipe informatique s’est appuyée sur les rapports de Vasion Print pour identifier les imprimantes inutilisées qui pouvaient être supprimées et celles qui étaient très sollicitées et devaient être mises à niveau. Grâce aux données collectées, elle a aussi pu optimiser les dépenses d’impression.

 

« Au début, nous avons été surpris de découvrir le nombre d’imprimantes inutilisées », observe Rachel. « Désormais, nous nous référons à nos rapports programmés pour évaluer notre situation chaque mois et identifier les points à améliorer », ajoute-t-elle.

 

Le service informatique a utilisé la fonctionnalité Maps pour télécharger les plans d’étage des bâtiments de son environnement, en indiquant clairement l’emplacement des imprimantes. Les employés utilisent le portail en libre-service de Vasion Print pour rechercher et installer la bonne imprimante sur leurs appareils sans l’aide du service informatique. Ils n’ont plus à se soucier de se connecter à la bonne imprimante, et tout se déroule sans problème dans les entrepôts actifs.

 

« Certains de nos bâtiments font 140 000 mètres carrés, avec des imprimantes réparties un peu partout. Les employés peuvent cliquer sur la carte pour savoir exactement où ils se situent et installer la bonne imprimante. Nous avons même la possibilité d’ajouter des descriptions pour indiquer, par exemple, à qui appartient le bureau où se trouvent les imprimantes de notre siège », assure Rachel.

 

L’entreprise de logistique inclut le client Vasion Print dans l’image provenant de son fournisseur afin de ne plus avoir besoin d’installer Vasion Print elle-même. « Vasion Print est installée sur tous les nouveaux ordinateurs dès leur sortie de l’emballage », confirme Rachel. « Je n’ai plus à m’inquiéter de l’impression et c’est déjà un souci de moins. »

 

 

Mais ce n’est pas ce qui enthousiasme le plus Rachel et le reste de l’équipe informatique. Pour eux, c’est le gain de temps qui fait toute la différence.

 

« Je recommande Vasion Print à tous ceux qui sont dans ma situation, ne serait-ce que pour le gain de temps et la facilité d’utilisation. Cela nous a paru évident dès que nous avons commencé à nous pencher sur le sujet», déclare-t-elle.

 

L’entreprise a pu tirer parti du temps qu’elle consacrait auparavant à la gestion des impressions.

 

Puisque l’équipe du service d’assistance n’est plus submergée de tickets liés à l’impression, ses membres ont pu suivre des formations auprès d’autres équipes informatiques afin de pouvoir traiter eux-mêmes des tickets plus complexes au lieu de les transférer. « L’équipe a eu la possibilité de suivre des formations supplémentaires et d’acquérir de l’expérience sur d’autres systèmes, ce qu’elle ne pouvait pas faire auparavant », ajoute Rachel.

 

Le service informatique a aussi pu mener à bien une série de projets qui ont amélioré les opérations dans les entrepôts et facilité le travail des employés. Par exemple, il a récemment mis à jour les systèmes RF afin que les caristes puissent contacter le service d’expédition en appuyant simplement sur un bouton, sans avoir besoin d’une radio. « Nous cherchons constamment des moyens de faciliter le travail et nous testons de nombreuses solutions. Nous n’en avions pas le temps auparavant. Aujourd’hui, nous déployons sans cesse de nouvelles fonctionnalités pour nos employés », conclut Rachel.