Comment Graham a utilisé Vasion Print pour éliminer les tickets de configuration d'imprimantes

L'entreprise de construction Graham avait besoin d'une meilleure solution pour gérer les impressions : l'administration des serveurs d'impression monopolisait le service informatique pendant des heures et ces serveurs contribuaient souvent à la lenteur des impressions. En passant à Vasion Print (anciennement PrinterLogic), Graham a réduit les tickets d'assistance liés à l'impression, a économisé chaque année plus de 6 000 dollars canadiens sur les coûts des serveurs, et le service informatique a pu dégager du temps pour se consacrer à des initiatives plus stratégiques.

Graham est une entreprise de construction détenue par ses employés qui propose des services de maîtrise d'œuvre, de conception-réalisation, de gestion de la construction et de partenariat public-privé (PPP) dans les secteurs du bâtiment, de l'industrie et des infrastructures.

En tant que grande entreprise de construction avec plus de 300 projets actifs à travers l'Amérique du Nord, Graham utilise plus de 300 imprimantes, y compris plusieurs sur chaque chantier et dans les 23 bureaux permanents de l'entreprise.

Chaque chantier nécessite des imprimantes afin que les architectes, ingénieurs et contremaîtres puissent facilement imprimer des schémas et des spécifications de construction, et les emporter partout où ils en ont besoin.

Nick Turvey est le directeur des services informatiques de Graham. Il supervise une équipe de 19 personnes chargées de toutes les prestations de services pour une organisation de 3 500 employés, notamment l'assistance aux utilisateurs, provisionnement du réseau et les achats de PC.
L'impression était une petite mais souvent frustrante partie des activités de l'équipe informatique.

La gestion des serveurs d'impression et des pilotes, ainsi que la résolution des problèmes d'impression pour l'ensemble de l'organisation, était chronophage et inefficace. M. Turvey estime que l'équipe informatique passait au moins cinq heures par mois sur les imprimantes, avec entre 10 et 20 tickets liés à l'impression apparaissant dans la file d'attente du service d'assistance chaque semaine.

Les problèmes d'impression sont généralement faciles à résoudre. Cependant, de nombreux employés de Graham ne travaillent pas à un bureau, ce qui complique même la résolution de problèmes simples. Comme l'explique M. Turvey : « Nos clients vont et viennent sur des chantiers. Ils ne sont pas assis près de l'imprimante. Nous devions contacter le client, nous coordonner avec lui, puis enfin prendre le temps de résoudre le problème d'impression. C'était très chronophage. »

Dans le secteur de la construction, les retards d'impression entraînent des retards sur le projet.

 

« À chaque fois qu'il y a un retard dans l'obtention de ce dont vous avez besoin, cela peut entraîner des retards dans le projet lui-même. Vous pouvez charger les spécifications sur un écran, mais vous ne pouvez pas emmener cet écran sur le chantier et l'annoter facilement, surtout si vous utilisez un ordinateur de bureau », explique M. Turvey.

 

Différents sites ont des exigences d'impression différentes, ce qui oblige Graham à utiliser des imprimantes différentes entre les différents sites. La gestion de différents pilotes ajoutait une autre couche de complication à la gestion de leur serveur d'impression. Des pilotes mal configurés pouvaient entraîner des dysfonctionnements au niveau des impressions, gaspillant des centaines de pages à la fois et frustrant les utilisateurs.

 

Les connexions Internet lentes retardent également les tâches d'impression. « Lorsque nous avions des problèmes de connectivité, les tâches d'impression échouaient et le client devait recommencer. C'était frustrant », déclare M. Turvey.

La solution d'impression SaaS sans serveur de Vasion Print offre à Graham une visibilité unique sur tout ce dont ils ont besoin.

 

L'impression IP directe gérée de manière centralisée signifie que l'entreprise n'a plus à dépendre de la connectivité Internet pour l'impression. Les lenteurs d'impression ont donc complètement été éliminées.

 

L'entreprise utilise les modèles de Vasion Print pour configurer des formats par défaut pour différents modèles d'imprimantes. Les utilisateurs finaux n'ont plus à se soucier de la mauvaise configuration des tâches d'impression qui gaspillent du papier et du temps.

 

« Vasion Print nous a permis de créer très rapidement et très facilement ce paramétrage par défaut pour nos utilisateurs finaux », déclare M. Turvey.

 

En tant que directeur des services informatiques, Nick Turvey utilise Microsoft Intune pour déployer une image standard sur l'ensemble des appareils. Il l'utilise pour ajouter les extensions de Vasion Print à chaque configuration d'ordinateur. « Lorsque mes utilisateurs reçoivent leurs ordinateurs, il ne leur faut que 30 minutes pour tout configurer et avoir tout ce dont ils ont besoin, y compris Vasion Print. Ils configurent leur messagerie, choisissent leurs imprimantes, et c'est tout. Nous n'avons pas besoin de déterminer l'imprimante dont ils ont besoin. Tout est là, à portée de main. C'est quelque chose de très important pour moi, et c'est certainement utile pour nos employés », déclare M. Turvey.

Avec le Portail d'installation en libre-service de Vasion Print, les employés de Graham installent leurs propres imprimantes en quelques clics seulement, éliminant ainsi les demandes d'installation d'imprimantes et les besoins en support informatique. Le portail détecte la localisation des utilisateurs via leur adresse IP et leur montre un plan d'étage avec les imprimantes disponibles.

 

« Cela permet à nos utilisateurs de s'auto-gérer, donc ils n'ont pas besoin de soumettre un ticket au service informatique et d'attendre qu'un membre du service informatique les rappelle. Tout est opérationnel et prêt à fonctionner immédiatement », explique M. Turvey.

 

Il utilise ce même portail pour configurer l'impression lorsqu'il se rend dans d'autres succursales. « C'est très pratique de pouvoir arriver dans un autre bureau, ouvrir mon application Vasion Print dans la barre des tâches et être instantanément opérationnel », ajoute-t-il.

 

L'année dernière, Graham est passé de la version de Vasion Print sur site à la version conçue pour le cloud. Pendant la transition, M. Turvey a vu de ses propres yeux à quel point les utilisateurs dépendaient de Vasion Print.

 

« Si l'impression était amenée à être interrompue, même pour une très courte période, nos utilisateurs n'étaient pas satisfaits », dit-il. « Nous recevions des tickets demandant : "Où est mon Vasion Print ? Où est-il passé ?" Ils ne savaient plus comment configurer une imprimante sans lui. »

Vasion Print a aidé Graham à éliminer complètement les serveurs d'impression, ce qui permet d'économiser au moins 60 heures de temps du service informatique chaque année. Cela représente au moins 6 000 dollars canadiens d'économies par an en coûts de serveurs et en frais généraux.

 

La configuration d'une nouvelle imprimante prend désormais moins de 15 minutes, un processus qui aurait pris au moins 45 minutes auparavant pour configurer une file d'attente, puis télécharger et tester les pilotes. Pour une entreprise disposant de plus de 300 imprimantes, ce temps s'accumule rapidement.

 

La configuration des imprimantes n'est plus un problème. « Nous ne recevons pas de tickets d'assistance pour la configuration des imprimantes. L'impression fonctionne », déclare M. Turvey.

 

L'équipe informatique dispose de plus de temps pour se consacrer aux défis importants pour l'organisation, notamment la gestion de plus de 300 applications et la résolution rapide des problèmes réseau afin de minimiser l'impact sur les opérations métiers.

 

« Résoudre un problème d'impression peut prendre du temps, mais je ne le considère pas comme une assistance à valeur ajoutée car l'impression est assez basique », déclare M. Turvey. « Réduire le nombre de tickets d'impression permet à mes employés de fournir davantage d'assistance à valeur ajoutée. »

 

Pour Nick Turvey et le reste de l'équipe Graham, la vie serait plus difficile sans Vasion Print.

 

« Vasion Print est l'une des meilleures solutions avec lesquelles j'ai travaillé au cours de mes 30 années passées dans le domaine de l'informatique. C'est sans aucun doute un outil sur lequel mes clients comptent, et ils l'apprécient car il leur permet de faire rapidement ce qu'ils ont à faire. »