• Lenteurs de spouleur causées par des serveurs d’impression situés à des milliers de kilomètres
• Réduction des impressions couleur inutiles pour limiter les coûts d’impression

• Passage à l’impression sans serveur pour une impression instantanée
• Impression en libre-service et déploiement silencieux pour réduire le temps d’administration informatique
• Rapports détaillés pour suivre et réduire les impressions couleur inutiles

• Impression instantanée et suppression des lenteurs de spouleur
• Économie d’heures d’administration informatique chaque mois
• Réduction des coûts liés à l’impression couleur superflue
• Réduction de 75 % des coûts de licence

KAEFER Australia fait partie du groupe KAEFER, un leader international de services clé en main de construction, de maintenance et d’intégrité des biens pour les secteurs de l’exploitation minière, de l’énergie, de l’industrie, de la marine, de la défense, du gouvernement et de la construction.

KAEFER, une entreprise de construction et d’ingénierie, travaille sur des projets et des chantiers dans toute l’Australie.

Bon nombre de ces sites se situent dans des zones reculées où l’accès à Internet est limité, voire inexistant. Dans les sites où Internet est disponible, KAEFER limite souvent l’accès des appareils pour des raisons de sécurité et de confidentialité. KAEFER est certifiée ATEX-1, ce qui lui permet de travailler dans des usines à gaz et autres zones contrôlées. Personne ne veut risquer de déclencher une explosion de gaz.

Sans un accès fiable à des documents sur les tablettes ou les ordinateurs portables, les employés de KAEFER devaient imprimer des milliers de pages chaque mois, parmi lesquels des dossiers de travail, des documents de construction et des diagrammes, qu’ils emportaient avec eux d’un chantier à l’autre.

Mais l’impression s’accompagnait de son lot de problèmes.

L’utilisation de serveurs d’impression sur chaque site était coûteuse et peu pratique. KAEFER a testé une solution, mais celle-ci était coûteuse et utilisait un seul serveur central à Perth, ce qui entraînait des lenteurs de spouleur pour les sites KAEFER situés à des milliers de kilomètres.

Lian Ping Tan, responsable informatique APAC de KAEFER, estime que dans certains cas, le temps de traitement des tâches d’impression pouvait être supérieur à cinq minutes.

« Les utilisateurs se plaignaient des lenteurs, en particulier lorsqu’ils imprimaient des fichiers volumineux. Ils devaient attendre très longtemps. En cas de problème de Wifi ou si la bande passante était limitée ce jour-là, cela pouvait prendre encore plus de temps », explique-t-il.

L’impression était également coûteuse. Lian Ping Tan estime que l’entreprise pouvait dépenser jusqu’à 15 000 dollars australiens en impression chaque mois par site. L’une des dépenses les plus importantes était l’impression couleur inutile, mais KAEFER n’avait aucun moyen de la mesurer, ce qui l’empêchait d’en réduire le coût.

KAEFER devait résoudre ces lenteurs d’impression pour ses utilisateurs finaux, tout en éliminant les coûts d’impression inutiles.

Au lieu d’ajouter un serveur d’impression sur chaque site, KAEFER Australia a opté pour la solution sans serveur de Vasion Print (anciennement PrinterLogic). L’impression sans serveur est plus rapide et plus efficace pour les utilisateurs finaux.

« Maintenant que les tâches d’impression ne passent plus par un serveur d’impression distant et qu’elles n’ont plus besoin d’un spouleur, l’impression est beaucoup plus rapide », explique Lian Ping Tan.

Outre la vitesse, le changement le plus important est que les utilisateurs peuvent ajouter eux-mêmes des imprimantes grâce à la fonctionnalité d’impression en libre-service. Le service informatique devait auparavant saisir un mot de passe administrateur pour installer une imprimante. Tous les sites distants n’étaient pas connectés à Active Directory et le mot de passe administrateur ne fonctionnait donc pas dans tous les cas. L’équipe informatique devait se connecter par VPN ou à distance sur le poste du membre de l’équipe concerné pour installer l’imprimante.

Vasion Print a éliminé tout cela.

« Les utilisateurs n’ont pas besoin de droits administrateur pour installer une imprimante, ce qui facilite et accélère grandement les choses », explique M. Tan. « Nous incluons des instructions dans le package d’orientation des employés. Cela fait gagner beaucoup de temps à notre équipe. »

Chaque imprimante est libellée afin que les utilisateurs puissent trouver et installer la bonne en quelques clics. « Les utilisateurs peuvent voir où se situent les imprimantes et consulter le numéro de série dans Vasion Print. Cela se passe d’explications », ajoute M. Tan.

Lorsque les employés se déplacent entre différents sites, Vasion Print déploie automatiquement les imprimantes par adresse IP.

« Les imprimantes sont installées automatiquement. L’utilisateur n’a rien à faire. Une fois la première imprimante installée, la nouvelle imprimante est installée à chaque fois qu’il change d’endroit. »

L’équipe informatique n’a pas besoin d’installer de pilote d’imprimante à chaque fois qu’elle installe une imprimante, et elle peut gérer l’ensemble de l’infrastructure d’impression de l’entreprise à partir d’une console centralisée. Avec 500 utilisateurs, l’ensemble du processus est simplifié.

« Il me suffit actuellement d’aller sur la console principale et de mettre à jour le pilote d’impression. Lorsqu’un utilisateur se connecte ou actualise la configuration, il obtient automatiquement le nouveau pilote d’impression », explique Lian Ping Tan. « C’est particulièrement utile lorsque nous changeons de marque d’imprimante. »

Lian Ping Tan a défini l’impression en noir et blanc par défaut dans les paramètres, ce qui oblige les utilisateurs à les modifier manuellement lorsqu’ils ont besoin d’imprimer en couleur. « Certains utilisateurs impriment toujours en couleur. Les rapports nous permettent de le savoir », explique-t-il.

L’équipe informatique de KAEFER peut également déterminer les sites et les départements qui impriment en couleur et inviter les utilisateurs à imprimer en noir et blanc lorsque cela est possible, ce qui permet de réduire les dépenses inutiles et de créer des mécanismes de responsabilisation.

Les rapports avancés de Vasion Print indiquent le nombre de pages imprimées. Le service informatique peut ainsi estimer les coûts des contrats de location d’imprimantes et les factures à venir.

« Nous appelons le panneau Web le compteur kilométrique de l’impression », explique M. Tan. « Il contient toutes les informations dont nous avons besoin. »

L’équipe informatique de KAEFER Australia utilise les rapports de Vasion Print pour contrôler les coûts d’impression et réduire les impressions couleur inutiles. Par exemple, l’ajout d’une licence à Vasion Print est 75 % moins cher en moyenne que ce que le principal concurrent de Vasion facturait pour la gestion des impressions via un serveur.

Le passage à l’impression directe IP sans serveur, gérée de manière centralisée, a rendu les choses beaucoup plus faciles et rapides pour l’équipe informatique de KAEFER :

« La solution est beaucoup plus facile à déployer car nous n’avons pas besoin d’installer un serveur sur chaque site. Il est également plus facile d’apporter des modifications. Nous pouvons supprimer des imprimantes, en ajouter d’autres et les déployer en fonction de la plage d’adresses IP. » Lian Ping Tan ne perd plus de temps à installer des imprimantes sur les ordinateurs des utilisateurs ; tout est automatique. « Sans Vasion Print, l’impression serait plus difficile et prendrait plus de temps. »

Les utilisateurs sont également ravis : même les tâches d’impression volumineuses prennent moins d’une minute et les problèmes de spouleur appartiennent au passé. « Auparavant, les utilisateurs se plaignaient principalement des lenteurs d’impression dans le cas de fichiers volumineux. Nous ne recevons plus de retours négatifs », déclare M. Tan.