Veritas HHS – Intégrité, innovation et numérisation dans les programmes publics
Défis
- Rationaliser l’admission des demandes d'indemnisation
- Renforcer la sécurité
- Simplifier le flux de travail et les processus pour les utilisateurs finaux
Résultats
- Le flux de travail numérique des demandes d'indemnisation les vérifie et les traite automatiquement.
- Les informations sont sécurisées, validées et stockées pour une récupération facile.
- L'interface intuitive facilite la navigation pour les utilisateurs finaux et réduit les coûts informatiques grâce à une configuration simple sans code pour les administrateurs.
Basée à Denver dans le Colorado, Veritas HHS fournit des conseils et une expertise opérationnelle aux agences de santé et de services sociaux aux niveaux de l’État et des comtés. Fondée par Robert G. (Bob) Williams en 2012, Veritas HHS rassemble des experts expérimentés et sophistiqués pour résoudre les nombreux défis liés à la fourniture de meilleurs services plus efficaces à une époque où les politiques et les systèmes de prestation évoluent rapidement.
L’État du Kansas a décidé d’externaliser l’ensemble de son programme de services aux enfants afin de dégager des gains d'efficacité, et a attribué le contrat à Veritas HHS. L’État a déposé des conteneurs entiers de dossiers papier au bureau Veritas de Kansas City. C’est à ce moment-là que Veritas a décidé de commencer son parcours de numérisation et de convertir plus de quarante mille dossiers papier, chacun contenant une moyenne de 10documents, au format électronique.
Toutes les données ne sont pas égales
Veritas savait qu’une solution de gestion électronique des documents capable de s’intégrer entièrement à tous ses processus métiers quotidiens et d'offrir un accès facile aux données et aux documents numérisés était nécessaire. Le nouveau contrat exigeait que Veritas maintienne un référentiel de documents électronique sécurisé, capable de résister à des audits et à l'examen minutieux de l'IRS. De plus, Veritas avait besoin d’un système fournissant au personnel un accès facile aux versions actuelles des documents à distance, en particulier depuis une salle d’audience.
« Lorsque nous avons fait une offre pour notre premier gros contrat, nous avions besoin d’une solution de documents électroniques entièrement fonctionnelle qui corresponde au budget d’une petite entreprise. Vasion étouffe la concurrence en termes de fonctionnalité intégrée et de coût raisonnable. »
Partenariat avec Vasion pour plus d’efficacité
Veritas a décidé que Vasion intercepterait et numériserait tout le papier entrant au bureau, que ce soit dans le courrier, par transporteur ou les pièces jointes des e-mails, et utiliserait un flux de travail convivial et intégré pour éliminer les transferts physiques. De plus, de nouveaux fichiers de dossiers sont créés numériquement ainsi que des documents justificatifs sans générer de papier.
Sachez quelles données vous avez et accédez instantanément aux données dont vous avez besoin
« J’ai personnellement mis en œuvre des solutions de gestion documentaire au cours des 20 dernières années », déclare Alex Garnes, vice-président senior de Veritas HHS. « Je n’ai jamais utilisé de produit aussi intégré sur le plan fonctionnel, qui peut être également maintenu à près de 100 % par l’utilisateur final. Mon entreprise ne dispose pas d’un personnel informatique, c’est pourquoi notre solution de numérisation doit être quelque chose que nous pouvons maintenir nous-mêmes ; cependant, chaque fois que j’ai besoin d’assistance, Vasion est immédiatement réactif. Nous sommes conscients que nous sommes des clients lambda, mais en regard du support que Vasion fourni, nous avons l'impression d'être leur client le plus important. »
"Vasion outperforms the competition in terms of integrated functionality and reasonable cost"
Découvrez comment Veritas HHS a numérisé des milliers de dossiers de pension alimentaire pour enfants et établi un flux de travail dématérialisé pour l’État du Kansas avec Vasion.