16. April 2024
Erfolgsgeschichte von Caregiver Inc.
Vasion-Team
Caregiver Inc. leistet Langzeitpflege und -betreuung für Erwachsene mit geistigen und körperlichen Einschränkungen. Die Kunden erhalten personalisierte Therapiepläne und Unterstützung bei der Bewältigung des Alltags. Für die Tausenden von Kunden unterhält Caregiver 70 Standorte in den US-Bundesstaaten Texas, Georgia, Tennessee, Indiana und Ohio. Dort werden neben ambulanten wie stationären Pflegedienstleistungen auch Sozial-, Freizeit- und Gruppenangebote sowie Verhaltenstherapien angeboten.
Die Herausforderungen für Caregiver
Der Schwerpunkt der Probleme lag bei Caregiver auf Effizienz, Genauigkeit und manuellen Prozessen.
Papierdokumente
Der Umgang mit Papierdokumenten war mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein Fehler auf Papier, und der Erfassungsvorgang musste erneut begonnen werden. Gelangte eine Akte mit fehlerhaften Details wie Namen oder Datumsangaben erst einmal in die Ablage, war es beinahe unmöglich, sie rechtzeitig wiederzufinden. Manchmal gelang es auch überhaupt nicht.
Ablage und Speicher
Caregiver Inc. verfügt über einen großen Akten- und Dateibestand, der dementsprechend kostspielig ist. Zu Betriebsprüfungszwecken muss das Unternehmen diese Dokumente bis zu zehn Jahre lang aufbewahren, und zwar so, dass es benötigte Informationen schnell zur Verfügung stellen kann. Die unsachgemäße Ablage und Speicherung von Dokumenten in voneinander getrennten System war an der Tagesordnung. Einige waren verschwunden, andere erforderten eine stundenlange Suche.
Manuelle Prozesse
Caregiver mangelte es an effizienten Workflows zur Verarbeitung der Dokumentation, z. B. die Erfassung von Unterschriften auf dringend benötigten Formularen. Für solche häufigen Aufgaben verließ sich das Unternehmen allein auf händische Dateneingaben, Unterschriften und Ablageprozesse, was die Erledigung natürlich deutlich verlangsamte.
Die Vasion-Lösung für Caregivers Probleme
Um die Effizienz zu steigern, implementierte Caregiver die intuitiv bedienbare, cloudbasierte Plattform von Vasion für die digitale Transformation. Diese Plattform wurde entwickelt, um analoge Daten intelligent zu erfassen, elektronische Formulare benutzerdefiniert zu erstellen, digitale Workflows zu automatisieren und E-Signaturen zu nutzen – und all dies so sicher und kontrolliert wie es beim Content-Management der Enterprise-Klasse üblich ist. Nach der Implementierung hatten Formular-Digitalisierung, Workflow-Erstellung und Erfassung digitaler Signaturen Priorität für das Unternehmen, um Einwilligungsformulare so schnell wie möglich bearbeiten zu können.
Die Vasion-Instanz basiert auf einer SaaS-Lösung, die Integrationen mit mehr als 60 AWS-Technologien umfasst, zum Beispiel Textract, Comprehend, Lambda und S3. Die enge Partnerschaft zwischen Vasion und AWS nutzte Caregiver, um seine Druckprozesse zu konsolidieren und Workflows zu automatisieren. Im Ergebnis kann sich das Administrationsteam auf andere Herausforderungen der IT-Umgebung konzentrieren.
Die Ergebnisse bei Caregiver
Durch die Implementierung von Vasion Automate und Vasion Print profitiert Caregiver nun von einem effizienteren Betrieb, geringeren Kosten und exakteren Daten.
Das Unternehmen konnte fast 60 Formulare digitalisieren, die jetzt in einer einzigen Datenbank vorgehalten werden. Dadurch entfallen die Kosten für die externe Einlagerung von Papierdokumenten und die Bearbeitungszeit ist deutlich kürzer – zum Wohl der Kunden. Formulare lassen sich anhand eindeutiger Kennzeichen wie Name, Geburtsdatum, Ort oder Einrichtung des Kunden schnell heranziehen, ohne Aktenschränke durchsuchen zu müssen. Darüber hinaus können Mitarbeiter digitale Formulare spontan in Sekundenschnelle bearbeiten. Eine Aufgabe, die früher Stunden in Anspruch nahm. Und schießlich dies: Dank digitaler Workflows dauern Genehmigungsprozesse, die früher mindestens eine Woche in Anspruch nahmen, gerade einmal zwei Stunden.s which previously took a minimum of one week.
Die vollständige Fallstudie finden Sie hier.