LEITFADEN

Umweltfreundliche Drucklösungen

Ihr Leitfaden für einen niedrigeren Energieverbrauch und weniger Verschwendung

PDF herunterladen

Einführung

Nachhaltige Büroprozesse sind längst kein Wettbewerbsvorteil mehr. Vielmehr sind sie mittlerweile unverzichtbar für das Überleben Ihres Unternehmens. Vor dem Hintergrund des Klimawandels setzen gesetzliche Regularien wie der europäische Green Deal EU-Unternehmen unter Druck, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Auch bei den Verbrauchern macht sich ein zunehmendes Umweltbewusstsein bemerkbar. Immer mehr Kunden berücksichtigen den Nachhaltigkeitsaspekt bei der Markenwahl.

Und die Unternehmen reagieren prompt darauf: 75 % der CEOs in der EU haben 2024 Nachhaltigkeitsinitiativen umgesetzt. Zwei von fünf Unternehmen sagen, dass radikale Veränderungen notwendig sind, wenn das Unternehmen in den nächsten zehn Jahren Bestand haben will. Nachhaltigkeit entwickelt sich auch immer mehr zu einem wesentlichen Element von Marken und dem Image vieler Unternehmen, die zunehmend transparenter mit ihren Umweltinitiativen und -berichten umgehen.

Mittlerweile hat die EU ihr bisher niedrigstes CO₂-Profil erreicht: 2024 wurden 75 % des Stroms aus CO₂-freien Quellen wie Windkraft und Photovoltaik gewonnen. Dennoch liegt vor vielen Unternehmen noch ein langer Weg, wenn sie die stetig wachsenden Umweltanforderungen von Kunden und Behörden erfüllen wollen. Erst ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen hat seine Umweltinitiativen für 2025 abgeschlossen. Herausforderungen wie komplexe Systeme, schlechte Transparenz und Personalmangel stehen dem Fortkommen im Weg.

Zum Glück gibt es einfachere Möglichkeiten, wie EU-Unternehmen ihren Nachhaltigkeitszielen einen großen Schritt näher kommen können. Für den Einstieg ist eine umweltfreundliche Druckumgebung eine der besten Möglichkeiten. Durch eine Verkleinerung der Infrastruktur und weniger Verschwendung können Unternehmen ihre CO₂-Bilanz drastisch senken.

Wenn auch Ihr Unternehmen wirksame, praktische und kostengünstige Möglichkeiten sucht, nachhaltiger zu werden, folgen Sie unseren drei Schritten zu nachhaltigen Büroprozessen für 2025.

Unknown Component

ABSCHNITT 1

Mit AWS zu nachhaltigen Druckprozessen

Die Herstellung von Druckservern verschlingt enorme Mengen Energie und die Wartung dieser Systeme verbraucht noch mehr Ressourcen. Ein Beispiel: Ein lokaler Server, der nicht mit Ökostrom betrieben wird, verursacht 975 kg CO₂e pro Jahr und Server. Ein Cloud-Server hingegen, der mit 100 % Ökostrom betrieben wird, verursacht pro Jahr und Server nur 160 kg CO₂e.

Der Umstieg auf cloudbasierte Drucker ist einfach, sodass Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsziele viel einfacher erreichen können. Wenn Ihr Unternehmen veraltete, ressourcenintensive Infrastruktur entsorgt, kann es den Energieverbrauch senken, Verschwendung reduzieren und umweltfreundliche digitale Alternativen zu papierbasierten Prozessen nutzen.

Die Vorteile einer serverlosen Druckumgebung mit AWS

AWS ist die weltweit umfassendste Cloud-Plattform und bietet optimierte Druckservices, die Ihre CO₂-Emissionen senken. AWS nutzt seit 2022 90 % erneuerbare Energien und will bis 2025 die 100-%-Marke knacken.

Geringerer Energieverbrauch

Die AWS-Infrastruktur ist 4,1-mal energieeffizienter als lokale Rechenzentren und hat das Potenzial, Ihren CO₂-Fußabdruck um 99 % zu reduzieren.

Beseitigung unnötiger Drucker

Druckserver sind nicht die einzigen Verursacher von CO₂-Emissionen – auch Ihre Drucker. Bereits ein einzelner Drucker, der rund um die Uhr eingeschaltet ist, verursacht jährlich 169 CO₂e.

Mit Vasion Print erhalten Sie klare Einblicke in Ihre Druckumgebung und können die Druckernutzung in Ihrer gesamten Organisation nachverfolgen. Sie sehen, wie oft ein Drucker benutzt wird, ob überhaupt, und können wenig genutzte Drucker ausmustern.

Der Wechsel zu einer Cloud-nativen Lösung wie Vasion Print ermöglicht es Ihnen, sich an der AWS-Bewegung für eine grünere Zukunft zu beteiligen.

ABSCHNITT 2

Weniger Papierverschwendung in Ihrer Organisation

Der durchschnittliche Mitarbeiter druckt 34 Seiten pro Tag, das entspricht 6 CO₂e Emissionen pro gedruckter Seite. Doch 14 % dieser Seiten werden nie vom Drucker abgeholt, das sind im Durchschnitt 1.400 Seiten pro Mitarbeiter und Jahr, die Unternehmen verschwenden.

So reduzieren Sie Verschwendung beim Drucken

Verschwendete Druckseiten summieren sich schnell zu enorm hohen CO2-Emissionen. Deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen zu unterstützen. Mit diesen einfachen Tipps können Sie der Verschwendung von Papier entgegenwirken und gleichzeitig Ihre Kosten senken:

Doppelseitiges Drucken bevorzugen: Wenn möglich, wählen Sie doppelseitigen Druck, um nur die Hälfte der Seiten zu verwenden. Ihr Unternehmen kann doppelseitiges Drucken sogar als Standard-Druckmethode festlegen.
Unnötige Ausdrucke vermeiden: Drucken Sie nicht aus unnötigen Anwendungen wie Outlook, Gmail oder Chat-Programmen heraus. Die dort enthaltenen Informationen lassen sich speichern oder elektronisch versenden.
Druckvorschau nutzen: Öffnen Sie vor dem Ausdrucken die Druckvorschau, sodass Sie keine leeren Seiten oder Abschnitte eines Dokuments drucken, die Sie nicht benötigen.
Große Grafiken entfernen: Bearbeiten Sie Dokumente vor dem Drucken, um große, unnötige Grafiken, fortlaufende Fußzeilen oder andere Elemente zu entfernen, die Platz einnehmen, ohne relevante Informationen zu liefern.
Druckränder verringern: Verkleinern Sie vor dem Ausdrucken die Seitenränder und die Schriftgröße eines Dokuments. Dadurch wird das Dokument kürzer.
Elektronisch dokumentieren: Fertigen Sie elektronische Notizen mit Software wie Evernote oder OneNote an, anstatt sie auf Haftnotizen oder Notizblöcke zu schreiben.

So verringern Sie die Papierverschwendung auf Unternehmensebene

Sicheres Drucken gibt Benutzern die Möglichkeit, ein Dokument an einen Drucker ihrer Wahl zu senden. Das Dokument wird erst ausgedruckt, wenn der Benutzer am Drucker ist und seine Anmeldedaten eingibt. Damit gehören im Drucker vergessene Ausdrucke der Vergangenheit an und Sie profitieren von mehr Flexibilität und Sicherheit.
Mit dem Kontingentmanagement können Administratoren die Menge an Papier begrenzen, die einzelne Mitarbeiter oder Teams drucken dürfen. So überlegen Benutzer, welche Dokumente sie wirklich ausdrucken müssen, und das Unternehmen bleibt innerhalb seines Budgets für Papier und Druckertinte oder Toner.
Anhand der Compliance-Überwachung lassen sich Druckaktivitäten nachverfolgen und dokumentieren. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer bestimmte Arten von Informationen ausdrucken können. Mit dieser zusätzlichen Sicherheitsebene lassen sich unnötige Ausdrucke reduzieren, die Datensicherheit steigt und Unternehmen können Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besser einhalten.

Die Verwendung von Vasion Print hilft Ihnen, Ihren aktuellen ökologischen Fußabdruck durch weniger Infrastruktur und Abfall zu reduzieren.

ABSCHNITT 3

Implementierung digitaler Alternativen zu Druckprozessen

Wenn Sie der Aufwand der kompletten Abschaffung Ihrer Druckinfrastruktur abschreckt, nicht verzagen. Nur weil Sie Ihre Druckserver abschaffen, heißt das nicht, dass Sie komplett aufs Drucken verzichten müssen.

In einem Bericht von QuoCirca gaben drei Viertel der Befragten an, dass sie ihren Papierverbrauch bis 2025 reduzieren wollen, aber für 30 % bleibt Papier ein wichtiges Medium für ihr Unternehmen. Es muss kein Alles-oder-nichts-Ansatz sein. Auch die Einführung einer digitalen Alternative zu manchen papierbasierten Prozessen kann bereits die Klimabilanz verbessern, ohne dass Sie sich komplett von Papier verabschieden müssen.

Drei Bereiche, die zuerst digitalisiert werden sollten

Drucken

Elektronische Verteilung von Handouts

Ermitteln Sie, welche Dokumente (Merkblätter, Flyer, Prozessbeschreibungen, Onboarding-Dokumente usw.) sich digital per E-Mail, Chat oder Dokumentenverzeichnis bereitstellen lassen, anstatt sie physisch zu verteilen.

Umwandeln in digitale Formulare

Erstellen Sie digitale Dateien für Formulare, Verträge und Rechnungen, anstatt sie auszudrucken.

Speicherplatz

Virtuelle Ablage von Dateien

Digitalisieren Sie alte physische Dokumente und speichern Sie sie.

Freigabe digitaler Dateien

Anstatt Papierkopien zu verteilen, stellen Sie Ihre Dateien schnell und sicher digital bereit.

Digitale Bearbeitung von Dateien

Aktualisieren, korrigieren und bearbeiten Sie Ihre Dateien digital. So greifen alle immer auf dieselbe Quelle zu, ohne Verwirrung mit mehreren physischen Versionen zu stiften.

Arbeitsabläufe

Automatisieren von Druckabläufen

Automatisieren Sie Ihre Workflows, um die Menge an Papier für Mehrfachausdrucke zu reduzieren.

Nutzung elektronischer Signaturen

Unterzeichnen Sie Ihre Formulare digital, um den Papierverbrauch zu senken und Genehmigungsprozesse zu beschleunigen.

Einheitliches Druckmanagement

Wenn Sie das Druckmanagement im Front- und Backend vereinheitlichen, erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick, wo Papier ausgedruckt wird und wann Druckkontingente vorgegeben werden sollten.