Graham est une entreprise de construction qui compte plus de 3 500 employés. En activité depuis 99 ans, elle est détenue par ses salariés et propose des services d'entreprise générale du bâtiment, de conception-construction, de gestion de la construction et de partenariat public-privé (PPP) aux secteurs du bâtiment, de l’industrie et des infrastructures dans toute l’Amérique du Nord.
LE DÉFI
Gérer les impressions de plus de 3 500 employés
En tant que grande entreprise de construction travaillant actuellement sur plus de 300 projets en Amérique du Nord, Graham utilise au total plus de 300 imprimantes sur ses chantiers et dans ses 23 bureaux permanents. Sur chaque chantier, les architectes, les ingénieurs et les contremaîtres ont besoin d’imprimantes pour obtenir rapidement des copies de schémas et de cahiers des charges, qu’ils emporteront partout où cela est nécessaire. Nick Turvey dirige le département informatique de Graham. Il supervise une équipe de 19 personnes chargées de fournir tous les services requis pour une entreprise de 3 500 salariés. Son champ d’action s’étend du service d’assistance au provisionnement du réseau, en passant par l’achat d’ordinateurs.
L’impression ne représentait qu’une petite partie de du travail de l’équipe informatique, mais elle était souvent frustrante. La gestion des pilotes et des serveurs d’impression, ainsi que la résolution des problèmes d’impression pour l’ensemble de l’entreprise prenaient beaucoup trop de temps pour de maigres résultats. Selon Nick Turvey, l’équipe informatique consacrait au moins 5 heures par mois aux imprimantes, et entre 10 et 20 tickets liés à l’impression apparaissaient chaque semaine dans la file d’attente du service d’assistance. Les problèmes relatifs aux imprimantes sont souvent faciles à résoudre. Cependant, de nombreux employés de Graham ne travaillent pas dans un bureau, ce qui complique la gestion des problèmes les plus simples.
Nick Turvey explique : « Nos clients ne font qu’entrent et sortir des bungalows sur les chantiers. Ils ne restent pas assis à côté de l’imprimante. Nous devions contacter le client, nous coordonner avec lui, puis résoudre le problème d’impression. Cela prenait beaucoup de temps. »
Dans le secteur de la construction, les retards d’impression entraînent des retards dans les projets. « Chaque fois que vous n’obtenez pas de ce dont vous avez besoin à temps, cela peut entraîner des retards dans le projet lui-même. Vous pouvez afficher le cahier des charges sur un écran, mais vous ne pouvez pas emporter cet écran sur le chantier et l’annoter facilement, surtout si vous utilisez un ordinateur de bureau », ajoute Nick Turvey.
Les exigences en matière d’impression varient d’un site à l’autre, ce qui oblige Graham à utiliser des imprimantes différentes. La gestion des nombreux pilotes compliquait encore davantage la gestion du serveur d’impression. Les pilotes mal configurés provoquaient des dysfonctionnements dans les tâches d’impression, gaspillant des centaines de pages à chaque fois et contrariant les utilisateurs. La lenteur des connexions Internet lentes retardait aussi les tâches d’impression. « Au moindre problème de connectivité, la tâche d’impression échouait et le client devait tout recommencer. C’était un véritable défi », déplore Nick Turvey.
LA SOLUTION
Une vision centralisée sur l’impression
La solution d’impression SaaS sans serveur de Vasion Print conçue pour le cloud offre à Graham une vision unique sur tout ce dont l’entreprise a besoin. Grâce à la centralisation de l’impression IP directe, elle ne dépend plus de la connectivité Internet pour imprimer les documents, et ce, sans délai.
Elle utilise les modèles de Vasion Print pour définir des formats par défaut pour ses différents modèles d’imprimantes. Les utilisateurs finaux n’ont plus à se soucier de la mauvaise configuration des tâches d’impression qui gaspillaient du temps et du papier. « Vasion Print nous a permis de créer cette configuration par défaut très rapidement et très facilement pour nos utilisateurs finaux », raconte Nick Turvey.
En tant que directeur informatique, Nick Turvey utilise Microsoft Intune pour déployer une image standard sur tous les appareils et ajouter les extensions de Vasion Print à chaque ordinateur. « Lorsque mes utilisateurs reçoivent leur ordinateur, il ne leur faut que 30 minutes pour l’installer et disposer de tout ce dont ils ont besoin, y compris Vasion Print. Ils configurent leur messagerie, choisissent leurs imprimantes, et le tour est joué. Nous n’avons pas à nous demander de quelle imprimante ils ont besoin. Il leur suffit de cliquer. C’est un merveilleux atout pour moi, et très certainement aussi pour nos employés », déclare Nick Turvey.
Utilisation en libre-service
Avec le portail d’installation en libre-service de Vasion Print, les employés de Graham configurent leurs imprimantes individuelles en quelques clics, ce qui leur évite de demander l’installation de leurs imprimantes à l’assistance informatique. Le portail détecte l’emplacement des utilisateurs à l’aide de leur adresse IP et leur montre un plan d’étage avec les imprimantes disponibles.
« De cette manière, nos utilisateurs peuvent s’autogérer. Ils n’ont pas besoin d’envoyer un ticket au service informatique ni d’attendre qu’un membre de l’équipe les rappelle. Leur équipement informatique est immédiatement disponible et opérationnel », se réjouit Nick Turvey. Il utilise ce même portail pour configurer ses impressions lorsqu’il se rend dans d’autres bureaux. « C’est très pratique d’arriver quelque part, d’ouvrir mon application Vasion Print dans la barre des tâches et d’être immédiatement prêt à imprimer mes documents », ajoute-t-il.
L’an dernier, l’entreprise Graham est passée de Vasion Print sur site à la version cloud. Pendant la période de transition, Nick Turvey a pu constater à quel point les utilisateurs dépendaient de Vasion Print. « Si le service d’impression était indisponible, même pendant une très courte période, nos utilisateurs nous faisaient part de leur mécontentement », regrette-t-il. « Nous recevions des tickets qui demandaient : “Où est mon Vasion Print ? Où est-il passé ?” Les utilisateurs n’avaient aucune idée de la manière dont on pouvait installer une imprimante sans Vasion Print. »
Intégrations avec AWS
L’instance Vasion Print de Graham repose sur une solution SaaS qui est également intégrée à plus de 60 technologies AWS, telles que VPC, EC2 et S3. Le partenariat entre Vasion et AWS a rationalisé la consolidation, la gestion et les risques de non-conformité des impressions de Graham Construction. L’équipe administrative a pu ainsi se dégager du temps pour examiner d’autres problématiques de son environnement informatique.
LES RÉSULTATS
Les équipes disposent de plus de temps pour des activités à « valeur ajoutée ». Vasion Print a permis à Graham d’éliminer les serveurs d’impression, ce qui a fait gagner au moins 60 heures de travail par an au service informatique. Cela représente une économie annuelle de 6 000 dollars canadiens minimum en coûts de serveurs et en frais généraux. La configuration d’une nouvelle imprimante prend désormais moins de 15 minutes, alors qu’il fallait auparavant 45 minutes minimum pour créer une file d’impression, puis télécharger et tester les pilotes. Pour une entreprise qui compte plus de 300 imprimantes, cela prend rapidement beaucoup de temps. Les tickets d’assistance pour l’installation d’imprimantes sont tombés aux oubliettes. « Nous ne recevons plus de tickets d’assistance pour la configuration des imprimantes. L’impression fonctionne, tout simplement », relate Nick Turvey.
L’équipe informatique peut consacrer plus de temps à consacrer aux questions importantes pour l’entreprise, comme la gestion de plus de 300 applications et le dépannage rapide des problèmes réseau afin de minimiser l’impact sur les activités. « Il faut parfois du temps pour résoudre un problème d’impression, mais ce type d’assistance ne présente aucune valeur ajoutée, car l’impression reste un processus assez élémentaire », précise Nick Turvey. « La diminution du nombre de tickets liés à l’impression permet à mon équipe d’apporter davantage une assistance plus utile. »
Pour Nick Turvey et le reste de l’équipe Graham, la vie serait plus difficile sans Vasion Print. « Vasion Print est probablement l’une des meilleures solutions avec lesquelles j’ai travaillé au cours de mes 30 années passées dans le secteur informatique. Mes clients l’apprécient et comptent dessus, car cela leur permet de se concentrer sur l’essentiel, sans perte de temps. »