Comment les équipes informatiques du secteur de la fabrication peuvent-elles économiser de l'argent ?

Les entreprises manufacturières fonctionnent 24h/24 et 7j/7. Une seule défaillance de la production peut entraîner des heures voire des jours d'arrêt. Bien que le chiffre d'affaires de l'industrie manufacturière aux États-Unis ait atteint environ 7 000 milliards de dollars en 2023, les entreprises continuent de faire face à des pénuries et mettent en œuvre des licenciements.

Pour maintenir des marges bénéficiaires élevées et assurer la continuité de la production, les entreprises manufacturières doivent être astucieuses dans la façon dont elles réduisent les coûts. Investir dans un logiciel de gestion des flux sortants est un moyen d'économiser de l'argent et de se préparer pour l'avenir.

Un logiciel de gestion des flux sortants est similaire à un logiciel de gestion des impressions, bien que le premier inclut également des fonctionnalités de modernisation des applications, de formatage et d'intégration avec des outils de gestion des flux de travail.

Voici quelques-unes des façons dont le logiciel de gestion des flus sortants peut aider les entreprises manufacturières à réduire les coûts et à renforcer leurs finances.

Pour rester compétitives, les entreprises manufacturières doivent maximiser leur efficacité interne. La suppression des silos organisationnels et l'amélioration de l'agilité sont des facteurs clés qui distinguent les entreprises manufacturières performantes de celles qui ne le sont pas. En effet, le regain d'intérêt pour l'agilité métier figurait en tête des tendances de l'industrie manufacturière en 2024.

Les organisations manufacturières utilisent de nombreux systèmes différents pour générer, stocker et envoyer la documentation de la chaîne d'approvisionnement et du contrôle de la qualité pour les lignes de production et les tâches. Ces systèmes peuvent ne pas être en mesure de communiquer et de s'intégrer les uns avec les autres de manière native. Bien que chaque système offre des services importants, ils ne fonctionnent pas toujours ensemble, et les membres des équipes associées non plus.

Les équipes informatiques du secteur de la fabrication peuvent utiliser une solution de gestion des flux sortants pour aider à combler ce fossé. Pour éliminer les flux de travail cloisonnés et unir différents systèmes, votre équipe informatique peut mettre en œuvre une solution de gestion des flux sortants qui réduit les coûts liés aux tâches répétitives et inutiles, améliore la visibilité sur les documents, favorise la collaboration, maintient la cohérence des documents, et rationalise les flux de travail et les approbations.

Les équipes informatiques du secteur de la fabrication peuvent aider leurs entreprises à économiser de l'argent en utilisant des systèmes de gestion des flux sortants pour contrôler les volumes d'impression. La mise en place de quotas d'impression est un moyen de le faire.

Bien évidemment, cela peut permettre d'économiser de l'argent sur les supports d'impression et de prolonger la durée de vie des équipements d'impression. Cependant, la mise en place de quotas d'impression dégage d'autres avantages en termes de coûts. Les quotas encouragent les employés à partager des documents virtuellement, ce qui favorise la collaboration, rationalise les flux de documents, renforce la sécurité des informations sensibles et améliore l'efficacité globale.

En contrôlant les volumes d'impression, les équipes informatiques obtiennent également une visibilité complète sur l'activité d'impression et la distribution des documents. Ce processus garantit que les documents sont livrés au bon endroit, au bon moment et dans le bon format. Les équipes informatiques peuvent également aider à prévenir les erreurs et les impressions en double, ce qui permet également d'économiser sur les coûts des impressions car il n'est pas nécessaire de réimprimer.

Les temps d'arrêt sont l'une des erreurs les plus coûteuses que les entreprises manufacturières puissent commettre. Les coûts s'accumulent bien au-delà du simple manque à gagner. Selon un rapport de Siemens de 2022, les temps d'arrêt non planifiés coûtent désormais 11 % de leur chiffre d'affaires annuel aux entreprises du classement Fortune Global 500. Ces temps d'arrêt représentent près de 1 500 milliards de dollars de pertes.

Imaginez qu'une entreprise manufacturière imprime incorrectement une série de documents (comme des étiquettes d'expédition). Il s'agit d'une petite erreur ; peut-être qu'un seul chiffre est incorrect ou un code-barres est erroné. L'erreur paralyse une grande partie de l'entrepôt pendant que les employés se dépêchent de déterminer quelles étiquettes sont correctes et lesquelles sont incorrectes. Tous les autres processus s'arrêtent, et l'expédition est interrompue. Si certains produits mal étiquetés ont déjà été expédiés, un rappel peut être nécessaire. Ce temps d'arrêt devient nettement plus coûteux que le coût des produits mal expédiés seuls.

Les logiciels de gestion des flux sortants peuvent éviter ces temps d'arrêt coûteux. Les équipes informatiques du secteur de la fabrication peuvent maintenir la chaîne d'approvisionnement en mouvement en contrôlant le flux des processus métier automatisés dans les environnements ERP. Grâce aux fonctionnalités de gestion des impressions et des documents des logiciels de gestion des flux sortants, les équipes informatiques peuvent minimiser les erreurs coûteuses telles que les erreurs d'impression de codes-barres ou des documents ERP erronés, et respecter les normes de conformité en matière de sécurité des données.

La cybersécurité devrait être une priorité pour les équipes informatiques des entreprises manufacturières. Selon un rapport d'IBM, la fabrication a de nouveau été le secteur le plus attaqué en 2023, pour la troisième année consécutive, représentant 25,7% des incidents de cybersécurité. Tout type d'atteinte à la cybersécurité peut entraîner des vols d'informations, des pertes de données, des dommages à la réputation et à la marque, ainsi que des perturbations sévères des systèmes, ce qui coûte de l'argent à votre entreprise.

Pour protéger votre entreprise et réduire les coûts, l'utilisation d'un logiciel de gestion des flux sortants est l'une des premières mesures que votre équipe informatique peut prendre. Les fonctionnalités d'impression sécurisée protègent les informations sensibles en mettant en place des contrôles d'accès et un chiffrement.

Garantir la sécurité et la conformité des documents, en particulier des informations sensibles ou confidentielles, est une préoccupation majeure pour les entreprises du secteur de la fabrication. Se conformer à des réglementations telles que le RGPD ou HIPAA peut être difficile sans les contrôles appropriés. De plus, de nombreuses organisations rencontrent des difficultés avec l'archivage efficace des documents, ce qui rend difficile l'accès aux documents historiques lorsque cela est nécessaire.

Pour économiser de l'argent, les entreprises manufacturières peuvent investir dans la gestion des flux sortants. Le logiciel de gestion des flux sortants permet de maintenir la conformité de votre documentation, ce qui peut éviter les lourdes amendes infligées par les organismes de réglementation. Être au fait des problèmes de conformité permet également d'assurer la pérennisation de votre entreprise en évitant la nécessité d'apporter ultérieurement des changements plus importants et plus coûteux aux processus.

La solution d'Output Management (gestion des flux sortants) de Vasion est prête à aider les équipes informatiques des entreprises du secteur de la fabrication dans leurs stratégies de réduction des coûts. En centralisant le contrôle, Output Management relie les processus des applications héritées pour gérer tous les aspects de la distribution, de l'impression et de la transmission des documents, afin de réduire les erreurs coûteuses et d'augmenter l'efficacité. Grâce à l'unification des processus d'impression et documentaires, les entreprises manufacturières peuvent bénéficier d'une meilleure sécurité des données tout en évitant les temps d'arrêt.

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