Pourquoi continuez-vous de gérer l'impression pour les invités ?

Nous connaissons tous ce scénario par cœur : un invité, un prestataire ou un télétravailleur entre dans le bureau avec un ordinateur portable à la main, désireux d'imprimer un document « vite fait ». Sans solution d'impression dédiée aux invités, ils sont confrontés à un dilemme frustrant : dépendre d'un autre employé pour imprimer, ou demander à l'équipe informatique l'accès au réseau et se lancer dans l'installation fastidieuse d'un logiciel. Personne n'apprécie ce genre de situation, qui se solde généralement par de la frustration ou une perte de temps.

Et si l'impression pour les invités pouvait se faire simplement en quelques clics ? Aucun logiciel à installer, aucun pilote à télécharger, et plus d'appels paniqués au service informatique lorsque les choses tournent mal.

Continuez de lire pour découvrir comment Vasion rend l'expérience d'impression pour les invités aussi simple que de télécharger un fichier et de cliquer sur imprimer.

Vasion Web Print est une solution web simple et conviviale conçue pour simplifier l'impression pour les invités et les utilisateurs non gérés, mais elle est vraiment destinée aux équipes informatiques. Avec Web Print, les utilisateurs peuvent imprimer directement depuis n'importe quel navigateur web, éliminant ainsi le besoin de logiciels supplémentaires ou d'interventions du service informatique. En permettant aux invités de prendre l'impression en main, les équipes informatiques peuvent se concentrer sur des tâches plus critiques, voire même se permettre de faire une pause.

Fonctionnement

La mise en œuvre de l'impression Web est un processus simple et convivial. Une fois la fonctionnalité activée, votre organisation recevra une URL unique pour accéder au portail d'impression Web. Les organisations peuvent communiquer ce lien aux invités via des codes QR, des panneaux près de l'imprimante, ou directement par les membres du personnel.

Voici à quel point c'est simple :

1. Les invités accèdent au lien du portail web de votre entreprise sur leur appareil (par exemple www.votreentreprise.printercloud.com/webprint).

2. Ils saisissent leur adresse e-mail et téléchargent leur document.
   

3. Une prévisualisation apparaît, permettant aux invités d'ajuster la mise en forme ou les paramètres (tels que configurés par le service informatique) et de sélectionner une imprimante dans un menu déroulant.

4. Finalement, ils peuvent choisir d'imprimer immédiatement ou de recevoir un e-mail avec des instructions pour déclencher l'impression directement sur l'imprimante. Les administrateurs informatiques peuvent configurer toutes les tâches d'impression soit en impression sécurisée soit en impression immédiate.

Web Print utilise la technologie Off-Network Cloud Printing (impression cloud hors réseau) de Vasion, en maintenant la tâche d'impression dans le cloud jusqu'à ce que l'invité la déclenche. Les invités peuvent déclencher leurs tâches d'impression via la Control Panel Application (le module embarqué sur l'imprimante ou CPA) en saisissant un code envoyé à leur adresse e-mail. Ce processus sécurisé élimine le besoin de télécharger des logiciels ou d'accès au réseau. Il suffit d'avoir le lien du portail Web et la possibilité de recevoir un e-mail.

Dans le cadre d'Advanced Security Add-on (option sécurité avancée), Web Print complète d'autres fonctionnalités de sécurité de pointe pour veiller à ce que les données sensibles soient protégées à chaque étape du processus d'impression, le tout dans un environnement Zero Trust.

Les principaux avantages incluent :

Impression en libre-service pour les invités : les invités n'ont besoin que de leur appareil, d'une adresse e-mail et d'un lien vers votre portail Web. À partir de ce dernier, ils peuvent facilement télécharger leurs fichiers, et imprimer des documents directement depuis n'importe quel navigateur web, sans faire appel au service d'assistance.

Impression sécurisée : pour protéger les informations sensibles, les invités peuvent déclencher les tâches d'impression en toute sécurité directement sur l'imprimante en utilisant un code unique envoyé par e-mail. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder à leurs documents.

Contrôle complet des paramètres d'impression : les administrateurs informatiques peuvent maintenir un contrôle total sur les paramètres d'impression pour les invités afin de veiller à ce qu'ils soient conformes aux politiques et aux ressources de leur entreprise. Configurez des options pour inclure la couleur, la taille du papier et les limites d'impression quotidiennes.

100 % compatibilité avec tous les appareils : avec son approche basée sur un navigateur Web, Web Print fonctionne de manière transparente sur tous les systèmes d'exploitation et tous les appareils. Les clients peuvent imprimer à partir de n'importe quel appareil sans avoir à installer de logiciels supplémentaires.

Infrastructure évolutive : basé sur la solution SaaS de Vasion conçue pour le cloud, Web Print peut facilement s'adapter et prendre en charge plusieurs sites sans nécessiter de matériel supplémentaire ou l'implication du service informatique.

Rapport sur les invités : grâce aux outils de reporting de Vasion, les équipes informatiques peuvent surveiller les activités d'impression de leurs invités pour une meilleure responsabilité et gestion des ressources.

Vasion s'engage à mettre en œuvre les normes de sécurité les plus élevées pour réduire la charge de travail du service informatique tout en offrant la possibilité aux utilisateurs de gérer les impressions en toute autonomie.