Témoignage client Caregiver Inc.

Caregiver Inc. fournit des soins et des services de longue durée aux adultes présentant des déficiences intellectuelles et des troubles du développement. L’entreprise propose des plans de traitement personnalisés à des milliers de clients et les aident à gérer leurs tâches quotidiennes. Caregiver compte 70 sites aux États-Unis dans les états du Texas, de la Géorgie, du Tennessee, de l’Indiana et de l’Ohio, et y propose des services (sociaux, récréatifs, communautaires) en établissement ou hors établissement, ainsi que des services de santé comportementale.

Les principales difficultés de Caregiver étaient liées à l’efficacité, à la fiabilité et aux processus manuels.

Dossiers papier

Le traitement de la documentation papier s’avérait fastidieux, chronophage et source d’erreurs. Toute erreur sur papier nécessitait de recommencer intégralement le processus de capture des données. Qui plus est, lorsqu’un fichier stocké contenait une erreur (nom ou date, par exemple), il était pratiquement impossible pour un employé de le retrouver en temps utile, voire de remettre tout simplement la main dessus.

Stockage

Caregiver gère un important arriéré de dossiers, dont le coût élevé draine les ressources. À des fins d’audit, l’entreprise doit conserver ces documents pendant une période pouvant aller jusqu’à 10 ans et les rendre facilement accessibles. Il arrivait souvent que les employés stockent les documents papier et électroniques de manière inappropriée, dans des systèmes disparates, ce qui rendait certains documents inaccessibles ou demandait des heures de recherche.

Processus manuels

Caregiver ne disposait pas de flux de travail efficaces à des fins de traitement documentaire, notamment à l’heure de recueillir des signatures sur des formulaires urgents. L’entreprise s’appuyait uniquement sur la saisie manuelle des données, les signatures physiques et le stockage manuel dans le cadre de ces processus courants, d’où une grande lenteur d’exécution. 

Pour résoudre ses problèmes d’efficacité, Caregiver a mis en œuvre la plateforme de transformation numérique intuitive de Vasion. Conçue pour le cloud, elle aide les organisations à capturer intelligemment les données contenues dans des documents physiques, à créer des formulaires électroniques personnalisés, à automatiser les flux de travail numériques et à tirer parti des signatures électroniques grâce à des fonctionnalités de sécurité et de contrôle robustes. Lors de la mise en œuvre, l’entreprise s’est d’abord concentrée sur la numérisation des formulaires papier, la création de flux de travail et la collecte de signatures numériques en vue d’accélérer le traitement des formulaires de consentement.

Son instance PrinterLogic repose sur une solution SaaS qui est également intégrée à plus de 60 technologies AWS, telles que Textract, Comprehend, Lambda et S3. Le partenariat entre Vasion et AWS a permis de rationaliser la consolidation des impressions et d’automatiser les processus de flux de travail de Caregiver. Son équipe administrative peut désormais dégager du temps pour se consacrer à des initiatives plus importantes dans son environnement informatique.

En mettant en œuvre Vasion Automate et PrinterLogic, Caregiver a amélioré son efficacité opérationnelle, réduit ses coûts et gagné en fiabilité.

L’entreprise a pu numériser près de 60 formulaires et les héberger dans une seule base de données, ce qui a permis d’éliminer le coût du stockage hors site des documents papier et de réduire les délais de traitement pour la clientèle. Elle peut désormais accéder rapidement aux formulaires à l’aide d’identifiants uniques tels que le nom du client, sa date de naissance, la ville ou l’établissement, ce qui rend superflue la recherche des dossiers physiques. Les employés peuvent également modifier les formulaires numériques à la volée, en seulement quelques secondes au lieu de plusieurs heures auparavant. Enfin, grâce à la mise en place de flux de travail numériques, les processus d’approbation ne prennent plus que deux heures, contre généralement au moins une semaine par le passé.

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