La Solution à Deux Problèmes Courants de Gestion d'Impression en Entreprise

Savez-vous combien l'impression coûte à votre entreprise ? C'est une question complexe qui va bien au-delà du prix des serveurs d'impression, des imprimantes, du toner et du papier. Les tickets liés à l'impression peuvent représenter plus de 50 % des tickets informatiques, et certaines équipes informatiques ont peu de temps pour traiter d'autres problèmes. Une mauvaise gestion de l'impression peut également vous coûter en termes de sécurité, tant en matière de cybersécurité que de sécurité physique, avec des documents contenant des informations sensibles laissés sur l'imprimante.

Bien que ce soient des problèmes sérieux, ils ne sont pas insurmontables. Avec les bonnes ressources, les organisations d'entreprise de tous les secteurs peuvent réduire le temps et l'argent qu'elles consacrent à la gestion d'impression tout en fournissant des garanties appropriées pour assurer une impression sécurisée.

Dans les grandes organisations, une journée moyenne en informatique implique beaucoup de temps passé sur la gestion de l'impression. Cela inclut des tâches telles que le support des imprimantes, la résolution de problèmes d'imprimantes pour les utilisateurs finaux, la gestion des pilotes, etc.

La plupart des administrateurs informatiques consacrent beaucoup trop de temps à gérer les détails de l'environnement d'impression. Le support de base des imprimantes et les problèmes liés à l'impression représentent un nombre disproportionné d'appels au service d'assistance. Cela place le département informatique en mode réactif. Ils sont trop occupés à résoudre les problèmes plutôt qu'à trouver des moyens de rendre la gestion de l'impression plus efficace.

C'est l'impact financier réel de cette érosion constante des ressources informatiques. Ce n'est pas seulement le coût des appels au service d'assistance. C'est la perte de productivité due à la gestion des urgences. C'est l'incapacité à effectuer des optimisations fondamentales et à long terme de l'environnement d'impression.

Ce problème peut être divisé en deux catégories. La première concerne les vulnérabilités de cybersécurité, telles que PrintNightmare, qui exploitait une vulnérabilité des fileurs. Étant donné que les serveurs d'impression dépendent des fileurs pour fonctionner correctement, toute entreprise utilisant des serveurs d'impression était à risque. Même si PrintNightmare remonte à 2021, il a exposé comment les serveurs d'impression représentaient un point faible en matière de cybersécurité.

Le deuxième problème majeur, en particulier dans les industries réglementées, est le manque d'impression sécurisée. Lorsque les employés impriment, il y a un écart entre le moment où ils appuient sur "imprimer" et celui où ils récupèrent l'impression. Selon l'organisation, cela peut causer une violation HIPAA, divulguer des informations propriétaires ou compromettre des informations personnellement identifiables (IPI). Pour lutter contre cela, certaines entreprises achètent une imprimante pour chaque employé qui imprime des informations sensibles. Bien que cela puisse être conforme, ce n'est pas idéal.

Simplifier l'environnement d'impression avec une infrastructure d'impression sans serveur comme Vasion Print conduit à moins de pièces mobiles. Éliminez les serveurs d'impression et éliminez tout ce qui les accompagne : matériel, logiciels, maintenance, tracas, risques de sécurité et coûts. En même temps, le support des imprimantes devient plus facile. L'impression sans serveur crée la plateforme pour une gestion centralisée, ce qui vous permet de superviser et de contrôler l'ensemble de l'environnement d'impression à partir d'une console d'administration unique. Le logiciel de gestion de l'impression de Vasion propose également un portail d'installation en libre-service. Cela permet aux utilisateurs finaux d'identifier et d'installer en toute sécurité des imprimantes, ainsi que tous les pilotes associés, par eux-mêmes.

Le logiciel de gestion d'impression avancé propose également des fonctionnalités de sécurité. Voici quelques exemples de ces fonctionnalités :

• Impression à libération sécurisée : Les travaux d'impression sont retardés jusqu'à ce que l'utilisateur arrive à l'imprimante et scanne son badge, entre un code PIN ou utilise l'application mobile pour libérer le travail d'impression.

• Impression hors réseau : Cela permet aux employés d'imprimer sans leur donner accès au réseau.

• Libération déléguée : Un utilisateur peut déléguer la récupération du travail d'impression à un autre employé pour récupérer le document.
  

Les entreprises de tous les secteurs voient des avantages quantifiables à éliminer leurs serveurs d'impression.

Transport et logistique

Les entreprises de transport et de logistique s'appuient sur la précision pour suivre les pièces mobiles et assurer la continuité des chaînes d'approvisionnement. Un élément clé de cela est l'impression. Une grande entreprise de logistique possède plus de 50 bâtiments et 1 500 imprimantes. L'installation d'une nouvelle imprimante sur l'un des 1 400 PC de l'entreprise prenait plus de cinq minutes. L'acquisition du système de gestion d'impression de Vasion a permis à l'entreprise d'éliminer les serveurs d'impression et a fourni aux employés une interface simple qui leur permet de installer leurs propres imprimantes. "Il a été facile pour nous de le configurer et facile pour nos employés de l'apprendre", a déclaré le responsable des services de bureau de l'entreprise. "Cela a rendu les choses tellement plus faciles pour nos employés non techniques d'installer leurs propres imprimantes."

Ensuite, il y a l'impression critique. Chaque minute de retard en matière d'impression d'étiquettes d'expédition, de listes de colisage, de notes de consignation ou de certificats coûte à l'entreprise. Sans mentionner l'importance de la documentation transfrontalière, une exigence GDPR dans l'Union Européenne. Plutôt que d'obtenir une solution distincte pour gérer l'impression critique, Vasion Output offre aux entreprises de transport et de logistique une source de vérité unique pour toutes les impressions. Les connecteurs aux systèmes ERP, tels que SAP, récupèrent les données de manière à ce que toutes les informations liées aux impressions soient accessibles à partir d'une seule interface.

Santé

Les entreprises de santé comptent également fortement sur l'impression et ont des exigences réglementaires strictes pour protéger les informations des patients, rendant ainsi l'impression sécurisée d'autant plus critique. L'impression à libération sécurisée empêche les documents de rester sur l'imprimante, et la libération déléguée maintient la sécurité même si la personne qui effectue l'impression ne peut pas être celle qui récupère l'impression.

"L'impression à libération sécurisée nous facilitera la conformité avec les réglementations PHI et HIPAA," déclare Saber Healthcare Sr. Systems Engineer Adam Dishong. "En disposant de fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations des patients, nous pourrons réduire la taille de notre parc et demander aux utilisateurs finaux de se déplacer dans le coin pour récupérer leur travail d'impression." Les employés peuvent facilement ajouter des imprimantes en quelques clics au lieu d'appeler le service d'assistance, ce qui aide les employés qui se déplacent fréquemment entre les bâtiments. L'entreprise estime qu'en mettant en œuvre le logiciel de gestion d'impression de Vasion, elle a réduit de 75 % les tickets liés à l'impression. Au total, Saber Healthcare économise 150 000 $ par an après être passé à Vasion Print.

Gouvernement

Les organisations gouvernementales n'ont jamais été sous autant de pression pour fonctionner efficacement avec moins de ressources. Par conséquent, les directeurs informatiques de ces organisations pourraient sentir qu'ils doivent choisir entre maintenir les effectifs et investir dans de nouvelles solutions. Heureusement, avec l'impression en libre-service, l'impression sécurisée et le coût éliminé des serveurs d'impression, les organisations gouvernementales peuvent facilement utiliser un logiciel de gestion de l'impression qui leur permet d'en faire plus avec moins.

La ville de Nashua dans le New Hampshire utilisait déjà un logiciel de gestion de l'impression lorsqu'elle a réalisé qu'elle avait besoin d'une solution plus robuste. Elle était encore confrontée à des problèmes de serveurs d'impression et recevait plus de 50 tickets d'assistance liés à l'impression par mois. Après avoir mis en œuvre Vasion Print, elle a constaté une réduction de 20 % des tickets d'assistance globaux. Désormais, elle peut consacrer son temps à des projets plus importants. "Vasion Print rend tout plus fluide," a déclaré le Responsable des opérations techniques Nate Llyod. "Ça fonctionne tout simplement."

Les résultats peuvent être les mêmes pour votre entreprise. Les organisations de tous les secteurs peuvent voir les avantages de l'élimination des serveurs d'impression. Passer moins de temps sur le support des imprimantes libérera des ressources pour rationaliser l'environnement d'impression. Et la rationalisation de l'environnement d'impression sera plus rapide et moins coûteuse, grâce aux fonctionnalités puissantes et faciles à utiliser de Vasion. Pour voir ces fonctionnalités en action, planifiez une démonstration aujourd'hui.