5 Gründe für eine SaaS-Lösung für die Druckverwaltung

Der Markt für Software-as-a-Service (SaaS) ist in den letzten Jahren explodiert. Die Mehrheit der Unternehmen nutzt SaaS in beliebigen Formen ihren Geschäftsprozessen. Und dieses Wachstum wird voraussichtlich weitergehen: Es wird geschätzt, dass der SaaS-Markt jedes Jahr um 7,33 % wachsen wird und bis 2028 fast 375 Milliarden Dollar wert sein wird.

Es gibt viele Gründe, warum der SaaS-Markt boomt; nicht zuletzt, weil diese Dienste die Effizienz steigern und Kosten senken. Vorteile wie diese können Sie leicht durch die Verlagerung Ihrer Betriebsabläufe in die Cloud in Ihre Druckverwaltungsstrategie integrieren.

Im Folgenden werden wir auf die fünf wichtigsten Gründe eingehen, warum Sie auf SaaS-Druckmanagement setzen sollten und wie der Wechsel Ihrem Unternehmen zugute kommen wird.

Cyberangriffe haben in den letzten Jahren drastisch zugenommen – Cybersecurity-Vorfälle finden alle paar Sekunden statt. Laut dem Security Magazine erwarten 79 % der Organisationen, dass irgendwann ein Cyberangriff (wie z. B. Ransomware-Angriffe) stattfinden wird. 61 % der großen Organisationen haben 2023 angeblich mindestens einen druckbezogenen Datenverstoß erlebt – aufgrund unsicherer Druckpraktiken.

Druckinfrastrukturen auf einer Cloud-Plattform begegnen diesen Bedenken, indem sie erstklassige Sicherheit durch automatisierte Patches und Updates sowie robuste Sicherheitsfunktionen gewährleisten. Einige dieser Funktionen umfassen fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle, anpassbare Benutzerrollen und Authentifizierung sowie sichere Druckoptionen wie Pull-Printing.

Einer der größten Vorteile des SaaS-Druckmanagements ist die Möglichkeit, bedarfsgerecht zu skalieren. Eröffnen Sie ein neues Büro? Richten Sie Ihre Druckinfrastruktur in Minuten ein. Umziehen, Drucker hinzufügen oder ändern? Geben Sie den Anwendern sofortigen Zugriff, ohne sich um Helpdesk-Tickets kümmern zu müssen. Mit mehr Geschäftsflexibilität können Sie sich leicht an sich ändernde Anforderungen anpassen – sei es ein plötzlicher Anstieg des Druckbedarfs oder die Notwendigkeit, Betrieb und Infrastruktur zu verkleinern.

Der Umstieg auf SaaS-Druck reduziert Ihre Abhängigkeit von herkömmlicher Druckerhardware, was dazu beitragen kann, die Belastung Ihrer Geschäftsressourcen zu verringern. Zum Beispiel benötigt SaaS-Druck weniger Hardware und hilft Ihrer Organisation, Geld zu sparen.

Vergessen Sie auch nicht die geräteunabhängige Natur von SaaS-Lösungen. Im Gegensatz zu veralteter Hardware ermöglichen es SaaS-Plattformen, die Geräte und Betriebssysteme optimal zu nutzen, die Sie derzeit in Ihrer Umgebung verwenden. Sie müssen keine neuen Drucker oder Computer kaufen.

Zusätzlich beseitigen SaaS-Drucklösungen die Notwendigkeit für umfangreiche und teure interne Infrastruktur. Eine schlankere Infrastruktur verkleinert auch den ökologischen Fußabdruck im Zusammenhang mit der Herstellung, Wartung und Entsorgung von Hardware-Komponenten.

Herkömmliche Druckverfahren belasten die Umwelt stark. Laut aktuellen Studien werden jedes Jahr über 375 Millionen leere Tinten- und Tonerkartuschen weggeworfen und brauchen über 1.000 Jahre, um sich zu zersetzen. SaaS-Druck ermöglicht es den Nutzern, den Druckverbrauch zu optimieren und den Papierabfall zu reduzieren, indem Funktionen wie beidseitiges Drucken, sichere Freigabe und Druckkontingentverwaltung genutzt werden.

Die Senkung der Geschäftskosten hat für die meisten Unternehmen hohe Priorität. Allerdings können unerwartete Hardwareausfälle, Upgrades oder Ausfallzeiten bis zu 5.600 US-Dollar pro Minute kosten. SaaS-Lösungen hingegen werden zu einem festen Preis angeboten – sei es in Paketen, Bündeln oder pro Drucker/Druckerwarteschlange. Wenn Sie genau wissen, wie viele Drucker sich in Ihrem Bestand befinden, automatische Sicherheitsupdates erhalten und keine unerwarteten Ausfälle mehr befürchten müssen, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Ihre bevorzugte Plattform kostet.

Viele herkömmliche Druckverwaltungslösungen decken nur die Anforderungen an das Drucken ab. Wenn Sie Scan-Funktionen wünschen, müssen Sie wahrscheinlich zusätzlich bezahlen oder eine völlig neue Lösung implementieren. Viele SaaS-Drucklösungen verfügen über eine integrierte Scan-Funktionalität, mit der Sie Ihre digitalen Scans überall nachverfolgen, verwalten und speichern können, wo nötig. Scan-Lösungen standardisieren das Scan-Erlebnis für Anwender und stellen sicher, dass Dokumente im E-Mail-Posteingang oder im Cloud-Speicherort ankommen.

Letztendlich ist das SaaS-Druckmanagement eine strategische Geschäftsentscheidung, die Ihrer Organisation erheblich mehr als Effizienz bringt. SaaS-Druckdienste steigern Ihre Sicherheit, verbessern die Agilität, senken die Kosten und mehr.

Da sich die Geschäftswelt weiterentwickelt und sich auch Ihre Bedürfnisse ändern, ist es entscheidend, überall dort schnellere, intelligentere und flexiblere Lösungen zu implementieren, wo es möglich ist. SaaS-Druckmanagement ist hierbei ein guter Ausgangspunkt.