Das Bauunternehmen Graham ist in Arbeitnehmerhand und hat mehr als 3.500 Beschäftigte. Seit seiner Gründung vor 99 Jahren übernimmt es allgemeine Bautätigkeiten, Konzeptionsarbeiten, Bauleitungsdienste und öffentlich-private Aufträge (ÖPP) in den Bereichen Gebäude, Industrie und Infrastruktur in ganz Nordamerika.
DIE HERAUSFORDERUNG
Verwaltung des Druckens für mehr als 3.500 Mitarbeiter
Als großes Bauunternehmen mit über 300 aktiven Projekten in Nordamerika nutzt Graham mehr als 300 Drucker, und zwar nicht nur in den 23 Niederlassungen, sondern auch vor Ort auf der Baustelle. An den Baustellendruckern drucken Architekten, Ingenieure und Vorarbeiter Zeichnungen und Spezifikationen aus, um sie direkt an Ort und Stelle einzusetzen. Nick Turvey leitet bei Graham den Bereich IT-Dienste und hat 19 Mitarbeiter unter sich, die dafür verantwortlich sind, den insgesamt 3.500 Beschäftigten des Unternehmens die nötigen Dienste bereitzustellen. Das betrifft alles, vom Service-Desk über die Netzwerkbetreuung bis zur PC-Beschaffung.
Das Drucken war zwar nur ein kleiner, aber ein häufig frustrierender Teil des Aufgabengebiets des IT-Teams. Die Verwaltung von Druckservern und Treibern war zeitaufwendig und ineffizient, von der Fehlerbehebung bei allen Druckern des Unternehmens ganz zu schweigen. Turveys Schätzung zufolge war das IT-Team pro Monat mindestens fünf Stunden mit Druckern beschäftigt. Jede Woche kamen am Service-Desk zehn bis zwanzig druckbezogene Tickets zusammen. Druckerprobleme sind meist recht einfach zu lösen. Allerdings sind die Beschäftigten bei Graham nur selten am Schreibtisch zu finden, und so werden selbst kleine Probleme zu einer größeren Herausforderung.
So beschreibt es Turvey: „Unsere Kunden sitzen nicht im Bauwagen herum, den Drucker immer fest im Blick. Wir mussten sie daher immer erst kontaktieren, uns mit ihnen abstimmen und schließlich zu ihnen fahren, um das Druckproblem zu beheben. Das kostete sehr viel Zeit.“
Im Baugewerbe können Druckerprobleme zu Projektverzögerungen führen. „Warten auf etwas, das dringend benötigt wird, kann die Fertigstellung des Projekts hinausziehen. Ja, Spezifikationen kann man sich auch am Bildschirm ansehen, aber dieser ist häufig an einen Desktop-Computer angeschlossen – ihn auf die Baustelle mitnehmen und Notizen schreiben ist also unmöglich“, so Turvey.
Die Standorte unterscheiden sich in ihren Anforderungen an das Drucken, weshalb Graham unterschiedliche Drucker betreibt. Das daraus resultierende Treibermanagement verkompliziert den Umgang mit Druckerservern noch mehr. Falsch konfigurierte Treiber können Druckaufträge ruinieren, was enorme Papierverschwendung und frustrierte Anwender zur Folge hat. Auch langsame Internetverbindungen können Druckaufträge hinauszögern. „Bei Konnektivitätsproblemen endete der Druckauftrag in einer Fehlermeldung und der Kunde musst von vorn beginnen. Es war wirklich nicht einfach“, erinnert sich Turvey.
DIE LÖSUNG
Eine zentrale Übersicht über Druckvorgänge
Die cloudnative, serverlose SaaS-Drucklösung Vasion Print verschafft Graham einen zentralen Überblick über alles Nötige. Dank des zentral verwalteten IP-Direktdrucks braucht das Unternehmen nur eine Internetverbindung zum Drucken. Verzögerungen bei der Ausführung von Druckaufträgen gehören damit der Vergangenheit an.
Für die verschiedenen Druckermodelle nutzte das Unternehmen Vasion Print-Vorlagen zur Einrichtung von Standardformaten. Anwender müssen sich seitdem nicht mehr mit falsch konfigurierten Druckaufträgen herumschlagen, die Papier und Zeit verschwenden. „Mit Vasion Print konnten wir die Standardeinstellung sehr schnell und bequem vornehmen – zugunsten unserer Anwender“, berichtet Turvey.
Als Leiter der IT nutzt Nick Turvey Microsoft Intune, um ein Standard-Image geräteübergreifend bereitzustellen und Vasion Print-Erweiterungen in jeden Build einzupflegen. „Anwender brauchen nur 30 Minuten, um einen neuen Computer einzurichten. Danach haben sie alles, was sie brauchen, auch Vasion Print. Sie richten das E-Mail-Konto ein, wählen die Drucker aus, fertig. Wir müssen nicht erst lange überlegen, welche Drucker für sie geeignet sein könnten. Diese Information und die entsprechende Aktionsschaltfläche sind gleich da. Ich finde das unheimlich nützlich, und ganz sicher ist es das auch für unsere Mitarbeiter“, sagt Turvey.
Selbstbedienung als Konzept
Dank des Self-Service-Installationsportals von Vasion Print können Graham-Mitarbeiter ihre Drucker mit nur wenigen Mausklicks einrichten. Der IT-Support wird dadurch von Anfragen für Druckerinstallationen verschont. Anhand der IP-Adresse des jeweiligen Nutzers erkennt das Portal dessen Standort und zeigt ihm einen Grundriss mit den verfügbaren Druckern an.
„Auf diese Weise können die Nutzer selber aktiv werden. Sie müssen kein Supportticket anlegen und auf den Rückruf von der IT warten. Von Anfang an können sie mit dieser Lösung produktiv sein“, so Turvey. Er selbst richtet sich beim Besuch anderer Niederlassungen seine Druckumgebung damit ein. „Es ist sehr bequem, bei der Ankunft an einem neuen Standort die Vasion Print-Anwendung über die Taskleiste aufzurufen und sofort loszuarbeiten“, ergänzt er.
Im vergangenen Jahr migrierte Graham von der lokalen Vasion Print-Lösung zur cloudnativen Version. Dabei sah Turvey mit eigenen Augen, wie sehr sich die Anwender auf Vasion Print verlassen. „Wenn die Möglichkeit des Druckens auch nur sehr kurze Zeit nicht gegeben war, wurden die Nutzer unzufrieden“, berichtet er. „In den Supporttickets fragten sie ‚Wo ist mein Vasion Print? Was ist damit geschehen?‘ Sie hatten keine Ahnung, wie sie ohne einen Drucker einrichten sollten.“
Integrationen mit AWS
Grahams Vasion Print-Instanz basiert auf einer SaaS-Lösung, die Integrationen mit mehr als 60 AWS-Technologien umfasst, zum Beispiel VPC, EC2 und S3. Die enge Partnerschaft zwischen Vasion und AWS nutzte Graham Construction, um seine Druckprozesse zu konsolidieren, straffer zu verwalten und von Compliance-Risiken freizuhalten. Im Ergebnis kann sich das Administrationsteam auf andere Herausforderungen der IT-Umgebung konzentrieren.
DAS ERGEBNIS
Dem IT-Personal steht mehr Zeit für „wertschöpfende“ Aufgaben zur Verfügung. Dank Vasion Print konnte Graham Druckserver abschaffen und dadurch mindestens 60 Arbeitsstunden des IT-Teams pro Jahr einsparen. Das sind mindestens fast 4.000 Euro jährlich an Server- und Gemeinkosten. Ein neuer Drucker ist mittlerweile in nicht einmal 15 Minuten eingerichtet. Früher hingegen hätte es eine dreiviertel Stunde oder länger gedauert, eine Warteschlange einzurichten und die Treiber herunterzuladen und zu testen. In einem Unternehmen mit mehr als 300 Druckern kommt da ein stattliches Sümmchen zustande. Helpdesk-Tickets zum Thema Druckereinrichtung kommen nicht mehr vor. „Niemand fragt mehr nach Hilfe beim Einrichten seines Druckers. So einfach ist es geworden“, berichtet Turvey.
Das IT-Team hat nun mehr Zeit für Aufgaben, die für das Unternehmen grundlegend wichtig sind, zum Beispiel die Verwaltung der mehr als 300 Anwendungen oder das Beheben von Netzwerkausfällen, um den Geschäftsbetrieb möglichst unbeeinträchtigt zu lassen. „Probleme beim Drucken zu beheben, kann lange dauern, aber deshalb ist es meiner Ansicht nach noch keine wertschöpfende Aufgabe, denn Drucken ist eigentlich recht einfach“, meint Turvey. „Weniger druckbezogene Supporttickets bedeuten für mein Team, dass es sich mit tatsächlich wertschöpfenden Supportaufgaben beschäftigen kann.“
Für Nick Turvey und Graham als Ganzes wäre der Geschäftsbetrieb ohne Vasion Print eine größere Herausforderung. „In meinen 30 Jahren in der IT gehört Vasion Print zu den besten Lösungen, die mir untergekommen sind. Meine Kunden verlassen sich darauf und schätzen sie sehr, denn sie erlaubt es ihnen, ihre Arbeit zu erledigen, und zwar schnell und einfach.“