Weniger Papierverschwendung am Arbeitsplatz

Geld wächst vielleicht nicht auf Bäumen, aber Bäume, die zu Papier verarbeitet werden, kosten viel Geld. Während das Recycling von Papier ein Schritt in die richtige Richtung ist, ist es für das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens viel besser, wenn erst gar kein Papier für das Drucken genutzt wird. Tatsächlich geben Unternehmen in den USA über 120 Milliarden Dollar für gedruckte Formulare aus. Die meisten Dokumente sind innerhalb von drei Monaten veraltet. Anstatt Papierabfälle durch Recycling nur zu verwalten, ist es an der Zeit, Bäume zu retten – und viel Geld zu sparen –, indem man den Papierverbrauch mit Software für das papierlose Büro reduziert.

Die Reduzierung von Papierabfällen ist eine Anstrengung, an der jeder in einer Organisation beteiligt ist. Hier sind einige Strategien, die alle anwenden können, um zu verhindern, dass am Arbeitsplatz Papier verschwendet wird.

• Verwenden Sie Software zur Druckerüberwachung. Verschiedene Softwareprodukte für das papierlose Büro überwachen, wer, wie viel und wann druckt. Diese Kennzahlen können dem Unternehmen strategische Entscheidungen darüber erleichtern, wo Drucken erforderlich ist und wo die Organisation einsparen kann.

• Schaffen Sie eine Unternehmenskultur der elektronischen Kommunikation. Gedruckte Formulare sind immer weniger praktisch, insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice und in globalen Teams. Investieren Sie in Funktionen wie E-Signaturen, Chat-Plattformen, digitale Inhaltsprüfungen und Cloud-Speicher wie OneDrive oder SharePoint.

• Digitalisieren Sie bestehende Inhalte. Die Digitalisierung von Dokumenten ist eine großartige Möglichkeit, um zusätzliche Kopien zu verhindern und weniger auf Papier zu drucken. Sie können Bilder, Faxe, Fotos und Formulare scannen. Bonus: Elektronische Inhalte sind einfacher zu finden und weiterzugeben.

• Erfassen Sie Notizen elektronisch. Das elektronische Notieren und die Verwendung von Lösungen wie OneNote oder Evernote sind eine hervorragende Möglichkeit, Papierabfall zu reduzieren und Ihre Notizen für zukünftige Projekte besser durchsuchbar zu machen.

• Investieren Sie in ein Dokumentenverwaltungssystem. Dokumentenmanagement-Software funktioniert sowohl bei elektronischen Dokumenten als auch bei Scans von vorhandenen Dokumenten. Dadurch werden zusätzliche Kopien unnötig und die Zusammenarbeit bei Dokumenten wird einfacher.

Unternehmen, die in papierlose Bürosoftware investieren, profitieren davon unternehmensweit. Die Reduzierung von Papierabfällen ist ein Erfolg für die Umwelt – und 92 % der Verbraucher vertrauen umweltbewussten Marken. Neben dem Aufbau von Vertrauen wird Ihr Unternehmen noch andere greifbare Erfolge sehen.

Zum Beispiel führt die Verwendung von weniger Papier zu sofortigen Kosteneinsparungen – Papier, Drucker, Toner, Porto und Lagerkosten können sich summieren. Die durchschnittlichen Druckgewohnheiten der Mitarbeiter kosten ein Unternehmen 725 $ pro Jahr pro Mitarbeiter. Die Reduzierung des Papierverbrauchs spart auch Platz. Durch Digitalisierung können Unternehmen Platz freimachen, weil weniger Aktenschränke und Lagerraum benötigt wird.

Erhöhte Sicherheit ist ein weiterer großer Vorteil, wenn man das Drucken auf Papier einschränkt. Digitale Dokumente können verschlüsselt und mit Passwörtern geschützt werden. Der Zugriff auf Dokumente kann nur autorisiertem Personal gestattet werden. Dies bietet ein Sicherheitsniveau, das für Papierunterlagen schwer zu erreichen ist.

Digitale Dokumentation ist sicherer vor Hackerangriffen, aber auch sicherer vor physischer Gefahr. Mit ordnungsgemäßen Backups wird das Risiko des Verlusts von Dokumenten aufgrund von Bränden, Überschwemmungen oder anderen Katastrophen minimiert.

Auch dies sind Vorteile, die sich aus der Abkehr von Papier ergeben:

• Einfachere Zusammenarbeit und einfacherer Zugriff: Digitale Dokumente sind einfacher weiterzugeben und offener für die Zusammenarbeit, insbesondere mit Tools, die Echtzeitbearbeitung und Kommentare ermöglichen. Dies unterstützt hybride Arbeitsmodelle und stellt sicher, dass wichtige Informationen immer griffbereit sind.

• Besserer Kundenservice: Ein einfacher Zugriff auf digitale Aufzeichnungen kann zu schnelleren Reaktionszeiten bei Kundenanfragen oder -problemen führen.

• Einfachere Einhaltung und Prüfung: Softwarelösungen für das papierlose Büro verfügen oft über Funktionen, die eine einfache Nachverfolgung von Dokumentenänderungen, Zugriffsaktivitäten und Versionen ermöglichen.

• Skalierbarkeit: Digitale Lösungen können besser mit Ihrem Unternehmen mitskalieren. Dann beherbergen sie größere Datenmengen, ohne mehr Platz oder manuellen Aufwand zu erfordern.

Haben Sie Fragen zur Reduzierung von Papierabfällen am Arbeitsplatz oder zur Investition in Software für das papierlose Büro? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Welche sind die wichtigsten Funktionen, auf die man bei Software für das papierlose Büro achten sollte?

Bei der Auswahl von Software für das papierlose Büro sollten Sie auf Automatisierungsfunktionen achten. Diese Funktionen umfassen oft Benennung, Sortierung und Stapelverarbeitung. Verlangen Sie auch nach optischer Zeichenerkennung (OCR) für die Dateneingabe und das Bearbeiten von Dokumenten.

Welche rechtlichen und Compliance-Überlegungen gibt es beim Einsatz von Software für das papierlose Büro?

Sicherheit ist immer ein wichtiges Thema bei rechtlichen Angelegenheiten. Stellen Sie sicher, dass die Software für das papierlose Büro über Authentifizierungsfunktionen für einen besseren Datenschutz verfügt. Sie sollte auch einheitliche Berichte für Compliance-Prüfungen bereitstellen und Ihnen helfen, alle Vorfälle zu verfolgen, die Sie melden müssen.

Gibt es die Software für das papierlose Büro auch als App?

Viele Software-Produkte für das papierlose Büro haben Apps. Apps helfen Ihnen, von unterwegs aus auf Informationen zuzugreifen, Dokumente schnell zu unterzeichnen und schneller zu kommunizieren, als Sie es per Ausdruck könnten.