Gästedruck manuell verwalten? Muss das wirklich noch sein?

Wir alle kennen die Szene: Ein Gast, externer Dienstleister oder Remote-Mitarbeiter kommt mit dem Laptop ins Büro und möchte „schnell mal eben“ ein Dokument ausdrucken. Ohne eine spezielle Lösung für den Gastdruck stehen sie vor einem frustrierenden Dilemma: Entweder sie bitten einen anderen Mitarbeiter, das Dokument auszudrucken oder wenden sich an die IT-Abteilung, um Zugang zum Netzwerk zu bekommen und umständlich Software zu installieren. Das sorgt bei allen Beteiligten meist für Frust und kostet wertvolle Zeit.

Aber was wäre, wenn es nur einige Klicks bräuchte, um Gäste drucken zu lassen? Keine Software zu installieren, keine Treiber herunterzuladen und keine verzweifelten Anrufe bei der IT, wenn etwas nicht funktioniert.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Vasion das Drucken für Gäste so reibungslos gestaltet wie das Hochladen einer Datei und das Klicken auf „Drucken“.

Problemloses Gastdrucken - für alle Beteiligten

Vasion Web Print ist eine einfache, benutzerfreundliche webbasierte Lösung, die entwickelt wurde, um das Drucken für Gäste und nicht verwaltete Benutzer zu vereinfachen – und die IT-Abteilung deutlich entlastet. Mit Web Print können Benutzer direkt aus jedem Webbrowser drucken, ohne zusätzliche Software oder IT-Unterstützung. Gäste können so selbständig drucken, während sich das IT-Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann – oder sich vielleicht sogar eine Pause gönnt.

So funktioniert es

Die Implementierung von Web Print ist einfach und intuitiv. Nach der Aktivierung erhält Ihre Organisation einen einzigartigen Link, um auf das Web Print-Portal zuzugreifen. Dieser Link kann Gästen z. B. per QR-Code, durch einen Hinweis am Drucker oder direkt durch Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

So einfach ist es:

1. Der Gast öffnet auf seinem Gerät den Webportal-Link Ihres Unternehmens (z. B. www.IhrUnternehmen.printercloud.com/webprint)

2. Er gibt seine E-Mail-Adresse ein und lädt das Dokument hoch.
   

3. Eine Druckvorschau wird angezeigt, die es dem Gast ermöglicht, das Format oder die Einstellungen anzupassen (wie von der IT konfiguriert) und einen Drucker aus einem Dropdown-Menü auszuwählen.

4. Anschließend kann er wählen, ob er sofort drucken oder eine E-Mail mit Freigabeanweisungen erhalten möchte. IT-Administratoren können festlegen, ob alle Druckaufträge zur sicheren Freigabe zurückgehalten oder sofort gedruckt werden sollen.

Web Print nutzt Vasions Off-Network Cloud Printing-Technologie, um den Druckauftrag in der Cloud zu halten, bis der Gast ihn freigibt. Die Freigabe erfolgt über das Control Panel durch Eingabe eines Codes, der per E-Mail versendet wird – sicher, schnell und ganz ohne Netzwerkzugang oder Softwareinstallation.

Sicherheit für die gesamte Druckumgebung

Als Teil des Advanced Security Bundle (ASB) ergänzt Web Print andere hochmoderne Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass sensible Daten bei jedem Schritt des Druckvorgangs innerhalb einer Zero-Trust-Umgebung geschützt sind.

Dies sind die wichtigsten Vorteile:

Gäste drucken mit Self-Service: Gäste benötigen lediglich ein Gerät, eine E-Mail-Adresse und einen Link zum Webportal. Dateien hochladen, drucken und fertig – ganz ohne Belastung des IT-Teams.

Secure Release Printing: Druckaufträge können zurückgehalten und erst nach Eingabe eines individuellen Codes (per E-Mail) am Drucker freigegeben werden. So gelangen sensible Dokumente nur in die richtigen Hände.

Volle Kontrolle für die IT: IT-Administratoren behalten die vollständige Kontrolle über die Druckeinstellungen für Gäste, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmensrichtlinien und Ressourcen übereinstimmen. Zur Verfügung stehen Optionen, um Farbe, Papiergröße und tägliche Druckkontingente einzuschließen.

100 % BYOD-fähig: Mit seinem browserbasierten Ansatz funktioniert Web Print nahtlos auf allen Betriebssystemen und Geräten. Gäste können von jedem Gerät aus drucken - ohne Softwareinstallation.

Skalierbare Infrastruktur: Basierend auf Vasions cloudbasierter SaaS-Lösung kann Web Print mühelos skaliert werden und unterstützt mehrere Standorte, ohne zusätzliche Hardware oder IT-Aufwand.

Berichte zu Gastbenutzern: Über das Reporting-Tool von Vasion erhalten IT-Teams Einblick in das Gastdruckverhalten – für bessere Nachvollziehbarkeit und effizientes Ressourcenmanagement.

Vasion verpflichtet sich höchsten Sicherheitsstandards und schafft gleichzeitig ein eigenverantwortliches sowie benutzerfreundliches Druckerlebnis, das die IT-Abteilung entlastet.