FALLSTUDIE
BayWa r.e. Modernisiert Printmanagement und eliminiert lokale Druckserver
Herausforderung
- Ablösung der On-Premise Druckserver-Infrastruktur
- Einführung von Secure Release Printing für erhöhte Sicherheit und Compliance
- Harmonisierung einer weltweiten heterogenen Druckerlandschaft
- Integration in bestehende Identity-Systeme (Entra ID) und Modern Workplace Strategie
- Reduzierung von Supportaufwand und IT-Komplexität
Ergebnis
Mit PrinterLogic wurde eine zentrale, cloudbasierte Plattform für rund 175 Drucker weltweit etabliert
Erfolgreiche Migration von bisher ca. 170 Druckern in die Cloud ohne Beeinträchtigung des Betriebs
Deutliche Kosteneinsparung und Entlastung der IT durch Wegfall von Druckservern sowie vereinfachte Administration
Reduktion der Helpdesk-Tickets um rund 70 %
Sichere und flexible Druckprozesse durch Secure Release und verschiedene Authentifizierungsverfahren
Kunde: BayWa r.e.Bay
Wa r.e. ist ein international tätiger Projektentwickler für Wind-, Solar- und Batteriespeicherprojekte (BESS). Zu den Aktivitäten des Unternehmens zählen die Planung, Entwicklung und Errichtung dieser Projekte sowie deren Betrieb und Wartung und der Energiehandel. BayWa r.e. ist zudem ein weltweit führender Anbieter auf dem Markt für Solarfertigprodukte. Insgesamt hat BayWa r.e. mehr als 6 GW an erneuerbaren Energien erfolgreich ans Netz gebracht.
Im Zuge eines umfassenden Modern Workplace Programms entschied sich das Unternehmen, seine bestehende Druckinfrastruktur grundlegend zu modernisieren.
Historisch gewachsene On-Premise Druckserver und unterschiedliche Pull-Print-Lösungen führten zu einem hohen Administrationsaufwand, steigenden Kosten und einer komplexen Benutzererfahrung. Das Ziel bestand darin, eine zentrale, cloudbasierte Lösung zu etablieren, die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und globale Skalierbarkeit vereint.
Nach einer Evaluierungsphase fiel die Entscheidung auf Vasion Print, insbesondere aufgrund der serverlosen Architektur und der integrierten Secure Release Funktionen.
HERAUSFORDERUNG #1
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Globale, heterogene Infrastruktur und On-Premise Druckserver
Die Druckumgebung bei der BayWa r.e. ist über mehrere Kontinente verteilt und umfasst rund 175 Drucker unterschiedlicher Hersteller, darunter Konica Minolta, Brother und Xerox. Regionale Anforderungen und gewachsene Systemlandschaften erschwerten eine einheitliche Verwaltung erheblich.
Zudem waren bislang fünf lokale Printserver im Einsatz, bei denen bereits kleinere Störungen zu Unterbrechungen des Druckbetriebs führten.
Lösung
Da BayWa r.e. in den USA bereits positive Erfahrungen mit Vasion Print gesammelt hatte, sollte die cloudbasierte Printmanagementlösung weltweit zum Einsatz kommen. Die erweiterten Anforderungen im Bereich sicheres Drucken machten jedoch zunächst eine zusätzliche Proof-of-Concept-Phase erforderlich. In diesem Rahmen wurden zentrale Funktionen wie Secure Release Printing, die Integration mit Microsoft Entra ID sowie die notwendigen Edge Services umfassend getestet.
Nach erfolgreicher Validierung wurde die globale Migration gestartet. Insgesamt konnten bereits rund 170 Drucker in die cloudbasierte Plattform überführt werden.
Besonders hervorzuheben ist, dass seit der Migration keine Eingriffe wie Server-Logins oder Neustarts erforderlich waren – ein klarer Vorteil gegenüber der bisherigen Infrastruktur.
HERAUSFORDERUNG #2
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Secure Release und Sicherheit
Ein zentrales Ziel war die Einführung eines sicheren Druckverfahrens, um sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Gleichzeitig mussten verschiedene Authentifizierungsmethoden für unterschiedliche Standorte unterstützt werden.
Mit Vasion Print wurde Secure Release Printing erfolgreich implementiert. Je nach Standort kommen unterschiedliche Freigabemechanismen zum Einsatz:
Lösung
- PIN-basierte Authentifizierung (Benutzername + PIN)
- Badge-basierte Freigabe über RFID-Karten
- Kombination aus sicheren und direkten Druckverfahren je nach Anforderung
Die Integration mit Entra ID ermöglicht eine nahtlose Authentifizierung und Einbindung in die bestehende IT-Sicherheitsarchitektur. Gleichzeitig verbleiben sensible Druckdaten innerhalb des Unternehmensnetzwerks.
HERAUSFORDERUNG #3
3
Technische Komplexität und Geräteintegration
Im Rahmen der Einführung von Secure Release Printing musste die Control Panel Application (CPA) auf den vorhandenen Drucksystemen implementiert werden. Aufgrund der vielfältigen Druckermodelle und unterschiedlichen Firmware-Stände in der bestehenden Umgebung war hierfür ein differenziertes Vorgehen erforderlich.
Insbesondere bei bestimmten Geräten mit älteren Firmware-Versionen – zeigte sich, dass zusätzliche Abstimmungen und Anpassungen notwendig waren, um die CPA optimal bereitzustellen. In diesen Fällen analysierte das IT-Team die Systemprotokolle, identifizierte die jeweiligen Besonderheiten und passte die Konfiguration entsprechend an.
Lösung
Das IT-Team analysierte die Ursachen systematisch mithilfe von Logdaten und arbeitete eng mit dem Vasion Support zusammen. Durch die iterative Fehlerbehebung und den Aufbau von Best Practices konnten für bestimmte Druckermodelle stabile und wiederverwendbare Konfigurationen entwickelt werden.
Sobald diese etabliert waren, ließ sich die CPA-Installation bei bekannten Gerätetypen deutlich vereinfachen und weitgehend standardisieren – häufig durch eine einfache Aktivierung im Portal.
Der Support von Vasion wurde dabei als besonders reaktionsschnell und lösungsorientiert wahrgenommen. Auch bei komplexeren Fragestellungen, etwa im Zusammenhang mit Treiberkonflikten, erhielt das Team zeitnah qualifizierte Unterstützung – ein klarer Vorteil im Vergleich zu anderen Anbietern.
HERAUSFORDERUNG #4
4
Supportaufwand und Benutzerfreundlichkeit
Die bisherige Drucklösung verursachte einen hohen Supportaufwand, insbesondere durch Probleme bei VPN-Nutzung und verlorene Benutzerkonfigurationen.
Lösung
Mit der Einführung von Vasion Print konnten die zuvor häufig auftretenden Probleme nachhaltig beseitigt werden.
Dies spiegelte sich direkt im Supportaufwand wider: Die Anzahl der Helpdesk-Tickets konnte um rund 70 % reduziert werden. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von einer deutlich vereinfachten Benutzererfahrung – Drucker werden automatisch bereitgestellt und können standortunabhängig genutzt werden.
Dies führte zu einer deutlichen Entlastung des IT-Teams und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Fazit und Einsparpotenzial
Die Einführung von Vasion Print ermöglichte BayWa r.e. eine umfassende Modernisierung der globalen Druckinfrastruktur. Durch die vollständige Eliminierung lokaler Druckserver konnten sowohl Hardwarekosten als auch administrativer Aufwand signifikant reduziert werden.
Die zentrale Cloudplattform bietet volle Transparenz über alle Standorte weltweit und unterstützt eine skalierbare, zukunftssichere IT-Strategie. Gleichzeitig wurde die Sicherheit durch Secure Release Printing deutlich erhöht und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Mit Blick auf die Zukunft plant BayWa r.e., weitere Lösungen aus dem Vasion Portfolio – insbesondere im Bereich Automatisierung – zu evaluieren und einzusetzen.
„Durch die Einführung von Vasion Print konnten wir unsere globale Druckinfrastruktur erheblich vereinfachen und gleichzeitig den Supportaufwand drastisch reduzieren. Besonders überzeugt hat uns die Kombination aus serverloser Architektur, intuitiver, zentraler Administration und sicheren Druckprozessen“, so Sunny Sahdev, Head of Enterprise Workplace and Platform Services, BayWa r.e. München.