BayWa r.e. ist ein internationaler Entwickler von Wind-, Solar- und Batteriespeicherprojekten, mit mehr als 6 GW an erneuerbarer Energie, die online gegangen sind. Ein Unternehmen in dieser Größenordnung zu betreiben, erfordert globale Infrastruktur, und die Druckumgebung des Unternehmens war zu einem der schwächeren Glieder geworden.
Die Probleme ließen sich nur schwer ignorieren
Die Druckumgebung von BayWa r.e. war groß und inkonsistent. Ungefähr 175 Drucker von Konica Minolta, Brother und Xerox waren über mehrere Kontinente verteilt. Fünf lokale Druckserver bildeten die Grundlage von allem, und ein einziger Ausfall eines dieser Server konnte das Drucken im gesamten Unternehmen unterbrechen. Jeder Ausfall bedeutete stundenlange Fehlersuche, und die administrativen Kosten stiegen stetig.
Die Sicherheit erhöhte den Handlungsdruck. BayWa r.e. musste sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen, was die Einführung von Secure Release-Drucken bedeutete, die über Standorte mit unterschiedlichen Authentifizierungsanforderungen hinweg funktionieren konnten und nahtlos mit Microsoft Entra ID integrierbar waren.
Die Lösung war überfällig
BayWa r.e. hatte in den USA bereits Erfolge mit PrinterLogic gesehen, also beschloss das Unternehmen, das serverlose, cloud-native Modell global einzuführen. Da Secure Release neue Anforderungen mit sich brachte, führte das Team zunächst eine Proof-of-Concept-Phase durch, um sicheres Release-Drucken und die Integration von Entra ID zu validieren, bevor sie sich zu einer vollständigen Einführung entschieden.
Nachdem die Validierung abgeschlossen war, verlief die Migration schnell. Ungefähr 170 von 175 Druckern des Unternehmens wurden nun auf die cloud-native Plattform umgestellt, ohne Unterbrechung des täglichen Betriebs und ohne manuelle Eingriffe seitdem – keine Serveranmeldungen, keine Neustarts.
Secure Release-Drucken ist jetzt in Betrieb, wobei die Freigabemethode auf jeden Standort zugeschnitten ist: PIN-basierte Authentifizierung, RFID-Badgefahrlosgabe oder eine Mischung aus beiden. Die Entra ID-Integration verknüpft die Authentifizierung mit der bestehenden Sicherheitsarchitektur von BayWa r.e., und sensible Druckdaten bleiben stets innerhalb des Unternehmensnetzwerks.
Die Einführung von Secure Release bedeutete auch die Bereitstellung der Control Panel-Anwendung für eine breite Palette von Druckermodellen und Firmware-Versionen. Wo ältere Firmware zu Problemen führte, arbeitete das IT-Team mit Vasion Support durch Systemprotokolle, um standardisierte Konfigurationen zu etablieren; die Bereitstellung erfordert jetzt oft nur eine einfache Aktivierung im Portal.
Die Ergebnisse sprechen für sich
Die Auswirkungen waren überall sichtbar, wo die alte Infrastruktur Probleme verursachte.
Helpdesk-Tickets sind um etwa 70% zurückgegangen. VPN-Probleme und verlorene Druckkonfigurationen, einst ständige Quellen für Support-Tickets, wurden effektiv eliminiert.
Ungefähr 170 Drucker wurden weltweit migriert, ohne Unterbrechung. Der Rollout erstreckte sich über drei Kontinente und mehrere Hersteller, ohne einen Ausfall.
Fünf Druckserver wurden vollständig eliminiert. Keine Serveranmeldungen mehr, keine Neustarts oder einzelne Fehlerstellen, die das Drucken unternehmensweit bedrohen.
Secure Release ist in jeder Region live, mit Authentifizierung, die auf lokale Anforderungen abgestimmt ist: PIN, Badge oder eine Mischung aus sicherem und direktem Drucken.
Mitarbeiter erhalten nun automatisch bereitgestellte Drucker, die von jedem Standort aus nutzbar sind. Für die IT bedeutet das weniger Zeit für Tickets und mehr Vertrauen in die zugrunde liegende Infrastruktur.
Wie Sunny Sahdev, Leiter der Enterprise Workplace und Platform Services bei BayWa r.e., es ausdrückt: "Mit PrinterLogic konnten wir unsere globale Druckinfrastruktur erheblich vereinfachen und den Supportaufwand drastisch reduzieren. Besonders beeindruckt waren wir von der Kombination aus serverloser Architektur, intuitiver zentraler Verwaltung und sicheren Druckprozessen."
Das Muster ist hier vertraut
Zerklüftete Altserver, inkonsistente regionale Setups und steigende Helpdesk-Tickets sind Probleme, auf die IT-Teams in globalen Organisationen immer wieder stoßen. Die meisten arbeiten sich um diese Probleme herum, anstatt die verursachende Infrastruktur zu ersetzen.
BayWa r.e. ging den anderen Weg: ein validiertes Proof-of-Concept, ein weltweiter Rollout und jahrelange angesammelte Druckserver-Risiken wurden gelöst, ohne das Geschäft zu stören.
Für IT-Teams, die immer noch Druckserver in mehreren Regionen verwalten, lohnt es sich zu fragen, ob diese Infrastruktur das Unternehmen unterstützt oder nur knapp zusammenhält.
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