Die Lösung für zwei häufige Probleme im Enterprise-Druckmanagement

Wissen Sie, wie viel das Drucken Ihrem Unternehmen kostet? Das ist eine vielschichtige Frage, die weit über den Preis von Druckservern, Druckern, Toner und Papier hinausgeht. Druckbezogene Tickets können über 50 % der IT-Tickets ausmachen, und einige IT-Teams haben nur wenig Zeit, sich um andere Probleme zu kümmern. Ungenügendes Druckmanagement kann Ihnen auch in Bezug auf Sicherheit kosten, sowohl in Bezug auf Cybersicherheit als auch physische Sicherheit, wenn Papiere mit sensiblen Informationen am Drucker zurückgelassen werden.

Obwohl dies ernsthafte Probleme sind, sind sie nicht unüberwindbar. Mit den richtigen Ressourcen können Unternehmen jeder Branche die Zeit und das Geld senken, das sie für das Druckmanagement aufwenden, während sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen zur Sicherstellung des sicheren Druckens bereitstellen.

In großen Organisationen verbringt ein durchschnittlicher Tag in der IT viel Zeit mit Druckmanagement. Dazu gehören Dinge wie Druckersupport, Fehlerbehebung bei Druckerproblemen für Endnutzer, Verwaltung von Treibern und so weiter.

Die meisten IT-Administratoren verbringen viel zu viel Zeit mit den Details der Druckumgebung. Grundlegender Druckersupport und druckbezogene Probleme machen eine unverhältnismäßig hohe Anzahl von Helpdesk-Anrufen aus. Das versetzt die IT-Abteilung in den Reaktionsmodus. Sie sind zu beschäftigt, sich auf die Behebung von Problemen zu konzentrieren, anstatt Wege zu finden, das Druckmanagement effizienter zu gestalten.

Das ist der wahre finanzielle Effekt dieses ständigen Abflusses von IT-Ressourcen. Es ist nicht nur die Kosten der Helpdesk-Anrufe. Es ist der Produktivitätsverlust durch ständiges Löschen von Bränden. Es ist die Unfähigkeit, grundlegende, langfristige Optimierungen der Druckumgebung vorzunehmen.

Dieses Problem kann in zwei Kategorien aufgeteilt werden. Die erste sind Cybersecurity-Schwachstellen, wie PrintNightmare, das eine Schwachstelle in Spoolern ausnutzte. Da Druckserver auf Spooler angewiesen sind, um korrekt zu funktionieren, war jedes Unternehmen, das Druckserver nutzt, gefährdet. Obwohl PrintNightmare 2021 war, zeigte es, wie Druckserver einen Schwachpunkt in der Cybersicherheit darstellen.

Das zweite große Problem, insbesondere in regulierten Branchen, ist ein Mangel an sicherem Druck. Wenn Mitarbeiter drucken, gibt es eine Lücke zwischen dem tatsächlichen Drücken von „Drucken“ und dem Abholen des Ausdrucks. Je nach Organisation kann dies eine HIPAA-Verletzung verursachen, geschützte Informationen preisgeben oder personenbezogene Daten (PII) kompromittieren. Um dem entgegenzuwirken, kaufen einige Unternehmen einen Drucker für jeden Mitarbeiter, der sensible Informationen druckt. Auch wenn dies konform sein mag, ist es alles andere als ideal.

Die Vereinfachung der Druckumgebung mit einer serverlosen Druckinfrastruktur wie Vasion Print führt zu weniger beweglichen Teilen. Entfernen Sie Druckserver und alles, was damit verbunden ist: Hardware, Software, Wartung, Aufwand, Sicherheitsrisiken und Kosten. Gleichzeitig wird der Druckersupport einfacher. Serverloses Drucken schafft die Plattform für eine zentrale Verwaltung, die es Ihnen ermöglicht, die gesamte Druckumgebung von einer Admin-Konsole aus zu überwachen und zu kontrollieren. Die Druckmanagement-Software von Vasion bietet auch ein Self-Service-Installationsportal. Dies befähigt Endbenutzer, Drucker – plus alle zugehörigen Treiber – einfach zu identifizieren und sicher selbst zu installieren.

Erweiterte Druckmanagement-Software bietet auch Sicherheitsfunktionen. Einige Beispiele hierfür sind:

• Sicherheitsausgabedruck: Druckaufträge werden verzögert, bis der Benutzer am Drucker eintrifft und seinen Ausweis scannt, eine PIN eingibt oder die Mobil-App verwendet, um den Druckauftrag freizugeben.

• Außer-Netzwerk-Drucken: Dies ermöglicht es Mitarbeitern, zu drucken, ohne ihnen Zugriff auf das Netzwerk zu gewähren.

• Delegierte Freigabe: Ein Benutzer kann das Abrufen des Druckauftrags an einen anderen Mitarbeiter delegieren, um das Dokument abzuholen.
  

Unternehmen in jeder Branche sehen quantifizierbare Vorteile durch die Eliminierung ihrer Druckserver.

Transport und Logistik

Sowohl Transportunternehmen als auch Logistikunternehmen sind auf Präzision angewiesen, um bewegliche Teile zu verfolgen und sicherzustellen, dass Lieferketten ununterbrochen bleiben. Ein wesentlicher Bestandteil davon ist das Drucken. Ein großes Logistikunternehmen verfügt über mehr als 50 Gebäude und 1.500 Drucker. Die Installation eines neuen Druckers auf einem der 1.400 PCs des Unternehmens dauerte früher mehr als fünf Minuten. Durch das Vasion-Druckmanagementsystem konnte das Unternehmen Druckserver eliminieren und den Mitarbeitern eine einfache Schnittstelle bieten, die es ihnen erlaubt, ihre eigenen Drucker zu installieren. „Es war einfach für uns einzurichten und einfach für unsere Mitarbeiter zu lernen“, sagte der Desktop-Services-Manager des Unternehmens. „Es machte es für unsere nicht-technischen Mitarbeiter viel einfacher, ihre eigenen Drucker zu installieren.“

Dann gibt es den kritischen Druck. Jede Minute Verzögerung beim Drucken von Versandetiketten, Packlisten, Frachtbriefen oder Zertifikaten kostet das Unternehmen. Ganz zu schweigen von der Bedeutung grenzüberschreitender Dokumentationen, einer DSGVO-Anforderung in der Europäischen Union. Anstatt eine separate Lösung für die Verwaltung des kritischen Drucks zu bekommen, bietet Vasion Output Transport- und Logistikunternehmen eine einzige Wahrheitsquelle für alle Drucke. Anschlüsse an ERP-Systeme wie SAP ziehen Daten ab, sodass alle druckbezogenen Informationen von einer Schnittstelle aus zugänglich sind.

Gesundheitswesen

Auch Gesundheitsunternehmen sind stark auf das Drucken angewiesen und haben strenge regulatorische Anforderungen, um Patientendaten zu schützen, was den sicheren Druck umso wichtiger macht. Sicherer Ausgabedruck verhindert, dass Papiere auf dem Drucker liegen bleiben, und delegierte Freigabe erhält die Sicherheit, auch wenn die Person, die den Druckvorgang durchführt, nicht diejenige sein kann, die den Ausdruck abholt.

„Secure Release Printing wird es uns erleichtern, die PHI- und HIPAA-Vorschriften einzuhalten“, sagt Saber Healthcare Sr. Systems Engineer Adam Dishong. „Da wir über Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Patientendaten verfügen, können wir die Größe unseres Bestands reduzieren und Endbenutzer bitten, um die Ecke zu gehen, um ihren Druckauftrag abzuholen.“ Mitarbeiter können Drucker einfach mit nur wenigen Klicks hinzufügen, anstatt den Helpdesk anzurufen, was Mitarbeitern hilft, die häufig zwischen Gebäuden wechseln. Das Unternehmen schätzt, dass durch die Implementierung der Druckmanagement-Software von Vasion die druckbezogenen Helpdesk-Tickets um 75 % reduziert wurden. Insgesamt spart Saber Healthcare nach dem Wechsel zu Vasion Print 150.000 US-Dollar pro Jahr.

Regierung

Regierungsorganisationen sind mehr denn je unter Druck, effizient mit weniger Ressourcen zu arbeiten. Infolgedessen fühlen sich IT-Direktoren in diesen Organisationen möglicherweise gezwungen, zwischen der Aufrechterhaltung der Mitarbeiterzahl und der Investition in neue Lösungen zu wählen. Glücklicherweise können Regierungsorganisationen mit Self-Service-Drucken, sicherem Drucken und den eliminierten Kosten von Druckservern problemlos Druckmanagement-Software verwenden, die es ihnen ermöglicht, mehr mit weniger zu erreichen.

DieStadt Nashua in New Hampshire nutzte bereits Druckmanagement-Software, als sie erkannten, dass sie eine robustere Lösung benötigten. Sie wurden immer noch von Druckserverproblemen geplagt und erhielten über 50 druckbezogene Helpdesk-Tickets pro Monat. Nach der Implementierung von Vasion Print haben sie einen Rückgang der Gesamtanzahl der Helpdesk-Tickets um 20 % festgestellt. Jetzt können sie ihre Zeit mit wichtigeren Projekten verbringen. „Vasion Print macht alles nahtloser“, sagte der technische Betriebsleiter Nate Llyod. „Es funktioniert einfach.“

Die Ergebnisse können für Ihr Unternehmen dieselben sein. Organisationen in jeder Branche können von der Eliminierung von Druckservern profitieren. Weniger Zeit für den Druckersupport aufwenden zu müssen, wird Ressourcen freisetzen, um die Druckumgebung zu vereinfachen. Und die Vereinfachung der Druckumgebung wird schneller und kostengünstiger, dank der leistungsstarken, benutzerfreundlichen Funktionen von Vasion. Um diese Funktionen in Aktion zu sehen, vereinbaren Sie noch heute eine Demo.